Användarmanual till ansökningstjänsten för import- och exportlicenser

Julkaisupäivä: 14. joulukuuta 2020

1. Livsmedelsverkets kontaktuppgifter

Livsmedelsverket
PB 100
00027 LIVSMEDELSVERKET
Besöksadress:
Alvar Aallon katu 5, Seinäjoki

Telefon 029 530 0400 (växel)
fornamn.efternamn(at)ruokavirasto.fi

https://www.ruokavirasto.fi/sv/

Livsmedelsverkets kundregistrering, behandling av ansökningar om export- och importlicens och beviljande av licenser:


Livsmedelsverket, Marknadsavdelningen
Kontakt med e-post till adressen:
tuovi(at)ruokavirasto.fi

2. Allmänt

Det går bäst att bläddra i den här manualen om du använder webbläsarna Google Chrome eller Mozilla Firefox. Klicka på pilarna nederst på sidan när du bläddrar i manualen.
Du kan alltid gå tillbaka till manualens innehållsförteckning genom att klicka på knappen Innehåll till vänster på sidan. Från innehållsförteckningen kan du direkt gå till det kapitel du valt genom att du klickar på kapitlets rubrik. Du kan förstora manualens bilder genom att klicka på dem. Länken till manualens pdf-version som går att skriva ut finns i kapitlet Uppgifter om publikationen i slutet av manualen.

Du kan logga in i ansökningstjänsten för import- och exportlicenser med dina egna koder.

Den här manualen innehåller anvisningar för hur du ansöker om licenser elektroniskt. Fördelarna med att anlita nättjänsten är följande:

  • när ansökningarna sparas som ansökningsmallar går det snabbare att göra upp ansökningar
  • pappersutskrifterna blir färre när licensansökningarna inte behöver postas eller föras till Livsmedelsverket
  • kunden kan själv göra avskrivningarna i licenserna så att det blir enklare att anteckna licenserna i tullen
  • det blir lättare att följa säkerhetskontona
  • det blir lättare att följa de olika skedena inom behandlingen av importlicenser
  • felen och riskerna är färre än när ansökningarna skickas t.ex. med e-post eller fax
  • Det finns en länk till tjänsten också på Livsmedelsverkets webbplats www.ruokavirasto.fi/sv/agrim där du väljer Använd e-tjänster -> ansökningstjänst för import- och exportlicenser.

3. Användarkoder till e-tjänsten och avaktivera inloggningsuppgifter

För att ett företag ska kunna ansöka om elektroniska koder krävs det att företaget har registrerat sig som Livsmedelsverkets kund inom export eller import och fått ett individuellt åttasiffrigt registreringsnummer. Dessutom ska kunden fylla i blanketten för ansökan om användarkoder till ansökningstjänsten för import- och exportlicenser och lämna in den till Livsmedelsverket.

Du uppmärksammar väl att ändringar i EU:s rättsakter har lett till att från och med 6.11.2016 måste företag som ansöker om export- och importlicenser också ha ett av Tullen beviljat EORI-nummer.
Ytterligare information om EORI-numret får du på Tullens webbplats: http://tulli.fi/sv/elektroniska-tjanster/sok-och-forfragningstjanster/eori

Anvisningar om hur du registrerar dig som kund och registrerar dig i ansökningstjänsten för export- och importlicenser finns på www.ruokavirasto.fi/sv/agrim och i vår ansökningsguide. Registrering som kund görs med blankett nr 561000 och användarkoder till ansökningstjänsten för export- och importlicenser söks med blankett nr 561027. Med samma blankett kan du också söka ändring i dina befintliga uppgifter. Blanketterna finns att få på vår webbsida: https://www.ruokavirasto.fi/sv/om-oss/tjanster/guider-och-blanketter/foretag/import-och-export/import-fran-lander-utanfor-eu/ Blanketterna undertecknas och skannas in och skickas till oss på adressen tuovi(at)ruokavirasto.fi.

Användarnamn, lösenord och nyckeltalslista till ansökningstjänsten för export- och importlicenser skickas från Livsmedelsverket till kunden med e-post.

Avaktivera inloggningsuppgifter

Om kontaktpersonen vid företaget byts ut, kan Livsmedelsverket avaktivera den gamla användarens behörigheter. Detta förutsätter att användaren själv eller någon med rätt att teckna företagets firma meddelar om saken i ett fritt formulerat e-postmeddelande till Livsmedelsverket på tuovi(at)ruokavirasto.fi. Behörigheter för den nya kontaktpersonen ska sökas med ovannämnda blankett nr 561027.

4. Inloggning i ansökningstjänsten för licenser

Mata in användarnamnet och lösenordet och välj sedan Fortsätt.

Om du har glömt lösenordet väljer du Glömt lösenordet?

Inloggning i ansökningstjänsten för licenser.

5. Glömt lösenordet

Skriv in den registrerade användarkoden och den e-postadress som hör ihop med den, så sänder systemet ett nytt lösenord med tillhörande aktiveringslänk per e-post.

Glömt lösenordet.

6. Nyckeltal

Efter inloggningen matar du in ett av engångsnyckeltalen i den lista över nyckeltal som du har fått med e-post. Klicka efter det på Logga in.

När listan över nyckeltal håller på att bli gammal skickas en ny lista per e-post till användaren, och driftsövervakaren underrättas om saken per e-post.

Nyckeltal.

7. Ansökningstjänstens förstasida

Efter inloggningen som sker i två steg är du på ansökningstjänstens förstasida där du kan välja mellan olika funktioner på flikarna. Du kan kontrollera din säkerhetssituation, lämna in ansökan om licens eller skapa en ansökningsmall. Du kan också bl.a. följa med hur långt behandlingen av tidigare inlämnade ansökningar har framskridit, och inom vissa gränser kan du återta ansökningar. Via fliken Licenser kan du kontrollera situationen för de olika licenserna och i vilken mån de har utnyttjats, göra en avskrivning i licensen samt returnera licensen till Livsmedelsverket. På fliken Användaruppgifter kan du välja en aktiv varukategori, kontrollera företagets gällande uppgifter eller byta ut lösenordet. På förstasidan ser du också aktuell information om tjänsten.

Ansökningstjänstens förstasida.

8. Användaruppgifter

När du loggar in i tjänsten ska du välja den Aktiv varukategori som du kommer att ansöka om licenser för. På fliken Användaruppgifter kan du dessutom kontrollera företagets gällande uppgifter samt byta ut det gamla lösenordet till ett nytt.

Användaruppgifter.

9. Säkerheter

På fliken Säkerheter kan du kontrollera de säkerheter som är i kraft.

Säkerheter.

Genom att välja säkerhetsnumret för en viss säkerhet kommer du till en skärm där du kan bestämma den tidpunkt för vilken du vill granska säkerhetstransaktionerna för det berörda säkerhetsnumret.

Säkerheter_2.

10. Säkerhetsanvisning till kunderna

Om det krävs att säkerhet ställs för en ansökan, kan kontant inbetalning eller en garantiförbindelse som beviljats av en borgensman som Livsmedelsverket har godkänt användas som säkerhet.
Kontantdepositionen betalas på Livsmedelsverkets konton:


FI72 1804 3000 0162 38
NDEAFIHH
(ärende: säkerhet)


eller


FI82 8129 9710 0128 73
DABAFIHH
(ärende: säkerhet)


Det gamla kontonumret (FI04 5000 0121 5047 80) kan användas ända till den 26 februari 2021.
Garantiförbindelsen är formbunden och kunden förhandlar om förbindelsen med sitt eget penninginstitut. En förlaga till garantiförbindelse fås på begäran av Livsmedelsverket via e-post (oili.hassinen@ruokavirasto.fi). Den undertecknade bankgarantiförbindelsen ska skickas till Livsmedelsverket på adressen:


Livsmedelsverket
PB 100 (Alvar Aallon katu 5)
00027 LIVSMEDELSVERKET


I brådskande fall kan kvittot på kontantdepositionen eller den undertecknade bankgarantin först skickas med e-post (oili.hassinen@ruokavirasto.fi). Ett kontoutdrag över säkerheten skickas till kunden. På en kontantsäkerhet betalas ingen ränta. Kunden står själv för kostnaderna för bankgarantin.


Livsmedelsverket beslutar om frisläppandet eller förverkandet av en säkerhet i enlighet med de förutsättningar som avses i EU:s lagstiftning om marknadsordningar. Om kunden har en kontantsäkerhet förverkas en del av eller hela den berörda säkerheten. Om kunden har en bankgaranti som säkerhet fakturerar Livsmedelsverket det förverkade beloppet av kunden.

Be Livsmedelsverket om att säkerheten ska återlämnas när den inte längre behövs och har blivit frisläppt. Om du vill att säkerheten ska betalas tillbaka på ett bankkonto ska du skicka en skriftlig begäran till Livsmedelsverkets finansförvaltning (med e-post på adressen oili.hassinen(at)ruokavirasto.fi eller tuovi(at)ruokavirasto.fi). I den fritt formulerade, daterade och undertecknade begäran ska du uppge det aktuella säkerhetsnumret, summan och det konto på vilket säkerheten ska betalas tillbaka.

11. Ansökan om importlicens

Licens kan du söka genom att välja antingen fliken ”Ansökan” eller fliken ”Mallar.

Följande punkter ska vara ifyllda.

Ansökan om importlicens

Ansökan om importlicens.

  • Välj i listrutan namnet på det företag som representeras, om du söker licens för ett annat företag
  • I punkten Sökandens referens kan du anteckna önskad identifikation eller lämna punkten tom
  • I punkt 7 Avsändningsland väljer du avsändningslandet för den vara som ska importeras och
  • I punkt 8 Ursprungsland väljer du ursprungslandet för den vara som ska importeras.
  • Välj bland alternativen i menyn numret för den säkerhet som du vill utnyttja så överförs den för att användas i licensansökan. Om du vill utnyttja flera säkerheter väljer du dem med funktionen +.
  • I punkt 16 KN-nummer väljer du KN-numret för den vara som ska importeras. 14 Handelsbeteckning
    och 15 Varubeskrivning enligt den Kombinerade nomenklaturen (KN) hämtas automatiskt från systemet eller kompletteras vid behov hos Livsmedelsverket.
    Kontakta Livsmedelsverket (tuovi@ruokavirasto.fi) om önskat KN-nummer inte finns i menyn.
  • I punkt 17 Kvantitet med siffror skriver du in importkvantiteten i hela kilogram eller hektoliter
  • Anteckna Ja i punkten Licensen utnyttjas annanstans i EU, om varan förtullas annanstans än i Finland och du behöver en importlicens på papper.
  • I punkt 20 Särskilda upplysningar antecknar du eventuell ytterligare information om ansökan.
    (T.ex. när ansökan rör importkvoter är kvotens ordningsnummer en obligatorisk uppgift.)
  • Välj till sist Godkänn

Ansökan om importlicens_2.

  • Du kan kontrollera ansökningsuppgifterna på skärmen ” Kontroll av inmatade uppgifter” en gång till innan ansökan sparas eller vid behov korrigera uppgifterna. Efter det väljer du ”Spara ansökan”. På skärmen ”Ansökan har sparats” ska du bekräfta en ansökan vars status är halvfärdig så att den kan tas till behandling vid Livsmedelsverket. Välj Bekräfta på skärmen ”Bekräftelse av licensansökan” om du vill bekräfta den.
    Efter det flyttas du automatiskt till fliken Uppföljning där du ser meddelandet ”Ansökan nr X är nu bekräftad och har inkommit till myndigheten.”  

Ansökan om importlicens_3.

12. Ansökan om exportlicens

På fliken Ansökan kan du göra upp en ansökan om licens och skicka den till Livsmedelsverket. Kontrollera att du har valt export i övre högra hörnet innan du börjar med ansökan.

Följande punkter ska vara ifyllda.

Ansökan om exportlicens

Ansökan om exportlicens.

  • Välj i listrutan namnet på det företag som representeras, om du söker licens för ett annat företag
  • I punkten Sökandens referens kan du anteckna önskad identifikation eller lämna punkten tom
  • I punkt 7 Bestämmelseland väljer du bestämmelselandet för exporten i menyn
  • Välj bland alternativen i menyn numret för den säkerhet som du vill utnyttja så överförs den för att användas i licensansökan. Om du vill utnyttja flera säkerheter väljer du dem med funktionen +.
  • I punkt 16 KN-nummer väljer du KN-numret för den vara som ska exporteras. 14 Handelsbeteckning och 15 Varubeskrivning enligt den Kombinerade nomenklaturen (KN) hämtas automatiskt från systemet eller kompletteras vid behov i Livsmedelsverket.
  • I punkt 17 Kvantitet med siffror skriver du in exportkvantiteten i hela kilogram.
  • Anteckna Ja i punkten Licensen utnyttjas annanstans i EU, om varan förtullas annanstans än i Finland och du behöver en exportlicens på papper.
  • I punkt 20 Särskilda upplysningar antecknar du eventuell ytterligare information om ansökan.
  • Välj till sist Godkänn.

Ansökan om exportlicens_2.

  • Du kan kontrollera ansökningsuppgifterna på skärmen ” Kontroll av inmatade uppgifter” en gång till innan ansökan sparas eller vid behov korrigera uppgifterna. Efter det väljer du ”Spara ansökan”. På skärmen ”Ansökan har sparats” ska du bekräfta en ansökan vars status är halvfärdig så att den kan tas till behandling vid Livsmedelsverket. Välj Bekräfta på skärmen ”Bekräftelse av licensansökan” om du vill bekräfta den. Efter det flyttas du automatiskt till fliken Uppföljning där du ser meddelandet ”Ansökan nr X är nu bekräftad och har inkommit till myndigheten.” 

Ansökan om exportlicens_3.

13. Mallar

Under fliken ”Mallar” kan du spara en ny ansökningsmall eller välja en redan sparad ansökningsmall för att kopiera den som underlag för en ny ansökan eller för att redigera den. Du kan också radera ansökningsmallar.

Mallar.

14. Uppföljning

Under fliken ”Uppföljning” ser du de obekräftade ansökningarna som du kan bekräfta, redigera eller radera. Du kan dessutom följa med statusen för sparade och bekräftade ansökningar och hur behandlingen av dem framskrider. Genom att klicka på ID-numret kommer du åt att granska ansökan närmare. När du har bekräftat ansökan kan den inte längre redigeras. Med knappen Åvbeställa kan du ändå återta en bekräftad ansökan före klockan 14 samma dag den lämnades in.

Uppföljning.

15. Licenser

Under fliken Licenser kan du kontrollera status för licensen och i vilken mån den har utnyttjats. Genom att klicka på licensnumret kommer du åt att granska och göra avskrivningar och bekräftelser som rör licensen.

Licenser.

Före förtullningen måste du göra en avskrivning i licensen. Gör avskrivningen i licensen i punkten Gör avskrivning. Du kan själv bestämma Händelsereferens. Avskrivningsdatum som är innevarande dag hämtas automatiskt från systemet. Anteckna den kvantitet som ska importeras eller exporteras i punkten Kvantitet som avskrivs. Vid behov kan du också lägga till flera avskrivningar i licensen. Det avskrivningsnummer som systemet gett meddelar du Tullen med en tulldeklaration som fildokument efter det anmälda licensnumret. Du kan redigera eller radera avskrivna kvantiteter fram till dess att Tullen har bekräftat avskrivningen och fogat tulldeklarationens händelsekod till den.

Licenser_2.

De avskrivningar som du lagt till syns under rubriken Öppna avskrivningshändelser. När Tullen har bekräftat avskrivningen syns den under rubriken Bekräftade licensutnyttjandehändelser.

I punkten Licensåtgärder finns knappen Returnera licens med vilken licensen ska returneras till Livsmedelsverket efter att den utnyttjats. Också outnyttjade licenser ska returneras till Livsmedelsverket. Importlicenser ska returneras till Livsmedelsverket inom 60 kalenderdagar från giltighetstidens slut. Exportlicenserna ska returneras till Livsmedelsverket senast inom 180 kalenderdagar (ca 6 månader) från giltighetstidens slut. Returneringstiderna för kvotlicenser kan avvika från andra import- och exportlicenser. När Livsmedelsverket tar emot anmälan om en returnerad licens kontrollerar verket de importerade eller exporterade kvantiteterna och frisläpper motsvarande säkerhet. Licenssökanden får per e-post ett meddelande om det i tjänsten finns licenser som inte har returnerats. Returnera inte en licens förrän Tullen har bekräftat avskrivningen. Annars uppdateras licensen inte med uppgifterna om utnyttjandet av licensen och den returneras till Livsmedelsverket som outnyttjad.

Om licensen har överlåtas till en annan kund syns bokstaven S i slutet av licensnumret (till exempel FI576542[S]). Bokstaven S syns bara hos den kund till vilken licensen har överlåtas. Begäran om överlåtelse av licens ska skickas med e-post till adressen tuovi(at)ruokavirasto.fi.

16. Blanketter

Blanketterna som behövs finns att få på Livsmedelsverkets webbplats:

https://www.ruokavirasto.fi/sv/om-oss/tjanster/guider-och-blanketter/foretag/import-och-export/import-fran-lander-utanfor-eu/

Ansökningsblanketter som rör EORI-nummer finns på Tullens webbplats.

17. Dataskydd

Dataskyddet utgör en central del av Livsmedelsverkets verksamhet. När uppgifter lämnas ut och behandlas tar Livsmedelsverket alltid hänsyn till de krav som dataskyddet och informationssäkerheten ställer. Livsmedelsverket lämnar inte ut personuppgiftsmaterial till en tredje part utan ett särskilt tillstånd till utlämnande av uppgifter. Tillståndet söks hos Livsmedelsverket som noggrant utreder omständigheterna kring användningen och skyddet av uppgifterna samt datasäkerheten hos mottagaren av uppgifterna.

Till vad används dina uppgifter?

Livsmedelsverket får lämna ut dina uppgifter till utomstående bara om de i lag föreskrivna förutsättningarna för utlämnande av uppgifter uppfylls. Dina uppgifter lämnas inte ut för marknadsföringsändamål eller rådgivning. Du kan däremot inte förhindra att uppgifter lämnas ut till exempel för skötsel av myndighetsuppgifter och för vetenskaplig forskning.

Ytterligare upplysningar

Mer information om dataskydd får du av Livsmedelsverkets webbplats: https://www.ruokavirasto.fi/sv/om-oss/tjanster/dataskydd/

18. Uppgifter om publikationen

Bilder: Testdatabasen till ansökningstjänsten för export- och importlicenser.

Utgivare: Livsmedelsverket