Ibruktagning av Traces
Hur kan jag få en ny användaridentitet till Traces?
Varje användare ansöker om personlig användar-id direkt från Traces-systemet. Den första ansökaren godkänns som administratör av Livsmedelverket, men de övriga godkänns av administratören. Se importanvisningar för växthälsa > Anvisningar on Traces > Anvisning för ansökan om användar-id till Traces-systemet och för hur ett nytt företag läggs till.
Jag har ansökt om användar-id, men har inte fått svar i ärendet och kommer inte in i systemet. Vad borde jag göra?
Företagets Traces-administratör godkänner övriga användare i företaget som Traces-användare. Var i första hand i kontakt med Traces-administratören i ditt företag och be om tilläggsuppgifter. Ifall du är företagets administratör, dvs. är den första som ansöker om Traces-användartillstånd, var i kontakt med Livsmedelsverket: kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi.
Vilken verksamhet bör man välja i Traces då man ansöker om användar-id?
aktivitet:
Växter och
- EU professional operators other than EU registered professional operators (EUPO)
Under punkten verksamhet väljer alla importörer av växter "EUPO/Professional operators other than those referred to in article 45(1)(I) IMSOC" som aktivitet.
För speditörer står det "Annat/Ansvarar för lasten" i punkten Verksamhet.
Se importanvisningar om växthälsa > anvisningar om Traces > Anvisning för ansökan om användar-id till Traces-systemet och för hur ett nytt företag läggs till.
Livsmedelverket ändrar under behandlingen av ansökan EUPO till EURPO (EU registered professional operators) när det är fråga om en importör som är antecknad i växtskyddsregistret.
Jag importerar virke eller runt trä. I Traces-systemet står det som aktivitet för mitt företag ”EU registered professional operators (EURPO)". Ska jag välja / begära import av timmer (FLEGT) -funktionen för mitt företag?
Absolut inte. FLEGT-licenssystemet gäller import från VPA-länder (för närvarande endast Indonesien). Mer information finns på Flegt-licenssystemets webbplats. EURPO-verksamheten avser operatörer i enlighet med växtskyddslagstiftningen och de produkter som de importerar, till exempel rundved eller virke från tall (Pinus Sylvestris) och gran (Picea abies).
Om aktiviteten har ansökt om och erhållits på ett otillbörligt sätt kan begäran om borttagning av aktiviteten begäras från Livsmedelsverket med adressen tuovi@ruokavirasto.fi.
Mitt företag finns i Traces-systemet, men det finns ingen ”Lastansvarig” (ansvarar för lasten) (RFL) roll för det. Hur ansöker jag om nya användarroller i systemet?
Nya uppgifter/verksamheter hos aktören söks på samma sätt som aktörens första uppgift/verksamhet. I det här fallet är det emellertid inte längre nödvändigt att ansöka om ID:er i EU:s inloggningssystem, utan att ansöka om en ny roll/aktivitet direkt i Traces.
Vilken information måste tillhandahållas när man skapar en ny operatör/företag i Traces?
Se importanvisningar om växthälsa > anvisningar om Traces > Anvisning för ansökan om användar-id till Traces-systemet och för hur ett nytt företag läggs till.
Jag håller på och skapar en ny operatör i Traces. Detta är en rysk träleverantör som säljer ved till Finland. Instruktionerna för hur man fyller i Traces som vi har fått uppmanar oss att sätta INN eller EORI som företagets specifikation. Vad är rätt punkt för INN?
Du kan använda det nationella företagsnumret för INN-numret. Företaget bör ha ett ID-nummer.
Har det någon betydelse, om det står ”ny” eller ”giltig" i mottagarens användarroller?
Mottagarens roll skall vara "giltig". Vi bekräftar finska företag som giltiga efter begäran som ska skickas till adressen kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi. Andra kommer att förbli i tillståndet ”ny”.
Min adress har ändrats, hur kan jag ändra den i Traces?
Du kan inte göra det själv. Kontakta Livsmedelverket med adressen kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi och be oss göra ändringen.
Ifyllning av importanmälan (CHED-PP)
Hur kan jag veta vilken typ av CHED jag bör välja då det finns: CHED-A, CHED-P, CHED-D och CHED-PP?
Den nya dokumentmodellen för produkter av animaliskt ursprung är CHED-P (Common Health Entry Document for Animal Products) och för levande djur CHED-A (Common Health Entry Document for Animals). I det gamla Traces-systemet kallas deklarationen ett CVED (Common Veterinary Entry Document).
För växter, växtprodukter, trävaror och begagnade maskiner är dokumentmodellen CHED-PP (Common Health Entry Document for Plants, Plant Products and Plant propagating material) och dokumentmodellen för foder och livsmedel som inte är djur under förbättrad importkontroll är CHED-D (Common Health Entry Document for feed and food of icke-animaliskt ursprung).
Är det obligatoriskt att ange sundhetscertifikatets nummer i hälsoinförselhandlingen för växter och växtskydd (CHED-PP)?
Om du importerar växter avsedda att planteras eller virke från annat land än Ryssland ska du skriva in sundhetscertifikatets nummer och skanna sundhetscertifikatet som bilaga till CHED. Det här gör införselprocessen snabbare och du får snabbare tillgång till varorna.
Om du importerar rundvirke eller träprodukter (flis, sågat virke, panel m.m.) som kräver sundhetscertifikat från Ryssland och du omfattas av periodförtullning, räcker det med periodförtullningens nummer och periodens inledningsdag på CHED. Vid gränsen ska Arex:s MRN-nummer och Traces' CHED-nummer anges. Beakta att CHED som gjorts i slutet av månaden för följande månad ska anmälas med följande månads periodförtullningsnummer men med föregående månads datum, eftersom datumet inte kan vara i framtiden.
Är det obligatoriskt att ange transportmedlets identifikation (t.ex. registernumret) på hälsoinförselhandlingen (CHED-PP)?
Det är obligatoriskt att ange transportmedlet. Livsmedelsverket rekommenderar att även fylla i en identifikation, eftersom detta möjliggör att kombinera laster som inspekteras med dokumenten.
Kan man göra hälsoinförselhandlingen (CHED-PP) på förhand?
Ja, det kan man. Man kan lämna CHED-dokumentet i utkastläge, då det är möjligt att komplettera det vid behov. Det går alltså att på en gång göra många CHED, som valideras, alltså godkänns, i den takt som importpartierna anländer. Man kan ändra på uppgifterna efter att man sänt dokumentet så länge som CHED är i stadiet NY. Det går att klona CHED från redan sända CHED med funktionen ”kopiera som nytt", varvid all information inte alltid behöver fyllas i på nytt.
Har fyllt i CHED, men det syns inte hos myndigheterna. Varför inte?
Du har troligen sparat ditt CHED endast med att välja ”save”. CHED blir synligt för myndigheterna efter att du har tryckt på "Skicka för validering".
Hur länge i förväg ska hälsoinförselhandlingen (CHED-PP) göras?
Enligt lagstiftningen måste CHED göras senast fyra timmar innan importförsändelsens ankomst vid gränsen. I praktiken räcker det att CHED görs senast när sändningen är vid gränsen. Ju tidigare CHED är klart, desto snabbare kan importprocessen fortsätta och växtinspektörerna kan utföra en eventuell kontroll av växthälsa på importförsändelsen.
Jag skickade av misstag CHED. Hur tar jag bort det?
Inga problem. Så länge anmälan är i läget "NY" kan du ändra på det eller radera meddelandet.
CHED jag skickade in har felaktig information. Hur ändrar jag min information?
När du fyller i informationen bör du vara noggrann och spara CHED som ett utkast så länge som möjligt. När du får mer detaljerad information om importpartiet kan du fylla i utkastet och skicka det till myndigheten för ett beslut. Om du ändrar ett CHED som redan har lämnats in för ett beslut, måste det skickas in på nytt för ett beslut.
Jag importerar trä och virke. I CHED-PP:s DEL I punkt I.31. ”Beskrivning av produkterna” finns inte tydligt virke, flis eller rundvirke. Vilken produkttyp ska jag välja?
- Flis: Växtprodukter (övriga)
- Damm: Växtprodukter (övriga)
- Spån: Växtprodukter (övriga)
- Bark: Plant product (bark)
- Bakar/diverse produkter: Växtprodukter (övriga)
- Avfallsvirke: Växtprodukter (övriga)
- Rundvirke (massaved, stockar): Växtprodukter (övriga)
- Sågat virke: Plant products (sawn wood)
Behöver ja fylla i CHED-PP för impregnerat trä?
Beror på CN-koden för varorna och inte på ”impregneringsbehandlingen”. De koder för trä som behöver åtföljas av ett sundhetscertifikat kan hittas här: Växthälsokrav (Länk: https://www.ruokavirasto.fi/Sv/företag/import och export/import från länder utanför EU/trävaror/kraven på växthälsa/).
Kan jag se i Traces om myndigheten redan har godkänt importen?
När du i Traces går till punkten ”Documents” och letar efter importpartiet i fråga med CHED-numret i sökrutan, kommer "Status" att synas i höger kant. När du har skickat CHED är statusen "Ny" (blå). När statusen ändrar färg har myndighetsbehandling påbörjats.
Det kan finnas flera varupartier som behöver åtföljas av sundhetscertifikat i samma transportmedel. Räcker det om jag gör endast ett CHED per transportmedel?
Nej, det räcker inte. För varje sundhetscertifikat bör man göra en skild hälsoinförselhandling eller CHED-PP.
Vilket företag anges som avsändare om inköpen har kedjats?
I hälsoinförselhandlingen dvs. CHED-PP i punkt I.1. Avsändare/Exportör = samma företag i ett land utanför EU, som har angetts som avsändare på sundhetscertifikatet. Se
Men om det inte går att hitta EPPO-koden för produkten ens i kategorin annat?
Kommissionen har medgett att inte alla växter har en EPPO-kod. Rapportera saknade växtsläktet och CN-koden till Livsmedelsverket (kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi). Om ingen EPPO-kod finns ska nästa taxonomiska övre nivå väljas.
Behövs EPPO-koden? Vad är den?
EPPO-koden hör till de obligatoriska uppgifterna. Den är ett kännetecken som används av växtskyddsorganisationen för Europa och Medelhavsområdet (EPPO) samt Traces-systemet för att kunna identifiera för jordbruket och växtskyddet viktiga växter, skadedjur och sjukdomsalstrare.
Vad anger man som mottagare för CHED-PP när ryskt virke kommer till Finland för skeppning till ett land utanför EU? Mottagaren i ett land utanför EU i sundhetscertifikatet kunde inte registreras i systemet.
Se importanvisningar för växthälsa > Anvisningar on Traces > Anvisning på finska Ohje maahantuojille CHED-PP:n täyttämiseksi.
Av någon anledning kan jag inte göra en CHED-PP-hälsoinförselhandling. Jag har inte en "skapa" -tangent.
Ditt företag saknar en person med aktiviteten ”Ansvarar för lasten. Nya uppgifter/aktiviteter hos aktören ansöks om på samma sätt som aktörens första uppgift/aktivitet. I det här fallet är det emellertid inte längre nödvändigt att ansöka om ID:er i EU:s inloggningssystem, utan att ansöka om en ny aktör/aktivitet direkt i Traces.
Kontrollställen/Destinationer
Var anger jag företagets kontrollställe (Control Point) beträffande import?
Detta gör du på Livsmedelsverkets webbplats genom att fylla i ansökan om kontrollställe för växter.
Var kan jag kolla kontrollplatserna (Control Point) och destinationerna som företaget har angett beträffande importen?
Tillgängliga kontrollpunkter finns på Traces-sidorna under "Actors – Controlled locations”. Kontrollplatsen kan sökas till exempel med hjälp av adressen.
Du kan även kolla de godkända kontrollställena på Livsmedelsverkets webbplats Öppen information (på finska).
Vilken information ska anges på den offentliga webbplatsen om kontrollstället?
Fullständig adress, e-postadress och telefonnummer. Listan är en alfabetisk lista över platser där växter och trävaror inspekteras. Listan förbinder inte kunder (importör/avsändare) och platser.
Bör vi nu söka godkännande för alla möjliga kontrollställen dit leveranser möjligen sker i framtiden, eller bara för dem som det för närvarande finns leveranser till?
Ett nytt kontrollställe måste uppfylla kraven i lagstiftningen, vars uppfyllande kommer att inspekteras av myndigheten innan kontrollstället godkänns. Kontrollstället ska godkännas senast två veckor efter att ansökan lämnats in. För att säkerställa en smidig import rekommenderas att du ansöker om möjliga kontrollställen i god tid.
Hur lång tid tar det innan kontrollplatsen visas i CHED-PP-anmälningsalternativen?
Det godkända kontrollstället visas omedelbart. Ett nytt kontrollställe kommer att visas i CHED-PP-anmälningsalternativen senast två veckor efter att ansökan lämnats in.
Övriga frågor
Jag har fått många meddelanden från Traces. Vad har det här att göra med?
Programmet skickar automatiskt meddelanden om till exempel automatiserade CHED-aviseringar (automated CHED notifications). Du kan hantera meddelanden i avsnittet "föredragna meddelandealternativ" i användarprofilens ”redigera din profil".
Vi vet inte vem som är huvudanvändaren i vårt företag. Var hittar vi den informationen?
Från Organisationsmenyn (Actors), under Användare, kan du se företagets alla användare, inklusive huvudanvändaren. Detta gör att du kan kontrollera vem som är er huvudanvändare.
Administratören i vårt företag jobbar inte för oss längre eller kommer att vara borta en längre tid - hur kan vi få nya användare godkända?
Kontakta Livsmedelsverket på adressen kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi och beskriv situationen.
Vilket är förhållandet mellan hälsoinförselhandlingen (CHED-PP) och sundhetscertifikatet?
CHED-PP är en av aktören utfärdad hälsoinförselhandling, som förutsätts för import från och med 14.12.2019 för försändelser som kräver ett sundhetscertifikat. Sundhetscertifikatet är ett intyg utfärdat av myndigheten i avsändningslandet som anger att försändelsen uppfyller de växtskyddskraven som fastställts för den.
Finns det en testmiljö där man kan öva på att använda systemet?
I Finland har implementeringen genomförts utan testmiljö och användarna har funnit att systemet är enkelt att använda. Om du tycker att våra instruktioner är ofullständiga eller att ytterligare instruktioner behövs, vänligen kontakta växtinspektörer i Livsmedelsverket (kontaktuppgifterna)
Kan Traces-systemet användas utanför EU?
Jo det kan man. Systemet kan användas på flera språk runt om i världen. Språket väljs från dina egna inställningar. Det sändande företaget och den mottagande myndigheten kan läsa systemet på sitt eget språk. För tillfället kan Traces emellertid inte användas i det kyrilliska alfabetet, dvs på ryska.
Är det möjligt att använda Traces endast med en webbläsare?
För tillfället Ja. Kommissionen har inte öppnat ett systemgränssnitt som skulle möjliggöra direkt integration i företagens eller myndigheternas egna system.
Finns det ett backup-förfarande för Traces-systemet om programmet inte fungerar? Importförsändelser kan inte bli och vänta vid gränsen eftersom det är dyrt.
Se Traces-anvisningen på sidan Import > Anvisning för reservförfarande om Traces-systemet lider av störningar (på finska).
Har Traces endast att göra med importen?
Traces-systemet gäller för import av växt- och träprodukter samt begagnade maskiner från länder utanför EU.
Rådgivning och anvisningar
För frågor om registrering vänligen kontakta: kasvinterveys.rekisteri@ruokavirasto.fi.
Om ni har frågor angående användningen av Traces vänligen kontakta Livsmedelsverkets växtinspektörer (kontaktuppgifterna) eller kasvinterveys@ruokavirasto.fi.