Käsitellyn eläinvalkuaisen tuojia muistutetaan erien vastaanoton vahvistamisesta TRACES-järjestelmässä. Käsitellyn eläinvalkuaisen (processed animal protein, PAP) tuojien velvollisuus vahvistaa erien saapuminen TRACES NT -järjestelmässä on ollut voimassa jo aiemmin, mutta käytännössä vastaanottotietojen kirjaamisessa on havaittu puutteita.
TRACES-järjestelmä on keskeinen työkalu eläinperäisten tuotteiden liikkeiden seurannassa EU:ssa, ja vastaanoton vahvistaminen on olennainen osa järjestelmän toimivuutta. Vahvistamalla erä saapuneeksi vastaanottaja varmistaa tiedon kulun viranomaisille sekä toimitusketjun eri toimijoille.
Velvoite koskee kaikkia toimijoita, jotka on merkitty erän vastaanottajaksi TRACES-asiakirjoissa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että erän vastaanoton yhteydessä tiedot tulee tarkistaa ja vahvistaa erän vastaanotto järjestelmässä eli tehdä FOLLOW-UP kaupallisen asiakirjan III osioon. Erityisen tärkeää on varmistaa, että erän sisältö ja sitä koskevat asiakirjat vastaavat toisiaan. Toimijan tulee tarkistaa asiakirjat sekä varmistaa, että pakkauksissa olevat merkinnät vastaavat asiakirjoissa annettuja tietoja ennen vastaanoton vahvistamista. Tarkista erityisesti, että
- sivutuoteluokka käy ilmi selvästi ja on ilmoitettu oikein
- tuotteen käyttötarkoitus on ilmoitettu oikein (petfood tai feed/rehu)
- tuotteen käsittelymenetelmä (1–7) on ilmoitettu
On hyvä huomioida, että erän saapumisen vahvistaminen ei näy TRACESin listasivulla. Listasivun ”KUITATTU” tarkoittaa lähettäjän tekemiä merkintöjä. Saapumisen vahvistaminen näkyy ainoastaan kaupallisen asiakirjan III osiossa ”follow-up”.
Puutteet vastaanottotietojen vahvistamisessa heikentävät tuotteiden jäljitettävyyttä ja voivat vaikeuttaa valvontaa sekä mahdollisiin riskitilanteisiin reagointia. Ajantasaiset ja oikein kirjatut tiedot tukevat rehuturvallisuutta ja eläintautien hallintaa.
Toimijoita kehotetaan varmistamaan, että:
- TRACES-käyttöoikeudet ovat ajan tasalla (käyttöoikeudet hyväksyy yrityksen pääkäyttäjä tai jos sellaista ei ole, niin pyydä käyttöoikeuksien hakemisen jälkeen vahvistusta rehuvalvonnalta)
- vastuuhenkilöt tuntevat menettelyn
- erien vastaanotto vahvistetaan viivytyksettä
- erän sisältö vastaa asiakirjoja ja pakkausmerkintöjä
- vahvistamisen onnistuminen tarkistetaan follow-up-välilehdeltä
Tarvittaessa lisäohjeita antaa valvontaviranomainen.