Ofta ställda frågor

1.Hur loggar jag in i Nekka? 

Logga in i Nekka med en Katso-kod som är en autentiseringstjänst som Skatteförvaltningen tillhandahåller. I vanliga fall finns din organisations Katso-huvudanvändare inom ekonomiförvaltningen. Katso-huvudanvändaren är den enda som kan göra ansökan om att bli kund och den enda som kan bevilja en Katso-underkod till den som sköter ärenden som rör stöd till utdelning i skolan. Den som har en sådan underkod kan använda Nekka, det vill säga göra allt som behövs. Kontrollera att Katso-underkodens roll är kopplad till Livsmedelsverket som Nekka -basanvändare. 

2. Hur kan en skola/ett daghem ansöka om eller få skolmjölksstöd eller skolfruktsstöd? 

Du kan ansöka om stöd för de daghem/skolor som din organisation äger. Gör alltid upp stödansökan för en organisation som har ett FO-nummer. Livsmedelsverket betalar stödet direkt till den organisation som äger skolorna och daghemmen.

Du kan också ge en leverantörssökande fullmakt att sköta ansökan om stöd. Då får du stödet antingen i form av sänkta inköpspriser eller som gottgörelse i efterskott.

3. Vad måste man göra före ansökan om stöd? 

Registrera den organisation som har ett FO-nummer och som äger skolorna och daghemmen som kund inom stöden till utdelning i skolan. Därefter registrerar du skolorna/daghemmen som verksamhetsställen. Kom ihåg att också registrera eventuella central- och tillredningskök.

4.  Vem har rätt till skolmjölksstöd och skolfruktsstöd i skolorna? 

Rätt till skolmjölksstöd har elever som får regelbunden undervisning och som vid terminsstarten är inskrivna vid statliga, kommunala eller privata läroanstalter på grundskolestadiet och andra stadiet. Till exempel skolornas personal har inte rätt till stödet. Förutom personalen omfattar stödet inte heller feriekolonier, vuxenutbildning, flerformsutbildning, fortbildning och kompletterande utbildning, distansundervisning, arbetskraftsutbildning och eftermiddagsklubbar för skolbarn.

Rätt till skolfruktsstöd har enbart elever i grundskolorna.

5. Räknas förskoleeleverna som skolelever eller som dagvårdsbarn?  

Förskoleelever räknas från fall till fall in i antingen skolans eller daghemmets elevantal, beroende på var de får undervisning. De kan registreras separat som en egen grupp i överensstämmelse med om antalet verksamhetsdagar motsvarar skolans eller daghemmets verksamhetsdagar. Lägg märke till att den övre gränsen för verksamhetsdagar är 190 dagar när det gäller förskoleundervisning som registreras som skola. 

6. Vem har rätt till skolmjölksstöd vid daghemmen? 

Rätt till skolmjölksstöd har barn som vid terminsstarten är inskrivna vid statliga, kommunala eller privata daghem och som får regelbunden vård eller undervisning. Daghemspersonalen har alltså inte rätt till skolmjölksstödet. Gruppfamiljedagvård och klubbverksamhet är inte heller berättigade till stödet, med undantag för gruppfamiljedaghem med antingen en ordinarie eller en ambulerande barnträdgårdslärare. 

7. Vilka produkter berättigar till skolmjölksstöd och skolfruktsstöd och hur stort är stödet för dem? 

Uppdaterad information om de stödberättigande produkterna och stödnivåerna hittar du på Livsmedelsverkets webbplats eller genom att kontakta koulujakelu(a)ruokavirasto.fi. 

8. Betalas skolmjölksstöd för lätt- eller helmjölk? 

Från och med 1.8.2017 betalas stöd endast för fettfria produkter.

9. Vem har ansvaret för att fylla i sammelblanketten?

Sammelblanketten är en hjälpblankett som det är frivilligt att fylla i eller upprätthålla. Det viktigaste är att inköpen av produkter vid behov går att verifiera med hjälp av fakturor eller fraktsedlar.

10. Hur ska den andel som använts i matlagningen beaktas? 

Produkter för vilka ansöks om skolmjölksstöd eller skolfruktsstöd får inte användas i matlagningen. 

11. Hur ska skolor/daghem eller den kommun som ansvarar för dem gå till väga om de vill få skolmjölks eller skolfruktsstödet via en leverantör? 

Ta till först reda på om det är möjligt att få skolmjölksstöd via den leverantör som levererar produkterna till din organisation., Alla mejerier/partiaffärer ansöker inte om stöd för sina kunders räkning.

Om den som levererar varorna är en leverantörssökande, ska du befullmäktiga företaget i fråga som leverantörssökande för skolorna/daghemmen. Gör upp fullmakten i e-tjänsten Nekka.

12. Leverantören av produkter som omfattas av skolmjölksstöd har bytts. Vad ska en privat skola/ett privat daghem eller kommunen beakta? 

Ta till först reda på om din organisation kan få skolmjölksstöd eller skolfruktsstöd via den nya leverantören. Alla mejerier/partiaffärer ansöker inte om stöd för sina kunders räkning. Om leverantören av produkterna inte har registrerat sig som leverantörssökande måste du själv ansöka om stödet för din organisations räkning.

Om också den nya leverantören är en leverantörssökande ska du ge en ny fullmakt till den nya leverantörssökanden.

Vid byte av leverantörssökande under pågående kalendermånad kan du få stöd bara för de produkter som den ena leverantören har levererat.

13. Vart ska läsårsanmälan sändas och när? 

Om du har befullmäktigat en leverantörssökande att ansöka om stödet ska du skicka läsårsuppgifterna senast 15.8. Du kan skicka in och uppdatera läsårsuppgifterna i e-tjänsten Nekka. Uppge antalet barn eller elever som är inskrivna vid läsårets början, antalet matgäster som inte berättigar till stöd och antalet skol- eller verksamhetsdagar per månad.

Om du själv ansöker om stödet behöver du inte skicka in läsårsuppgifter, utan du lämnar motsvarande uppgifter direkt i stödansökan.  

14. Hur ska de icke stödberättigade matgästernas andel beaktas vid köp av subventionerade produkter när skolan omfattas av leverantörsansökan? 

Köp de icke stödberättigade matgästernas andel till osubventionerat pris. Leverantören kan använda sig av ett system som automatiskt delar upp den beställda mängden i en subventionerad och en osubventionerad andel. Uppdelningen bygger på det antal icke stödberättigade matgäster och elever som uppgetts i läsårsanmälan. Om leverantören inte använder sig av ett ovan nämnt ordersystem måste du själv se till att stödberättigade produkter köps till osubventionerat pris i en mängd som motsvarar andelen icke stödberättigade matgäster. Vid leverantörsansökan är granskningsintervallet en ansökningsperiod, dvs. en kalendermånad. Ta kontakt med din egen leverantör som kan berätta närmare om vilket system de använder.

Icke stödberättigade matgäster är bland annat anställda vid daghem och skolor. Antalet icke stödberättigade matgäster är det antal som uppgetts vid terminsstarten och samma avdragsprocent för icke stödberättigade matgäster används under hela terminen.

Om till exempel antalet elever är 100 och antalet icke stödberättigande matgäster 20, är matgästerna sammanlagt 120 stycken. De icke stödberättigande matgästernas andel räknas ut: 20/120 = 17 % (avrundning till närmaste heltal enligt normala avrundningsregler).

15. Hurdana ändringar måste anmälas till Livsmedelsverket? 

Du kan göra alla ändringar i e-tjänsten Nekka. Ändringarna syns omedelbart hos Livsmedelsverket och en eventuell leverantörssökande.

Följande ändringar ska anmälas:

  • Namnet ändras men verksamheten förblir densamma.
  • Adressen ändras.
  • Kontaktpersonen och/eller kontaktuppgifterna ändras.
  • Kontonumret ändras.
  • Eleverna eller barnen flyttar in i ett eller flera andra verksamhetsställen vid terminsbytet t.ex. på grund av påbörjad eller avslutad renovering.
  • Två eller flera registrerade verksamhetsställen slås samman vid terminsbytet. Om sammanslagningen sker under pågående termin måste det nya verksamhetsstället registreras på nytt.
  • Verksamheten upphör; då ska det anges vilket datum verksamheten upphör.
  • Ändringar som beror på en kommunsammanslagning och gäller vem som är ägare samt verksamhetsställena.

16. Skolan ska renoveras och en del av eleverna flyttas till flera olika verksamhetsställen. Vad ska verksamhetsställets ägare göra? 

Om splittringen av eleverna sker i samband med bytet av läsår och varar följande läsår, kan du räkna in de förflyttade eleverna i de mottagande skolornas läsårsuppgifter. I praktiken är elevantalet vid den skola som renoveras då mindre än normalt (eller noll) och elevantalet vid de mottagande skolorna större än normalt. Det väsentliga är att eleven räknas in i elevantalet vid endast en skola.

Om splittringen av eleverna sker under pågående läsår ska du temporärt omregistrera både de elever som stannar kvar i den nuvarande skolan och de elever som tillfälligt förflyttas till andra skolor. Ansök om registrering separat både för den grupp som stannar kvar och för var och en förflyttad grupp. Detta är nödvändigt för att läsårsuppgifterna, det vill säga uppgifterna om antalet elever, icke stödberättigade matgäster samt verksamhetsdagar ska kunna lämnas två gånger för samma termin, till exempel för perioden 1.8–30.9 och 1.10 -­31.12. Begär temporär registrering med e-post hos Livsmedelsverket på adressen koulujakelu(a)ruokavirasto.fi.

Eftersom situationerna kan variera mycket bör det lämpligaste tillvägagångssättet säkerställas från fall till fall hos Livsmedelsverket. Målet är att skolor eller elevgrupper inte ska behöva registreras temporärt eller omregistreras utom i nödfall. 

17. Vår kommun har varit med om en kommunsammanslagning. Måste den kommun som ansöker om stödet (kommunsökande) anmäla saken till Livsmedelsverket?  

Om kommunens namn ändras till exempel efter en kommunsammanslagning, ska detta anmälas till Livsmedelsverket så att den sammanslagna kommunens verksamhetsställen kan överföras som moderkommunens verksamhetsställen vid Livsmedelsverket. Om en sammanslagen kommun får ett helt nytt namn, ska du registrera den på nytt. Den sammanslagna kommunen beslutar på vilket sätt dess verksamhetsställen ska söka stöd och går till väga i enlighet med det. 

18. Hur ska man gå till väga vid ett företagsköp? 

Om verksamhetsställena övergår till en ny ägare till följd av företagsköp, avslutar den gamla ägaren sitt kundförhållande genom att meddela om det per e-post till Livsmedelsverket. Du kan själv avsluta verksamhetsställena i Nekka. Även om du avslutar verksamhetsställena är det inget hinder för att söka stöd för den gångna perioden.

Ansök om kundregistrering för den nya ägaren i Nekka och registrera därefter de skolor och daghem som behövs.

19. Hur länge ska handlingarna som rör stödet till utdelning i skolan sparas? 

Spara alla handlingar som rör stödet till utdelning i skolan minst det innevarande året och de fyra påföljande åren med tanke på eventuella kontroller. Det rekommenderas att man sparar handlingarna längre än så, för det kan i vissa fall bli aktuellt att överväga återkrav av stöden också för en längre tid än tre år om stödvillkoren inte har uppfyllts. På så sätt kan du också senare påvisa att stödvillkoren har uppfyllts.

I Finlands bokföringslag (1620/2015) föreskrivs dessutom om arkiveringstiden för bokföringsmaterial att bokslut, verksamhetsberättelser, bokföringar, kontoplaner samt förteckningar över bokföringar och material ska bevaras i minst tio år efter räkenskapsperiodens utgång. Bokföringen ska ordnas så att sambandet mellan affärshändelser, verifikationer och noteringar dels via eventuella delbokföringar och huvudbokföringen, dels vidare till bokslutet utan svårighet kan konstateras i båda riktningarna. Verifikationer, bokföringar och annat bokföringsmaterial ska behandlas och förvaras så att innehållet utan svårighet kan granskas och vid behov skrivas ut i läsbar form.

Räkenskapsperiodens verifikationer, korrespondens om affärshändelser och annat bokföringsmaterial än sådant som nämns ovan ska bevaras minst sex år från utgången av det år då räkenskapsperioden har upphört.