Komissio on julkaissut englanninkieliset ohjeet siitä, kuinka toimijat luovat uuden kaupallisen asiakirjan Traces-järjestelmän DOCOM-osioon.
Tässä on lyhyesti kuvattu oleellisia asioita DOCOM:iin liittyen:
- Uusia eriä koskevien kaupallisten asiakirjojen luominen Traces:n DOCOM-osiossa onnistuu varmasti, koska komissio ei ole asettanut rajoitteita järjestelmän kohtien täyttämiselle
- tämä tarkoittaa sitä, että vaikka esim. vastaanottajan tai kuljetusliikkeen tietoja ei järjestelmästä löydykään, niin kaupallista asiakirjaa laativa toimija voi vastaanottajan tai kuljetusliikkeen tiedot sinne itse viedä. HUOM! Tärkeää on kuitenkin ensin etsiä jo olemassa olevalta listalta, jos vastaanottajan tai kuljetusliikkeen tiedot Traces:stä jo löytyvät. Hakua voi tehostaa laittamalla nimen molemmille puolille %- merkit eli %Yrityksennimi%.
- Traces Classiciin syötettyjen sivutuote-erien tiedot eli kaupalliset asiakirjat eivät siirry uuteen Traces NT-järjestelmään.
- Tämä on hyvä huomioida varsinkin lähellä vuoden vaihdetta. Traces Classiciin tehdyt kaupalliset asiakirjat pitäisi pystyä vielä vuoden 2022 puolella vastaanottokuittaamaan - mutta tämä ei ole täysin varmaa.
- Viranomaiset pystyvät tilastotyökaluilla listaamaan Traces Classicista vuoden 2021 sivutuote-erät ja erille pitäisi pystyä tekemään valvontoja vielä vuoden 2022 puolella.
- DOCOM:issa on punaisella tähdellä merkitty kaikki pakolliset kentät, jotka järjestelmään tulee täyttää. Sininen kynä kertoo kentän olevan vapaaehtoinen.
- Traces NT-järjestelmässä on paljon Suomalaisiin postinumeroihin liittyviä ongelmia. Niistä tai muistakin Traces NT:n käyttämiseen liittyvistä ongelmista voi laittaa sähköpostia suoraan komissioon sante-traces@ec.europa.eu osoitteeseen. Kaikki komissiolle em. osoitteeseen toimitetut kysymykset pyydetään laittamaan tiedoksi myös abp@ruokavirasto.fi osoitteeseen.