DD-järjestelmä eli asianmukaisen huolellisuuden järjestelmä on toimijan oma kirjallinen "riskinhallintajärjestelmä". Tätä ylläpitämällä toimija varmistaa, että hankittavat ja markkinoille saatettavat tuotteet ovat asetuksen velvoitteiden mukaiset.
DD-järjestelmällä tarkoitetaan kirjallista kuvausta yrityksen menettelyistä ja toimenpiteistä, joilla toimija varmistaa systemaattisesti tuotteiden vaatimustenmukaisuuden. Keskeiset asetuksen vaatimukset ovat tuotteiden metsäkatovapaus ja alkuperämaan mukainen laillisuus. Manuaalin laajuus on riippuvainen muun muassa kunkin toimijan toimitusketjujen laajuudesta, monimutkaisuudesta ja alkuperän sekä tuotteiden tuotantomaan riskitasosta.
Järjestelmä sisältää kolme osa-aluetta: tietojen hankinnan, riskien arvioinnin ja riskien vähentämisen. Tarkemmin DD-järjestelmän sisällöstä löytyy asetuksen 2 luvusta, artikloista 8-13. Kerätyt tiedot on säilytettävä 5 vuoden ajan.
Tiedon hankinta
Asianmukaista huolellisuutta noudattaessaan toimijoiden pitää kerätä tuotteiden alkuperän todentamiseksi tietoja, joita ovat mm.
- Tuotteen kuvaus ja määrä
- Tuotantomaa ja tarvittaessa sen osat
- Maa-alueiden maantieteellinen sijainti (ns. geolokaatiovaatimus) missä kyseiset raaka-aineet ja tuotteet on tuotettu
- yli 4 ha alueet kuvataan monikulmiona leveys- ja pituuskoordinaateilla vähintään kuuden desimaalin tarkkuudella
- alle 4 ha alueet ja nautatilat kuvataan yksittäisellä paikkapisteellä leveys- ja pituuskoordinaateilla vähintään kuuden desimaalin tarkkuudella
- Riittävän pätevät ja todennettavissa olevat tiedot siitä, että asianomaiset tuotteet ovat metsäkatovapaita
- Toimijan täytyy siis kyetä dokumentein ja paikkatiedoin osoittamaan, että tuotteen raaka-aineet eivät ole aiheuttaneet metsäkatoa. Tiedon pitää olla faktoihin perustuvaa ja tarkistettavaa.
- Tuotteen metsäkatovapaus voidaan todentaa esimerkiksi korjuulokaation selvityksen kautta, korjuumuoto ennen korjuun ajankohtaa ja mahdolliset maankäyttömuodon muutokset ja suunnitelmat sen jälkeen.
- Katso lisää: FAQ v4 kysymys 1.20.
Riskien arviointi ja riskin vähentäminen
Riskien arviointi
Kerätyn tiedon perusteella toimijoiden on toteutettava riskinarviointi. Arvioinnissa määritetään, onko olemassa riski siitä, että tuotteet ovat asetuksen vaatimusten vastaisia.
Riskinarvioinnissa on otettava huomioon muun muassa:
- Tuotantomaan riskitaso, metsäkadon ja metsien tilan heikkenemisen esiintyminen, onko alkuperäiskansoja tuotantomaassa, korruption yleisyys, tuotteiden toimitusketjun monimutkaisuus
- Jos arvioinnissa todetaan, että riski ei ole merkityksettömän alhainen, riskiä tulee vähentää ennen tuotteiden markkinoille saattamista tai vientiä.
- Mikäli riskiä ei saada tehdyillä toimenpiteillä riittävän alhaiseksi (ei lainkaan riskiä tai merkityksettömän alhainen riski), tuotteita ei saa saattaa markkinoille tai viedä.
Riskin vähentäminen
Jos riskinarvioinnissa on todettu, että riski vaatimusten mukaisuudesta on suurempi kuin merkityksettömän alhainen, tulee tehdä riskien vähentämiseen liittyviä toimenpiteitä.
Riskin vähentämiseen liittyviä toimenpiteitä voivat olla muun muassa:
- lisätietojen, -datan tai -asiakirjojen edellyttäminen;
- riippumattomien selvitysten tai tarkastusten tekeminen;
- muut toimenpiteet, jotka liittyvät 9 artiklassa säädettyihin tietovaatimuksiin.
Alkuperämaiden riskiluokittelu
Komissio on julkaissut alkuperämaita koskevan riskiluokittelun. Jos alkuperän riskitaso on matala, voidaan tietyin edellytyksin soveltaa yksinkertaistettua asianmukaisen huolellisuuden menettelyä. Yksinkertaistetussa DD-menettelyssä ei edellytetä riskinarviointia tai -vähentämistä. Luettelo riskiluokittelusta on päivitettävä asiakirja ja komissio ilmoittaa erikseen riskitason muutoksista.