Eläimistä saatavien sivutuotteiden sisämarkkinakaupassa otettiin käyttöön uusi Traces NT-järjestelmä 6.12.2021. Vanha järjestelmä ns. Traces Classic sulkeutui kokonaan vuoden 2022 alussa. Uudessa järjestelmässä kaupalliset asiakirjat laaditaan edelleen DOCOM-osioon ja järjestelmävaihdoksen myötä kaupalliseen asiakirjaan ei tullut sisällöllisiä muutoksia.
Sivutuotetoimijoiden/-laitosten tiedot viedään Traces-järjestelmään Ruokavirastosta käsin, joten toimijoiden ei tarvitse syöttää tietoja järjestelmään itse. Toimijoiden on kuitenkin hyvä tarkistaa omien tietojen oikeellisuus (puhelinnumero, osoite jne.).
Pääsääntöisesti yritys on vain kerran Traces-järjestelmässä organisaationa. Jos yrityksellä on useampia samanlaisia laitoksia, esim. käsittelylaitoksia, niin silloin jokainen laitos on järjestelmässä erillisinä organisaatioina. Yhdellä organisaatiolla voi olla useita eri käyttäjiä ja yksi käyttäjä voi olla linkitetty useampaan eri organisaatioon. Organisaatiota edustavat käyttäjät voivat luoda DOCOM-osioon kaupallisen asiakirjan tai tehdä vastaanottokuittauksen toimijalle saapuneeseen sivutuote-erään.
Käyttäjien rekisteröityminen Traces-järjestelmään on kaksivaiheinen:
-vaihe 1: EU login tunnusten hankkiminen
-vaihe 2: EU login tunnuksilla Traces-järjestelmään kirjautuminen, jossa
- valitaan oikea toimija (eli organisaatio) jo olemassa olevalta listalta (jos yrityksen nimeä ei löydy listalta, niin ole yhteydessä Ruokavirastoon)
- samalla merkitään oma käyttäjä-tili tietyn toimijan edustajaksi
Vaihe 1 – EU login tunnusten hankkiminen
EU login -käyttäjätunnus haetaan tältä sivulta: https://webgate.ec.europa.eu/cas/login. Tarvitset tilin luomiseen voimassa olevan sähköpostiosoitteen. Huom! Jos olet aiemmin käyttänyt jotain EU-palvelua, niin sinulla voi jo olla olemassa EU login -käyttäjätunnus. Englanninkieliset tarkemmat ohjeet EU login -käyttäjätunnuksen hakemiseen löytyvät https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt-help/Content/C_EU%20login/create-a-new-EU-login-account.htm
Klikkaa sivustolla kohtaa ”Create an account”. Täytä alla olevat tiedot ja paina "create an account".
Tämän jälkeen järjestelmä varmistaa CAPTCHA-menetelmällä (kuvassa kirjaimia ja numeroita) ilmoituksen aitouden. Saat sähköpostiin vahvistusviestin, jonka linkkiä tulee painaa 1,5 tunnin kuluessa sähköpostin saapumisesta. Linkkiä painamalla pääset syöttämään itse miettimäsi vähintään 10 merkkiä pitkän salasanan (täytyy sisältää iso kirjain, pieni kirjain, luku ja erikoismerkki). EU login käyttäjätunnus (=sähköpostiosoite) ja salasana toimivat jatkossa Traces-järjestelmään kirjautumisessa.
Vaihe 2 - Traces-järjestelmään kirjautuminen
1. EU login-tunnuksilla kirjaudutaan Traces-järjestelmään osoitteessa https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/login
2. Traces-järjestelmä pyytää sinua hakemaan oikeanlaista roolia → klikkaa toimijaa
3. Sivusto pyytää sinua hakemaan toimijaa järjestelmässä jo olevista toimijoista. Suurin osa sivutuotetoimijoista löytyy jo Traces-järjestelmästä. Voit hakea yrityksen nimellä toimijaa. Jos yrityksen nimellä toimijaa ei löydy, niin valitse maaksi Suomi ja osioksi ”eläimistä saatavat sivutuotteet”, niin saat listan järjestelmästä jo löytyvistä toimijoista.
4. Jos toimija (esim. käsittelylaitos) löytyy jo järjestelmästä, klikkaa sen kohdalla olevaa ruutua ja hae lupaa ylhäällä oikealla olevaa painiketta painamalla
5. Ruokavirasto (tai oman alueen läänineläinlääkäri) varmentaa sinut kyseisen toimijan käyttäjäksi. Jos varmentamista ei tapahdu vuorokauden kuluessa, kannattaa laittaa asiasta sähköpostia abp@ruokavirasto.fi osoitteeseen.
Myös jos toimijaa ei löydy järjestelmästä, niin laita sähköpostia edellä mainittuun osoitteeseen.
Lisätietoja Traces-järjestelmään kirjautumisesta ja mahdollisista ongelmatilanteista löytyy Ruokaviraston sivuilta.