Rekisterinpitäjä
Ruokavirasto
PL100, 00027 RUOKAVIRASTO (käyntiosoite: Alvar Aallon katu 5, 60100 Seinäjoki)
Puh. 029 530 0400 (vaihde), kirjaamo(at)ruokavirasto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Satu Meririnne
PL 100, 00027 RUOKAVIRASTO (käyntiosoite: Mustialankatu 3, 00790 Helsinki)
Puh. 029 530 0400 (vaihde), hygieniapassi@ruokavirasto.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
PL 100, 00027 RUOKAVIRASTO (Käyntiosoite: Alvar Aallon katu 5, 60100 Seinäjoki)
Puh. 029 530 0400 (vaihde)
tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisteriä pidetään elintarvikelain (297/2021) 19 §:n mukaisen hygieniapassin myöntämiseksi.
Rekisterin ylläpito perustuu elintarvikelain 79 §:n 4 momentin kohtaan 1 ja 80 § 4 momenttiin.
Käsiteltävän aineiston tietosisältö
Rekisteriin tallentuu tiedot hygieniapassitestaajaksi hyväksyttyjen henkilöiden nimi, henkilötunnus, koti-, työ- ja laskutusyhteystiedot sekä taustatiedot. Taustatietoihin sisältyy koulutustaso, tutkinto, lyhyt esittely henkilön taustasta sekä testaajana toimimista koskeva suunnitelma. Rekisteriin tallentuu myös seuraavat tiedot: testaajan tunnus ja ID-tunnus, oikeus toimia testaajana, aktiivisuus (onko testaaja järjestänyt hygieniapassitestejä tai myöntänyt hygieniapasseja yli kolmeen vuoteen), järjesteyt hygieniapassitestit, myönnetyt hygieniapassit, yhteydenpito Ruokaviraston kanssa, valvontatiedot, osallistuminen Ruokaviraston järjestämään koulutukseen ja laskutustiedot sekä tieto siitä, milloin on hakenut testaajaksi, onko testaaja menehtynyt, onko testaajalla turvakielto tai ovatko kotiyhteystiedot salaiset.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevat tiedot ovat rekisteriin hyväksytyn hygieniapassitestaajan itsensä ilmoittamia sekä Ruokaviraston suorittaman valvonnan, koulutuksen ja laskutuksen yhteydessä syntyneitä tietoja. Ruokavirasto on antanut rekisterissä olevan testaajatunnuksen ja ID tunnuksen. Tämän lisäksi Ruokaviraston Hygieniapassi-tietojärjestelmästä on rajapinta Digi- ja väestötietovirastoon, josta tulevat hyväksytyn testaajan voimassa olevat nimi- ja kotiosoitetiedot henkilötunnuksen perusteella. Lisäksi rajapinnan kautta tulee tietojärjestelmään tieto, jos testaaja on kuollut tai testaajalla on turvakielto.
Vastaanottajat, joille henkilötietoja luovutetaan säännön-mukaisesti
Tietoja luovutetaan pyydettäessä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) perusteella, jos pyydetty asiakirja on tullut julkiseksi. Ei-julkisten asiakirjojen luovuttaminen tapahtuu harkinnanvaraisesti.
Kun hygieniapassitestaaja tilaa Hygieniapassi-tietojärjestelmän kautta hygieniapassin, luovuttaa Ruokavirasto testaajan tietoja painotaloon, joka painaa hygieniapassit.
Hygieniapassitestaajat voivat itse päättää ja hallita, mitä yhteystietoja haluavat julkaista Ruokaviraston Hygieniapassi-internetsivuilla olevassa Luettelossa hygieniapassitestaajista. Luettelossa julkaistaan koti-/tai työyhteystiedot tai ei kumpaakaan.
Tietojen siirto EU-/ETA-alueen ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle
Rekisteristä ei luovuteta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Hygieniapassitestaajista kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Jos hygieniapassitestaaja haluaa luopua oikeuksistaan tai oikeudet poistetaan muusta syystä, säilyvät testaajan tiedot edelleen rekisterissä: sähköisessä muodossa olevassa Hygieniapassi-tietojärjestelmässä, sähköisessä Ruokaviraston asiakirjahallinnassa ja paperiarkistossa. Kun Ruokavirasto on poistanut testaajan oikeudet, sulkee Ruokavirasto testaajalta pääsyn sähköisessä muodossa olevaan ja testaajille tarkoitettuun Hygieniapassi-tietojärjestelmään, jotta testaaja ei pääse enää järjestämään hygieniapassitestejä eikä myöntämään hygieniapasseja. Testaajan tiedot säilytetään edelleen sen takia, että testaajien asiakkaille voidaan kertoa, ettei heidän testaajansa toimi enää testaajana. Lisäksi tiedot säilytetään, jotta muut testaajat pystyvät myöntämään uuden hygieniapassin alkuperäisen testaajan puolesta ja tähän tarvitaan alkuperäisen testaajan testitietoja. Tiedot säilytetään myös mahdollisia tutkintatapauksia varten.
Kun Ruokavirasto on peruuttanut hygieniapassitestaajan oikeudet, poistetaan Hygieniapassi-tietojärjestelmään tallennetut rekisteritiedot osittain sen mukaan, miten kauan oikeuksien poistamisesta on aikaa: 5 vuoden jälkeen työyhteys-, laskutusyhteys-, tausta-, valvonta- ja koulutustiedot. sekä 10 vuoden jälkeen henkilötunnus ja kotiyhteystiedot.
Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan asiakirjahallinnasta ja paperisesta asiakirja-arkistosta, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta. Ruokaviraston edeltäjävirastoa Eviraa koskevan seulontapäätöksen AL/7383/07.01.01.03.01/2012 (28.11.2013) mukaan hygieniaosaamiseen liittyvät tiedot ovat määräajan säilytettäviä. Säilytysajat on määritelty tiedonohjaussuunnitelmassa.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Rekisteröityjen manuaalinen, paperilla oleva tieto säilytetään ja suojataan siten, että se on sijoitettu Ruokaviraston arkistoon, jossa on myös hälytysjärjestelmä. Ruokaviraston paperiseen arkistoon on pääsy vain kirjaamon ja arkiston henkilökunnalla sekä pyydettäessä hygieniapassijärjestelmän ylläpitoryhmään kuuluvilla henkilöillä. Tämä arkisto käsittää asiakirjat, jotka ovat syntyneet ennen vuotta 2021 järjestetyissä hygieniapassitestaajahauissa.
Rekisteröityjen sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään ja suojataan Ruokaviraston asianhallintajärjestelmässä ja tiedostoissa sekä Hygieniapassi-tietojärjestelmässä siten, että vain Ruokaviraston hygieniapassijärjestelmän ylläpitoryhmään kuuluvilla henkilöillä on käyttöoikeus rekisteritietoihin. Nämä henkilöt varmistetaan Hygieniapassi-tietojärjestelmässä vahvalla tunnistautumisella. Hygieniapassi-tietojärjestelmän ylläpitäjä pääsee Ruokaviraston pyynnöstä käsittelemään rekisteritietoja. Hygieniapassi-tietojärjestelmän ylläpitäjä ottaa rekisteritiedoista varmuuskopion joka päivä.
Rekisteröityjen sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään ja suojataan painotalossa, joka painaa hygieniapassit, siten, että vain painotalon sähköiseen järjestelmään pääsyn oikeuttavilla henkilöillä on käyttöoikeus nähdä tiedot. Hygieniapassit painava taho tuhoaa hygieniapassitilauksen yhteydessä testaajia koskevan tiedon 45 vuorokauden kuluttua tiedon saapumisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn tietojen tarkastusoikeus, oikeus tietojen korjaamiseen ja poistamiseen, oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen ja tietojen siirto-oikeus määräytyvät EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 15-22 mukaan.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset: Rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojensa poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä rekisteröidyllä ei myöskään ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, tai oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiseen järjestelmään. Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus siihen, että henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla.
Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen
Hygieniapassitestaajat näkevät omat koti-, työ- ja laskutusyhteystietonsa sekä järjestämiensä hygieniapassitestien ja hygieniapassien tilauksia koskevat tiedot omassa Hygieniapassi-tietojärjestelmässä. Testaaja tekee muutokset itse ilmoittamiinsa yhteystietoihin ja ilmoittaa halustaan luopua testaajan oikeuksista Hygieniapassi-tietojärjestelmässä. Testaajan nimenmuutos ja kotiosoitteen muutokset tulevat automaattisesti Digi- ja väestötietoviraston rajapinnan kautta.
Muiden tietojen osalta hygieniapassitestaajien tai testaajaksi hakeneeiden henkilöiden, jotka ovat saaneet hylätyn päätöksen, tulee esittää tarkastuspyyntö omakätisesti allekirjoitetussa asiakirjassa. Tarkastuspyyntöä ei toteuteta puhelimitse. Tietoja tarkastusoikeuden nojalla pyytävä voi esittää tarkastuspyynnön myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tällöin tulee valmistautua todistamaan henkilöllisyytensä, sillä rekisterinpitäjä saa antaa tiedot vain rekisteröidylle itselleen. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava tiedon etsimiseksi ja toimittamiseksi tarpeelliset seikat. Niitä ovat esim. nimi, osoite ja tarvittaessa esim. henkilötunnus, mihin asiaan liittyviä tietoja halutaan tarkastaa sekä halutaanko tarkastaa kaikki tiedot vai tiedot esimerkiksi joltain tietyltä ajanjaksolta.
Lomake tarkastuspyynnön tekemiseksi on osoitteessa www.ruokavirasto.fi.
Yksilöity tarkastus- tai oikaisupyyntö tehdään toimittamalla pyyntö rekisterinpitäjälle (kirjaamo@ruokavirasto.fi) tai tietosuojavastaavalle (tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi).
Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat osoitteessa www.tietosuoja.fi.