Ett handelsdokument uppgjord av avsändaren bör medfölja varje parti vid transport av animaliska biprodukter och därav framställda produkter. Vid inrikes transport eller förflyttning av biprodukter är det inte obligatoriskt att använda ett officiellt handelsdokument enligt förlaga i förordning (EU) nr 142/2011. Ett godkänt handelsdokument vid inrikes transporter av biprodukter kan utgöras t.ex. av en fraktsedel, forsedel, ett transportdokument eller annat liknande dokument som innehåller de uppgifter som framgår i det officiella handelsdokumentet. Vid transport av animaliska biprodukter och därav framställda produkter inom EU från en medlemsstat till en annan, måste det standardiserade handelsdokumentet som finns i förordning (EU) nr 142/2011 användas.
Av handelsdokumentet ska åtminstone följande information framgå:
- datum för avsändandet
- den avsändande anläggningens namn och adress samt, anläggningens godkännande- eller registreringsnummer
- transportföretagets namn och adress, samt registreringsnummer
- mottagarens, exempelvis den mottagande anläggningens, namn och adress samt godkännande- eller registreringsnummer
- beskrivning av materialet och biproduktkategori
- i fråga om kategori 3-material djurarten och därav framställda bearbetade produkter som är avsedda att användas som foderråvara, till exempel ”biprodukter från
- slaktade fjäderfä” eller ”biprodukter från styckning av nötkreatur”.
- mängden material (åtminstone en uppskattning av avsändaren i kg)
- redan utförd bearbetning av materialet och bearbetningsmetod, såsom syrabehandling av biprodukter avsedda som pälsdjursfoder
- underskrift av den person som ansvarar för försändelsen.
Vid inrikes transporter i Finland kan handelsdokumentet, varav de ovan nämnda uppgifterna framgår, vara antingen elektroniskt eller i pappersformat. Ett dokument i pappersformat ska uppgöras i tre exemplar. Originalet åtföljer varan till mottagaren och kopiorna stannar hos avsändaren och transportföretaget. Handelsdokumentet uppgörs av avsändaren/den avsändande anläggningen och undertecknas av ansvarspersonen vid den avsändande anläggningen.
Avsändaren och mottagaren samt transportföretaget bör föra bok över biprodukttransporter. Kravet på bokföringen uppfylls genom att handelsdokumenten sparas i minst två år. Man kan även skanna pappersdokument och arkivera dem elektroniskt. Uppgifter om bokföring ska lämnas över på begäran av den behöriga myndigheten.
I handelsdokumentet bör den avsändande anläggningen uppge mängden biprodukter genom att väga upp eller uppskatta mängden i kilogram. Den mottagande anläggningen fyller i den slutgiltiga uppvägda mängden biprodukter i handelsdokumentet.