Tuonti- ja vientitodistusten hakupalvelun käyttöohje

Julkaisupäivä: 14. joulukuuta 2020

1. Ruokaviraston yhteystiedot

Ruokavirasto
PL 100
00027 RUOKAVIRASTO
Käyntiosoite
Alvar Aallon katu 5, Seinäjoki
Puhelin 029 530 0400 (vaihde)

etunimi.sukunimi(at)ruokavirasto.fi

www.ruokavirasto.fi/agrim tai www.ruokavirasto.fi/agrex

Ruokaviraston asiakasrekistetöinti, tuonti- ja vientitodistushakemusten käsittely ja todistusten myöntäminen:

Ruokavirasto, Markkinaosasto

Sähköpostitse yhteydenotot osoitteeseen: tuovi(at)ruokavirasto.fi

2. Yleistä

Tämän käyttöohjeen selaamiseen soveltuu parhaiten Google Chrome tai Mozilla Firefox-selaimet. Käyttöohjetta voit selata sivun alareunassa näkyvistä nuolista klikkaamalla. Käyttöohjeen sisällysluetteloon pääset aina palaamaan sivun vasemmassa reunassa näkyvää Sisällys-painiketta klikkaamalla. Sisällysluettelosta voit siirtyä suoraan valitsemaasi lukuun kyseisen luvun otsikkoa klikkaamalla. Käyttöohjeen kuvien suurentaminen onnistuu niitä klikkaamalla. Käyttöohjeen tulostettavan pdf-version linkki löytyy ohjeen lopusta luvusta Julkaisun tiedot.

Tuonti- ja vientitodistusten hakupalveluun pääset kirjautumaan omilla tunnuksilla.

Tämä käyttöohje sisältää ohjeet todistusten hakemiseen sähköisesti. Verkkopalvelun käytön etuja ovat:

  • hakemuksien tallennus hakemuspohjiksi nopeuttaa hakemuksen tekoa
  • paperitulosteet vähenevät, kun todistushakemuksia ei tarvitse postittaa tai tuoda Ruokavirastoon
  • asiakas voi tehdä itse varaukset todistuksiin jolloin todistusten merkkauttaminen tullissa helpottuu
  • vakuustilien seuraaminen helpottuu
  • todistusten eri käsittelyvaiheiden seuraaminen helpottuu
  • virheiden ja riskien määrä vähenee esim. sähköpostitse lähetettyihin tai faksattuihin hakemuksiin verrattuna
  • Palveluun on linkki myös Ruokaviraston internetsivuilta www.ruokavirasto.fi/agrim tai www.ruokavirasto.fi/agrex, josta valitaan  Asioi sähköisesti -> Tuonti- ja vientitodistusten hakupalvelu.

3. Käyttäjätunnusten saaminen sähköiseen palveluun ja niiden passivoiminen

Sähköisten tunnusten hakeminen edellyttää, että yritys on rekisteröitynyt Ruokaviraston asiakkaaksi Tuonti tai vienti-toimintoon ja saanut yksilöivän, kahdeksannumeroisen rekisterinumeron. Lisäksi asiakkaan tulee täyttää käyttäjätunnustenhakulomake tuonti-  ja vientitodistusten hakupalveluun ja palauttaa se Ruokavirastoon tunnusten saamiseksi.

Huomioithan, että 6.11.2016 lähtien EU-säädösten muutoksista johtuen tuonti- ja vientitodistuksia hakevilla yrityksillä täytyy olla myös Tullin myöntämä EORI-numero. Lisätietoa EORI-numerosta tullin sivuilta: http://tulli.fi/sahkoiset-palvelut/palvelut/haku-ja-kyselypalvelut/eori.

Ohjeet asiakkaaksi rekisteröitymiseen ja tuonti- ja vientitodistusten hakupalveluun rekisteröitymiseksi  löytyvät www.ruokavirasto.fi/agrim sivuilta sekä hakuoppaastamme. Asiakkaaksi rekisteröidytään lomakkeella nro 561000 ja käyttäjätunnuksia tuonti- ja vientitodistusten hakupalveluun haetaan lomakkeella nro 561027. Samalla lomakkeella voi myös hakea muutosta jo olemassa oleviin tietoihin.  Lomakkeet löytyvät sivuiltamme: https://www.ruokavirasto.fi/tietoa-meista/asiointi/oppaat-ja-lomakkeet/yritykset/tuonti-ja-vienti/tuontitodistus-ja--kiintio/

Lomakkeet voi lähettää meille allekirjoitettuna ja skannattuna osoitteeseen tuovi(at)ruokavirasto.fi.

Käyttäjätunnus, salasana ja avainlukulista tuonti- ja vientitodistusten hakupalveluun lähetetään Ruokavirastosta asiakkaalle sähköpostitse.

Käyttäjätunnusten passivoiminen


Jos yrityksessä vaihtuu yhteyshenkilö, Ruokavirasto voi passivoida vanhan käyttäjän käyttöoikeudet. Se edellyttää sitä, että käyttäjä itse tai yrityksen nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö ilmoittaa asiasta vapaamuotoisesti sähköpostitse Ruokavirastoon osoitteeseen tuovi(at)ruokavirasto.fi. Uudelle yhteyshenkilölle haetaan käyttäjäoikeudet edellä mainitulla lomakkeella nro 561027.

4. Kirjautuminen todistusten hakupalveluun

Syötä käyttäjätunnus ja salasana, jonka jälkeen valitse Jatka.

Jos olet unohtanut salasanan, valitse Unohtunut salasana?

Sisäänkirjaus-näytöllä on täytettävät kohdat käyttäjätunnus ja salasana sekä painike Jatka. Näytöllä on myös käyttövaltuusasioissa yhteystiedot sähköpostiosoite paasynhallinta@ruokavirasto.fi ja puhelinnumero 029 530 0400 (vaihde)

5. Unohtunut salasana

Syöttämällä Tunnuksen tiedot - kohtaan rekisteröity käyttäjätunnus ja tunnukseen liitetty sähköpostiosoite järjestelmä palauttaa tunnuksen salasanan. Uusi tunnus aktivointilinkkeineen toimitetaan sähköpostitse.

Tunnuksen tiedot -otsikon alla on täytettävät kohdat käyttäjätunnus ja salasana sekä lähetä ja peruuta -painikkeet

6. Avainluku

Kirjautumisen jälkeen syötetään vaihtuva salasana eli avainluku, joka löytyy sähköpostitse toimitetusta avainlukulistasta. Tämän jälkeen valitaan Kirjaudu. Avainlukulistan vanhentuessa uusi avainlukulista lähetetään sähköpostitse käyttäjälle ja ilmoitus siitä tulee käytönvalvojalle sähköpostiin.

Kirjoita Avainluku-otsikon alla on täytettävä avainluku-kohta ja kirjaudu- sekä peruuta -painikkeet

7. Hakupalvelun pääsivu

Kaksivaiheisen kirjautumisen jälkeen olet vienti- ja tuontitodistusten hakupalvelun pääsivulla, jonka välilehdiltä voit valita eri toimintoja. Välilehdiltä voit tarkistaa vakuustilanteesi, jättää todistushakemuksen tai tehdä hakemuspohjan. Em. toimintojen lisäksi voit mm. seurata jo aiemmin jätettyjen hakemusten käsittelyvaiheita ja tietyissä rajoissa perua niitä. Todistukset-välilehden kautta voit tarkastella todistuksen tilaa ja käyttöastetta, tehdä todistukselle varauksen sekä palauttaa todistuksen Ruokavirastoon. Omat tiedot -välilehdellä voit valita aktiivisen tuoteryhmän, tarkistaa yrityksen voimassa olevat tiedot tai vaihtaa salasanan uuteen. Pääsivulta näet myös ajankohtaista tietoa palveluun liittyen.

Hakupalvelun pääsivulla on vakuustilanne-, todistushakemus-, hakemuspohjat-, seuranta-, todistukset-, omat tiedot-, ohjeet- ja kirjaudu ulos -välilehdet

8. Omat tiedot

Kirjautuessasi palveluun  valitse se Aktiivinen tuoteryhmä, josta tulet hakemaan todistuksia. Omat tiedot -välilehdeltä voit lisäksi tarkistaa yrityksen voimassa olevat tiedot sekä vaihtaa vanhan salasanan uuteen.

Omat tiedot -välilehdellä voit vaihtaa aktiivisen tuoteryhmän, jos olet rekisteröitynyt useampaan tuoteryhmään. Tuoteryhmä-vaihtoehtojen alla on vaihda-painike. Lisäksi salasanan vaihto-otsikon alla on kohdat vanha salasana, uusi salasana, uusi salasana (uudelleen) ja vaihda salasana -painike

9. Vakuustilanne

Vakuustilanne-välilehdeltä voit seurata voimassa olevia vakuuksia.

Vakuustunnus-otsikon alla näet yrityksellä olevat vakuustunnuksella (numerosarja) eroteltuina.

Valitsemalla tietyn vakuuden vakuustunnuksen pääset näytölle, jossa voit määrittää ajankohdan, jolta haluat tarkastella kyseisen vakuustunnuksen vakuustapahtumia.

Vakuustiedot-otsikon alla näet vakuustunnuksen numeron, vakuuden vastaanottopäivämäärän, nimellisarvon euroina, vapaan saldon euroina ja pääset syöttämään vakuustiliotteen alku- ja loppupäivämäärän ja painakaan käynnistä painiketta

 

10. Vakuusohje asiakkaille

Jos hakemuksen tai tarjouksen tekeminen edellyttää vakuuden asettamista, hyväksyttävät vakuusmuodot ovat käteistalletus ja Ruokaviraston hyväksymän takauksenantajan myöntämä takuusitoumus.


Käteistalletus maksetaan Ruokaviraston tilille:
FI72 1804 3000 0162 38
NDEAFIHH
(asia: vakuus)


tai


FI82 8129 9710 0128 73
DABAFIHH
(asia: vakuus)


Vanhaa vakuustilinumeroa (FI04 5000 0121 5047 80) voi käyttää 26.2.2021 saakka.


Takuusitoumus on määrämuotoinen ja asiakas neuvottelee sitoumuksen oman rahalaitoksensa kanssa. Takuusitoumuksen mallin saa pyydettäessä sähköpostitse Ruokavirastosta (oili.hassinen(at)ruokavirasto.fi). Allekirjoitettu pankkitakuusitoumus on toimitettava Ruokavirastoon osoitteeseen:


Ruokavirasto
PL 100 (Alvar Aallon katu 5)
00027 RUOKAVIRASTO


Kiireellisissä tapauksissa kuitin käteistalletuksesta tai allekirjoitetun pankkitakuun voi toimittaa ensin sähköpostilla (oili.hassinen(at)ruokavirasto.fi). Asiakkaalle lähetetään vakuudesta tiliote. Käteisvakuudesta ei makseta korkoa. Pankkitakuun kustannukset asiakas maksaa itse.


Ruokavirasto päättää kohdistetun vakuuden vapauttamisesta tai pidättämisestä markkinajärjestelyä koskevassa EU:n lainsäädännössä tarkoitettujen edellytysten mukaisesti. Jos asiakkaalla on käteisvakuus, pidätys tehdään ko. vakuudesta. Jos asiakkaalla on vakuutena pankkitakuu, Ruokavirasto laskuttaa pidätettävän määrän asiakkaalta.


Kun asiakas ei enää tarvitse vakuutta ja Ruokavirasto on voinut sen vapauttaa, asiakas pyytää vakuuden palautusta kir­jal­li­ses­ti Ruokaviraston va­rain­hoi­dos­ta (sähköpostitse osoitteesta oili.hassinen(at)ruokavirasto.fi tai tuovi(at)ruokavirasto.fi). Va­paa­muo­toi­ses­sa, päi­vä­tys­sä ja alle­kir­joi­te­tus­sa pyyn­nös­sä tu­lee il­moit­taa ky­sei­nen va­kuus­nu­me­ro, sum­ma ja tili­nu­me­ro, jol­le va­kuus pa­lau­te­taan.

11. Tuontitodistushakemus

Todistushakemus-välilehdellä voit tehdä todistushakemuksen ja lähettää sen Ruokavirastoon.

Seuraavat kohdat tulee olla täytettyinä.

Tuontitodistushakemus

Todistushakemus-välilehdellä on kohdat: hakija, hakijan viite, 7.lähtömaa (pakollinen kyllä tai ei), 8.alkuperämaa (pakollinen kyllä tai ei), käytettävän vakuuden tunnus, 13.tuotava tuote, 16. CN-koodit, 14.kauppanimi, 15.yhdistetyn nimikkeistön (CN) mukainen kuvaus, 17 määrä numeroin, 20. erityismaininnat ja todistusta käytetään muualla EU:ssa. Lopussa on painikkeet tyhjennä tai hyväksy.

  • Valitse valintalistasta edustettavan yrityksen nimi, jos haet todistusta toiselle yritykselle
  • Hakijan viite -kohtaan voit merkitä haluamasi tunnisteen tai jättää kohdan tyhjäksi
  • 7 Lähtömaa -kohtaan valitse tuotavan tuotteen lähtömaa ja
  • 8 Alkuperämaa -kohdassa valitse tuotavan tuotteen alkuperämaa.
  • Käytettävän vakuuden tunnus valitaan valikon vaihtoehdoista, jolloin se siirtyy todistushakemuksen käyttöön. Jos haluat käyttää useampaa vakuutta, valitse vakuudet +- toiminnolla.
  • 16 CN -koodi -kohdasta valitse tuotavan tuotteen CN-koodi. 14 Kauppanimi ja 15 Yhdistetyn nimikkeistön (CN) mukainen kuvaus tulevat automaattisesti järjestelmästä tai ne täydennetään tarvittaessa Ruokavirastossa. Ota yhteyttä Ruokavirastoon (tuovi@ruokavirasto.fi) mikäli haluamaasi CN -koodia ei löydy valikosta.
  • 17 Määrä numeroin -kohtaan kirjoita tuotava määrä täysinä kilogrammoina tai hehtolitroina
  • Todistusta käytetään muualla EU:ssa -kohtaan merkitse kyllä, jos tuote tullataan muualla kuin Suomessa ja tarvitset paperisen tuontitodistuksen.
  • 20 Erityismaininnat -kohtaan merkitse mahdolliset hakemusta koskevat lisätiedot. (Esim. tuontikiintiöihin haettaessa kiintiön järjestysnumero on pakollinen tieto.)
  • Valitse lopuksi Hyväksy

Syötettyjen tietojen tarkastus -välilehdellä näet yhteenvedon syöttämistäsi tiedoista. Alhaalla on korjaa tietoja ja tallenna hakemus -painikkeet.

 

  • Voit tarkastaa hakemuksen tiedot ”Syötettyjen tietojen tarkastus” -näytöllä vielä ennen sen tallentamista tai korjata tarvittaessa tietoja. Tämän jälkeen valitse ”Tallenna hakemus”.  "Hakemus talletettu" -näytöllä sinun tulee vahvistaa kesken-tilassa oleva hakemus, jotta se voidaan ottaa käsittelyyn Ruokavirastossa. "Todistushakemuksen vahvistus"-näytöllä valitse Vahvista, jos haluat vahvistaa hakemuksen. Tämän jälkeen siirryt automaattisesti Seuranta-välilehdelle, jossa näkyy ilmoitus "Hakemus nro X on nyt vahvistettu ja se on saapunut viranomaiselle." 

Hakemus talletettu-otsikon alla näet vaihtoehdot Vahvista kesken tilassa oleva hakemus sekä Siirry hakemusten seurantasivulle

12. Vientitodistushakemus

Todistushakemus-välilehdellä voit tehdä todistushakemuksen ja lähettää sen Ruokavirastoon. Tarkista, että sinulla on oikeassa yläkulmassa valittuna vienti, ennen hakemuksen aloittamista.

Seuraavat kohdat tulee olla täytettyinä.

Vientitodistushakemus

Vientitodistushakemuksella näet seuraavat kohdat: Hakija, hakijan viite, 7.määrämaa (pakollinen kyllä tai ei), käytettävän vakuuden tunnus, 13. vietävä tuote, 16. CN-koodi, 14. kauppanimi, 15. yhdistetyn nimikkeistön (CN) mukainen kuvaus, 17. määrä numeroin, 20. erityismaininnat sekä kohta todistusta käytetään muualla EU:ssa. Alla on painikkeet tyhjennä tai hyväksy.

 

  • Valitse valintalistasta edustettavan yrityksen nimi, jos haet todistusta toiselle yritykselle
  • Hakijan viite -kohtaan voit merkitä haluamasi tunnisteen tai jättää kohdan tyhjäksi
  • 7 Määrämaa -kohdassa valitse valikosta viennin määrämaa
  • Käytettävän vakuuden tunnus valitaan valikon vaihtoehdoista, jolloin se siirtyy todistushakemuksen käyttöön. Jos haluat käyttää useampaa vakuutta, valitse vakuudet +- toiminnolla.
  • 16 CN-koodi -kohdassa valitse vietävä tuote valikosta. 14 Kauppanimi ja 15 Yhdistetyn nimikkeistön (CN) mukainen kuvaus tulevat automaattisesti järjestelmästä tai ne täydennetään tarvittaessa Ruokavirastossa.
  • 17 Määrä numeroin -kohdassa kirjoita vietävän tuotteen määrä täysinä kilogrammoina
  • Todistusta käytetään muualla EU:ssa -kohtaan merkitse kyllä, jos tuote tullataan muualla kuin Suomessa ja tarvitset paperisen vientitodistuksen.
  • 20 Erityismaininnat -kohdassa merkitse hakemusta koskevat mahdolliset lisätiedot.
  • Valitse lopuksi Hyväksy.

Syötettyjen tietojen tarkastus -näytöllä näet yhteenvetona syöttämäsi vientitodistushakemuksen tiedot ja voit valita alhaalta korjaa tietoja tai tallenna hakemus -painikkeen

  • Voit tarkastaa hakemuksen tiedot ”Syötettyjen tietojen tarkastus” -näytöllä vielä ennen sen tallentamista tai korjata tarvittaessa tietoja. Tämän jälkeen valitse ”Tallenna hakemus”.  "Hakemus talletettu" -näytöllä sinun tulee vahvistaa kesken-tilassa oleva hakemus, jotta se voidaan ottaa käsittelyyn Ruokavirastossa. "Todistushakemuksen vahvistus"-näytöllä valitse Vahvista, jos haluat vahvistaa hakemuksen. Tämän jälkeen siirryt automaattisesti Seuranta-välilehdelle, jossa näkyy ilmoitus "Hakemus nro X on nyt vahvistettu ja se on saapunut viranomaiselle."

Hakemus talletettu -näytöllä näkyy vaihtoehdot Vahvista kesken-tilassa oleva hakemus sekä Siirry hakemusten seurantasivulle

13. Hakemuspohjat

Hakemuspohjat-välilehdellä voit tallentaa uuden hakemuspohjan tai valita jo tallennetun hakemuspohjan, jonka voit kopioida uudeksi hakemukseksi tai muokata hakemuspohjaa. Voit myös poistaa hakemuspohjia.

Hakemuspohja-välilehdellä on otsikot hakemuspohjan nimi, määrämaa, kauppanimi, määrä ja tallennusaika

14. Seuranta

Seuranta-välilehdellä näet vahvistamattomat hakemukset, joita voit vahvistaa, muokata tai poistaa. Lisäksi tältä välilehdeltä voit seurata tallennettujen ja vahvistettujen hakemusten tilaa ja käsittelyn etenemistä. ID-numeroa klikkaamalla pääset katsomaan hakemusta tarkemmin. Kun olet vahvistanut hakemuksen, sitä ei voi enää muokata. Voit kuitenkin peruuttaa vahvistetun hakemuksen sen jättöpäivään klo 14 mennessä Peruuta-painikkeella.

Seuranta-välilehdeltä näet mahdolliset vahvistamattomat hakemukset ja niiden perässä painikkeet Vahvista, Muokkaa ja Poista. Lisäksi näet jo vahvistettujen hakemusten tilan ja käsittelyn etenemisen.

15. Todistukset

Todistukset-välilehdellä voit tarkastella todistuksen tilaa ja käyttöastetta. Todistusnumeroa klikkaamalla pääset tarkastelemaan ja tekemään todistukselle tehtyjä varauksia sekä vahvistuksia.

Valittuasi jonkin todistusnumeroista pääset Lisää varaus-kohdassa syöttämään tapahtuman viitteen ja varattavan määrän.

Ennen tullausta todistukselle täytyy tehdä varaus. Tee todistukselle varaus Lisää varaus -kohdassa.  Voit itse määritellä Tapahtuman viitteen. Varauspäivämäärä tulee automaattisesti järjestelmästä, joka on kuluva päivä. Merkitse Varattava määrä -kohtaan tuotava tai vietävä määrä. Tarvittaessa voit lisätä todistukselle myös useampia varauksia. Ilmoita järjestelmän antama varaustunnus Tullille tulli-ilmoituksella liiteasiakirjana ilmoitetun todistusnumeron jäljessä. Voit muokata tai poistaa varattuja määriä siihen saakka, kunnes Tulli on vahvistanut varauksen ja lisännyt sille tulli-ilmoituksen tapahtumatunnuksen.

Valittuasi jonkin todistusnumeroista pääset Lisää varaus-kohdassa syöttämään tapahtuman viitteen ja varattavan määrän.

Lisäämäsi varaukset tulevat näkyviin Avoimet varaustapahtumat -otsikon alle. Kun Tulli on vahvistanut varauksen, se tulee näkyviin Vahvistetut todistuksen käyttötapahtumat -otsikon alle.

Todistuksen toimenpiteet -kohdassa on Palauta todistus -painike, josta todistus on palautettava käytön jälkeen Ruokavirastoon. Myös käyttämättömät todistukset on palautettava Ruokavirastoon. Tuontitodistukset on palautettava Ruokavirastoon 60 kalenteripäivän kuluessa voimassaoloajan päättymisestä. Vientodistukset on palautettava Ruokavirastoon viimeistään 180 kalenteripäivän (n. kuuden kuukauden) kuluessa voimassaoloajan päättymisestä. Kiintiötodistusten palautusajat voivat poiketa muiden tuonti- ja vientitodistusten palautusajoista. Kun Ruokavirasto vastaanottaa ilmoituksen palautetusta todistuksesta, se tarkistaa tuodut tai viedyt määrät ja vapauttaa sitä vasten asetetun vakuuden. Todistuksen hakijalle tulee sähköpostitse ilmoitus, jos palvelussa on palauttamattomia todistuksia. Älä palauta todistusta ennenkuin Tulli on vahvistanut varauksen. Muutoin todistuksen käyttötiedot eivät päivity todistukselle ja se palautuu Ruokavirastoon käyttämättömänä.

Jos todistus on siirretty toiselle asiakkaalle, todistuksen numeron lopussa näkyy S-kirjain (esimerkiksi FI576542[S]). Merkintä näkyy ainoastaan asiakkaalla, jolle todistus on siirretty. Todistuksen siirtoa tulee pyytää sähköpostitse osoitteesta tuovi(at)ruokavirasto.fi.

16. Lomakkeet

Tarvittavat lomakkeet löytyvät Ruokaviraston internet-sivuilta:

https://www.ruokavirasto.fi/tietoa-meista/asiointi/oppaat-ja-lomakkeet/yritykset/tuonti-ja-vienti/tuontitodistus-ja--kiintio/

EORI-numeroa koskevat hakemuslomakkeet löytyvät Tullin www-sivuilta.

17. Tietosuoja

Tietosuoja on keskeisessä osassa Ruokaviraston toimintaa. Tietoja luovutettaessa ja käsiteltäessä Ruokavirasto ottaa aina huomioon tietosuojan ja tietoturvallisuuden vaatimukset. Ruokavirasto ei luovuta henkilötietoaineistoja kolmansille osapuolille ilman erillistä tietolupaa. Tietolupa haetaan Ruokavirastosta, joka selvittää tarkoin tietojen luovutuksensaajalta tietojen käyttöön ja suojaukseen sekä tietoturvaan liittyä seikkoja.

Mihin tietojasi käytetään?

Ruokavirasto voi luovuttaa tietojasi ulkopuolisille vain, jos laissa säädetyt edellytykset tietojen luovuttamiselle ovat olemassa. Tietojasi ei luovuteta markkinointitarkoituksiin ja neuvontaan. Et voi kuitenkaan estää tietojen luovuttamista esimerkiksi viranomaistehtävien hoitamiseen ja tieteelliseen tutkimukseen.

Lisätietoja

Lisätietoja tietosuojasta saat Internetistä osoitteessa https://www.ruokavirasto.fi/tietoa-meista/asiointi/tietosuoja/

18. Julkaisun tiedot

Kuvat: Vienti- ja tuontitodistusten hakupalvelun testikanta.

Julkaisija: Ruokavirasto