Enligt kommissionens delegerade förordning 2021/2306 ska ett parti ekologiska produkter som importeras från ett land utanför EU kontrolleras och försändelsen ska beviljas ett kontrollintyg i Traces av ett kontrollorgan eller en kontrollmyndighet i ett tredjeland som erkänts av kommissionen.
Så här ansöker du om behörighet till TracesNT-systemet om du redan hör till kontrollsystemet i Finland:
Kontrollintyg i datasystemet TracesNT, steg för steg:
- Importören, importörens representant eller exportörens kontrollinstans i det tredje landet upprättar ett kontrollintyg för det parti som ska importeras. Importören eller importörens representant ska komma överens med sina leverantörer i det tredje landet om vilken handlingsmodell för att upprätta kontrollintyget som passar dem bäst. Obs. Importören och importörens representant har åtkomsträttighet till sina egna kontrollintyg trots att de upprättas av en kontrollmyndighet i det tredje landet. Systemet skapar för kontrollintyget ett specificerande signum, som används under kontrollintygets hela livscykel.
Gränskontrollmyndigheten i det land som på kontrollintyget antecknats som mottagarland får via TracesNT meddelande om kontrollintyget, som godkänts (signed) av kontrollinstansen i tredje landet.
Datasystemet TracesNT skickar, efter att kontrollinstansen i tredje landet godkänt (signed) kontrollintyget, automatiskt intyget till mottagarlandets gränskontrollmyndighet (Tullen, Livsmedelsverket). Som gränskontrollstation för ekologiska produkter antecknas Finnish Customs, om inte produkten kräver CHED-dokument (se Import av ekologiska riskprodukter (krav på CHED-dokument).
Importören eller importörens företrädare ska göra en förhandsanmälan till Tullen och Livsmedelsverket om den försändelse som ska importeras innan försändelsen anländer till landet. I förhandsanmälan ges information om de produkter som ingår i försändelsen, den uppskattade ankomsttidpunkten samt kontrollintygets signum (se förhandsanmälan om kommande försändelse).
När ett varuparti sätts till förtullning, uppger importören eller importörens företrädare kontrollintygets signum på importanmälan i fältet för tilläggsuppgifter om varupartiet med dokumentkod C644. Tullen skriver i TracesNT in importanmälans nummer på kontrollintyget.
När Tullen har konstaterat att försändelsen uppfyller kraven fyller Tullen i kontrollintygets myndighetsdel och godkänner (signerar) intyget i systemet. Därefter överförs intyget till den första mottagaren för slutlig bekräftelse.
Den första mottagaren kvitterar i TracesNT att den utförda mottagningskontrollen har gjorts. Då har det elektroniska kontrollintyget kommit till slutet av sin livscykel och skickas tillbaka till importören.
Importören ska spara alla kontrollintyg i minst 2 år. Datasystemet TracesNT är inget elektroniskt arkiv, så importören uppmanas att spara kontrollintygen över sina importpartier antingen i PDF-format bland sina egna filer eller som pappersutskrifter, så att man lätt kommer åt dem i samband med årskontroller.
