Ruokaviraston nauta-, lammas-, vuohi- ja sikarekisteri sovellusten käyttäminen Y-tunnuksella vaatii aina henkilökohtaisen oikeuden asioida Y-tunnuksen puolesta. Y-tunnuksella asiointiin oikeutetut henkilöt tarkastetaan Suomi.fi valtuuksien avulla. Oikeus Y-tunnuksen puolesta asiointiin on aina henkilöillä, joille on merkitty kaupparekisteriin, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään tai yhdistysrekisteriin edustamiseen oikeuttava rooli. Edustamiseen oikeuttavat roolit voi tarkastaa täältä: https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tietoa-valtuuksista/yrityksen-tai-yhteison-puolesta-asiointi
Jos muiden kuin edellä mainituissa rekistereihin kirjatuilla henkilöillä on tarve käyttää sovellusta Y-tunnuksen puolesta, tulee heidät valtuuttaa asioimaan Y-tunnuksen puolesta suomi.fi- valtuuden avulla. Y-tunnuksellinen toimija voi valtuuttaa myös toisen Y-tunnuksellisen toimijan asioimaan tai edustamaan puolestaan.
Lisätietoja valtuuttamiseen Y-tunnuksella Suomi.fi sivulta: https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tietoa-valtuuksista/anna-valtuus-yrityksena-tai-yhteisona
Yritysten valtuuttamista koskevissa asioissa neuvontaa antaa Organisaatioiden asiakaspalvelu: https://dvv.fi/organisaatioiden-asiakaspalvelu, p. 0295 535 115 (arkipäivisin klo 10-15)
Asiointivaltuus
Asiointivaltuus annetaan niissä tilanteissa, jolloin valtuutettu käyttää nauta-, lammas-, vuohi- ja sikarekisterisovellusta (selaa tietoja tai tekee ilmoituksia) yrityksen puolesta. Jotta yrityksen työntekijä tai toinen yritys voi käyttää sovellusta yrityksen puolesta, tulee hänet ensin yrityksen toimesta Suomi.fi -valtuutuksella valtuuttaa käyttämään sovellusta.
Valtuutuksen saatuaan käyttäjä pystyy kirjautumaan n-, lammas-, vuohi- ja sikarekisteriin omilla henkilökohtaisilla pankkitunnuksillaan ja käyttämään sovellusta yrityksen puolesta.
Esim. 1. Teurastamon työntekijä korjaa sovelluksen kautta teurastusilmoituksiin liittyviä virheitä, joita ei voida korvata teurastamon oman ohjelman avulla.
Esim. 2. Teurastamo A tekee teurastuksia toisen teurastamon B lukuun ja tekee näiden teurastusten osalta teurastusilmoitukset teurastamon B puolesta. Teurastamo B valtuuttaa teurastamon A tekemään puolestaan ilmoitukset nautarekisteriin Suomi.fi -palveluväylän kautta.
Valtuuttaminen
Henkilö, jolla on oikeudet asioida Y-tunnuksen puolesta tunnistautuu osoitteessa: https://www.suomi.fi/valtuudet ja valitsee listalta yrityksen jonka puolesta on antamasta asiointivaltuutta.
Valtuustyyppi kohdassa valitaan asiointivaltuus:
Seuraavassa kohdassa valitaan annetaanko asiointivaltuus henkilölle vai Y-tunnukselle:
Y-tunnuksen valtuuttamista varten valitse Y-tunnus. Hae valtuutettava yritys nimellä tai Y-tunnuksella, voit lisätä useamman yrityksen samalla kertaa ja tarvittaessa poistaa väärin valitun yrityksen listauksesta. Paina seuraava kun olet lisännyt asiointivaltuuden kaikille tarvittaville yrityksille.
Henkilön valtuuttamista varten valitse ’lisää henkilö’ ja seuraavalla sivulla syötä tarvittavat tiedot ja paina lisää. Voit lisätä useamman henkilön samalla kertaa ja tarvittaessa poistaa väärin valitun henkilön listauksesta. Paina seuraava, kun olet lisännyt asiointivaltuudelle kaikki tarvittavat henkilöt.
Valtuutusasiat sivulla rajaa valtuusasiat nimellä Nauta, lammas, vuohi tai sika. Voit antaa kahdenlaisia valtuuksia. Tarvittaessa anna molemmat valtuudet.
Kirjautuminen nauta-, lammas-, vuohi- tai sikarekisterisovellukseen
Sovelluksen kirjautumissivulla tulee kirjautumisvaihtoehdoista valita asiointi yrityksen puolesta ja kirjaudutaan sisään omilla pankkitunnuksilla.
Edustamisvaltuus
Edustamisvaltuus annetaan silloin, jos yrityksen työntekijä tekee nautarekisterisovelluksessa ilmoituksia Y-tunnuksen edustajana eläintenpitäjän tai toisen yrityksen puolesta. Tällöin Y-tunnuksella tulee olla myös eläintenpitäjältä tai toiselta yritykseltä saatu valtuutus tehdä hänen puolestaan ilmoittamiseen.
Esim. 1. Teurastamon työntekijä kirjaa eläintenpitäjän puolesta poistoilmoitukset nautarekisterisovelluksen kautta.
Esim. 2. Teurastamo A tekee teurastuksia toisen teurastamon B lukuun ja tekee näiden teurastusten osalta teurastusilmoitukset teurastamon B puolesta. Teurastamo B antaa teurastamolle A asiointivaltuudet, jotta teurastamo A:n työntekijä voi tehdä ilmoitukset heidän puolestaan. Teurastamo An tulee antaa työntekijälleen edustamisvaltuudet, jotta työntekijä voi edustaa teurastamoa A ja tehdä tarvittavat ilmoitukset teurastamon B puolesta nautarekisterisovelluksen kautta.
Valtuuttaminen
Henkilö, jolla on oikeudet asioida Y-tunnuksen puolesta tunnistautuu osoitteessa: https://www.suomi.fi/valtuudet ja valitsee listalta yrityksen jonka puolesta on antamasta edustamisvaltuutta. Ensimmäisessä kohdassa valitaan valtuustyyppi kohdassa edustamisvaltuus:
Muilta osin valtuuttaminen etenee samoin kuin edellä ohjeistettu asiointivaltuutuksen anto.
Kirjautuminen sovellukseen
Sovelluksen kirjautumissivulla työntekijä valitsee kirjautumisvaihtoehdoista ”asiointi henkilön puolesta” tai ”asiointi yrityksen puolesta” tilanteesta riippuen, ja kirjautuu järjestelmään omilla pankkitunnuksillaan. Tämän jälkeen valitaan ”edusta yritystä”, ja valitaan listalta yritys, jonka edustajana toimitaan. Tämän jälkeen valittavaksi tulee lista kaikista niistä toimijoista, jotka ovat valtuuttaneet yrityksen asioimaan puolestaan nautarekisteristä. Valtuutuksen antaneiden eläintenpitäjien listauksessa näkyvät toimijan nimi ja henkilötunnus. Yritysten puolesta asioinnissa yrityksestä näkyy nimi ja Y-tunnus. Listalta valitaan se toimija, kenen puolesta ilmoitusta ollaan tekemässä ja siirrytään nautarekisterisovellukseen. Sovelluksessa tehdään toimijan puolesta tarvittavat kirjaukset ja kirjaudutaan ulos sovelluksesta.
Jokaisen toimijan puolesta asiointi vaatii uuden sisäänkirjautumisen sovellukseen.
Huomioitavaa
Y-tunnusten puolesta asiointi vaatii aina sen, että yritys valtuuttaa omat työntekijänsä asioimaan nautarekisteristä yrityksen puolesta suomi.fi- valtuuksien kautta. Työntekijöiden kirjautuminen edellyttää, että työntekijöillä on käytössään suomalaiset pankkitunnukset tai mobiilitunnistautuminen.
Yrityksille ei olla ottamassa käyttöön omaa tunnistautumisratkaisua, jolla järjestelmään voisi kirjautua Y-tunnuksella.
Sijaisjärjestelyjen ja päättyvien/alkavien työsuhteiden osalta valtuutukset vaativat huolellista ylläpitoa yrityksen puolesta, jotta tarvittavat henkilöt on aina valtuutettu ja valtuutuksia ei pidetä voimassa sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtävät eivät enää tätä vaadi.
Ohjeita valtuuttamiseen löytyy:
https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tietoa-valtuuksista/anna-valtuus-yrityksena-tai-yhteisona
https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tietoa-valtuuksista/yrityksen-tai-yhteison-puolesta-asiointi