Tietosuoja

Ruokavirasto on sitoutunut suojelemaan rekisteröityjen yksityisyyttä ja henkilötietoja. Ruokavirasto noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (679/2016), tietosuojalakia (1050/2018) sekä muita soveltuvia henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyviä säännöksiä.

Tämän tietosuojailmoituksen tarkoituksena on kertoa, miten Ruokavirasto käsittelee henkilötietoja tehtävissään.

Rekisterinpitäjä

Ruokavirasto
PL 100
00027 RUOKAVIRASTO
Yhteydenotot: Kirjaamo, kirjaamo@ruokavirasto.fi

Tietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn perusteet

Ruokavirasto käsittelee henkilötietoja pääasiallisesti sille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi ja lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi. Ruokaviraston rekisterien pitäminen perustuu laissa säädettyihin tehtäviin (maksajavirasto- sekä muut tuki- ja rahoitustehtävät, valvonta- ja riskiarviointitehtävät sekä tutkimus- ja vertailulaboratoriotoiminnan tehtävät).

Ruokavirasto käyttää elintarvikeketjun valvontaa varten kerättyjä tietoja valvonnan suorittamiseen ja ohjaamiseen, samoin kuin valvonnan kohdentamiseen ja tehostamiseen liittyvään analytiikkaan. Otantaan perustuvissa valvonnoissa valvontakohteiden valinta suunnitellaan riskiarvioinnin perusteella ja se tarkoittaa tietojen yhdistämistä ja käsittelyä analytiikan menetelmin. Analytiikassa ei ole automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Ruokavirasto, aluehallintovirasto, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus sekä kunta ovat ruokahallinnon tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä. Ruokavirasto vastaa rekisterien yleisestä toiminnasta ja käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä sekä rekistereihin liittyvien palvelujen teknisestä toteuttamisesta.

Ruokavirasto tarjoaa myös maksullisia, liiketaloudellisesti hinnoiteltuja laboratoriopalveluita. Tällöin asiakkaiden henkilötietoja käsitellään tilausten käyttöehtojen mukaisesti ja asiakassopimukseen perustuen.

Ruokavirasto käsittelee henkilötietoja myös palkintojen lähettämiseen arvonnoissa voittaneille. Tällöin tietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen. Suostumukseen perustuvat myös viestinnän ja Maaseutuverkoston uutiskirjeet sekä verkkosivuvierailujen analytiikka.

Ruokaviraston tehtävistä on säädetty Ruokavirastosta annetussa laissa (371/2018, 2 §).

Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilyttämisajan määrittäminen

Rekistereiden tietosisällöstä on usein säädetty nimenomaisesti lailla. Lisäksi Ruokavirastolla on muita viranomaistehtävien hoidossa tarpeellisia henkilötietoaineistoja. Rekistereissä ja tietoaineistoissa on henkilöitä yksilöivää tietoa, joita ovat pääsääntöisesti rekisteröidyn yhteystiedot, valvontakohteen tunnistetiedot (mm. tilatunnus, naudan EU-tunnus), valvontatiedot, tietoja tukien maksuista sekä näytetiedot ja tulostiedot. Tietoja säilytetään Ruokaviraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja niin kauan kuin niiden käsittelyyn on laillinen peruste. Rekisterikohtaiset säilytysajat ovat tietoaineistokohtaisissa tietosuojailmoituksissa. Tiedot hävitetään säilytysajan päätyttyä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan Ruokaviraston rekistereihin ja muihin tietoaineistoihin rekisteröidyiltä itseltään. Lisäksi Ruokaviraston työntekijät tallentavat rekistereihin ja tietoaineistoihin viraston tehtävien hoidossa tarpeellisia ja lainsäädännön edellyttämiä tietoja Joissakin rekistereissä rekisteröidyllä on mahdollisuus itse tarkistaa ja päivittää omat tietonsa. Rekisteröityyn liittyviä tietoja saadaan myös muilta viranomaisilta, erityisesti Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä (VTJ) ja patentti- ja rekisterihallituksen yritystietojärjestelmästä (YTJ).

Tietojen luovuttaminen

Tietojen luovutukset muille viranomaisille ja tahoille perustuvat lainsäädäntöön. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) perusteella esimerkiksi historialliseen ja tieteelliseen tutkimukseen sekä tilaston laatimiseen.

Ruokavirasto ei luovuta henkilötietoaineistoja kolmansille osapuolille ilman erillistä päätöstä. Tietojen luovutusta haetaan Ruokavirastolta, joka selvittää tarkoin tietojen luovutuksensaajalta tietojen käyttöön ja suojaukseen sekä tietoturvaan liittyviä seikkoja.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Ruokavirasto suojelee rekisteröityjen tietoja asianmukaisin toimenpitein ottaen huomioon asianomaisten henkilötietojen luonteen. Tällaisia toimenpiteitä ovat tarpeen mukaan kulunvalvonta, palomuurit, tietoliikenteen suojaus ja valvonta, käyttöoikeushallinta, rekisteritietojen käytön (lokitietojen) valvonta, tietojen käsittelijöiden huolellinen valinta, koulutus ja ohjeistaminen sekä muut kohtuulliset toimenpiteet, joiden avulla henkilötiedot voidaan suojata asianmukaisesti luvattomalta käytöltä tai paljastumiselta. Ruokavirasto ottaa myös tarvittavia varmuuskopioita ja käyttää muita vastaavanlaisia keinoja estääkseen henkilötietojen tahattoman vahingoittumisen tai tuhoutumisen. Näillä keinoilla halutaan myös varmistaa, että Ruokaviraston palvelut toimivat asianmukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteritietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tarvittaessa rekistereistä voidaan tuottaa/välittää/tuottaa välitettäväksi yksittäisiä vientitodistuksia ja muita tarvittavia asiakirjoja toimijalle välitettäväksi tai ulkomaisille viranomaisille myös EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Virastossa tehdään hyvin rajoitetuissa asioissa kokonaan automaattisia päätöksiä, ja automaattisesta päätöksenteosta mainitaan erikseen tietoaineistokohtaisissa ilmoituksissa, jos sellaista on.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lain sallimissa puitteissa seuraavat henkilötietojen käsittelyä koskevat oikeudet:

Oikeus tarkastaa tiedot: Sinulla on oikeus saada tietää, mitä henkilötietoja Ruokavirastolla sinusta on rekistereissään ja millä perusteilla tietoja käsitellään. Voit käyttää oikeuttasi omien tietojesi tarkastamiseen täyttämällä lomakkeen Omien tietojen tarkastusoikeus (pdf) tai Omien tietojen tarkastusoikeus (docx) ja palauttamalla sen Ruokaviraston kirjaamoon joko postitse osoitteeseen Ruokavirasto, PL 100, 00027 RUOKAVIRASTO tai sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@ruokavirasto.fi
Oikeus pyytää tietojen korjausta tai poistoa: Sinulla on tarvittaessa oikeus pyytää Ruokavirastoa oikaisemaan tai poistamaan sinua koskevat virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai muulla tavoin epätarkat henkilötiedot. Pyynnön voit tehdä täyttämällä Rekisteritietojen korjaamisvaatimus-lomakkeen (docx) tai Rekisteritietojen korjaamisvaatimus-lomakkeen (pdf) .
Oikeus kieltää tietojen käsittely: Sinulla ei ole oikeutta saada tietojasi poistettua silloin, kun tietojen käsittely perustuu lakiin.
Oikeutta rajoittaa henkilötietojen käsittelyä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla on rajattu laissa ruokahallinnon tietovarannosta (560/2021, 2.2 §).

Jos olet osallistunut hygieniaosaamistestiin ja haluat tarkistaa siihen liittyvät tietosi, pyytää tietojen korjausta tai poistoa taikka käyttää muita yllä mainittuja oikeuksiasi, ole yhteydessä hygieniaosaamistestaajaan.

Tietosuojan valvonta

Ylin vastuu Ruokaviraston tietosuojasta on Ruokaviraston pääjohtajalla. Ruokavirastossa on tietosuojaorganisaatio, joka valvoo tietosuojaohjeistuksen noudattamista sisäisesti. Voit olla tarvittaessa yhteydessä Ruokaviraston tietosuojavastaavaan (tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi).

Tarkemmat rekisterikohtaiset tiedot

Luettelot Ruokaviraston henkilörekistereistä ja henkilötietoaineistoista, niiden oikeusperustasta, tietosisällöstä sekä muista käsittelyyn liittyvistä asioista löytyy sivulta Ruokaviraston rekisterit.