Checklista för offentliga upphandlingar

I lagen om utvecklingsstöd föreskrivs följande villkor om användningen av stöd som förpliktar stödmottagaren: När lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) ska tillämpas på upphandlingen, ska stödtagaren lägga fram en utredning om att upphandlingen genomförs på det sätt som förutsätts i nämnda lagstiftning.

På basis av din ansökan kan konkurrensutsättningskraven enligt upphandlingslagstiftningen (lagen om offentlig upphandling och koncession, 1397/2016, nedan upphandlingslagen) bli tillämpliga på det objekt du ansöker om stöd för.

Avsikten är att nedan presentera de viktigaste förutsättningarna och kraven för konkurrensutsättningsförfarandet. Tyngdpunkten ligger på det nationella förfarandet.

Det är bra att bekanta sig med checklistan redan när man ansöker om stöd. Som stödmottagare är du skyldig att bekanta dig med och följa den lagstiftning som är förpliktande för stödmottagarna. Brister i upphandlingsförfarandet kan leda till att stödet helt eller delvis går förlorat eller återkrävs helt eller delvis.

Vad är offentlig upphandling?

Med offentliga upphandlingar avses de upphandlingar av varor, tjänster och byggentreprenader som staten, kommuner och samkommuner, statliga affärsverk och andra i upphandlingslagstiftningen angivna upphandlande enheter gör utanför den egna organisationen. Obs! Enligt lagen anses varje upphandlare vara en upphandlande enhet som omfattas av lagens tillämpningsområde när den för upphandlingen har fått stöd till ett belopp som överstiger hälften av upphandlingens värde.

Offentlig upphandling ska genomföras i enlighet med EU:s upphandlingsdirektiv och nationella upphandlingslagar. Finländska upphandlingsenheter ska i sin upphandling utöver den nationella lagstiftningen och EU-direktiven även följa Världshandelsorganisationens (WTO) GPA-avtal om offentlig upphandling.

I upphandlingslagstiftningen definieras de upphandlingar som hör till lagens tillämpningsområde. De slutliga avgörandena om tillämpningen av upphandlingslagstiftningen och dess begränsningar fattas vid behov i första instans av marknadsdomstolen och i sista instans av högsta förvaltningsdomstolen.

I 2 kap. i upphandlingslagen föreskrivs om de begränsningar som hör till tillämpningsområdet. Utanför tillämpningsområdet faller till exempel upphandlingar som den upphandlande enheten gör hos en anknuten enhet (15 § i upphandlingslagen) samt upphandlingar som den upphandlande enheten gör hos en annan upphandlande enhet i anslutning till s.k. horisontellt samarbete (16 § i upphandlingslagen).

I 58 § i upphandlingslagen (1397/2016) och 62 § i försörjningslagen (1398/2016) (lagen om upphandling och koncession inom sektorerna vatten, energi, transporter och posttjänster) föreskrivs att de upphandlande enheterna är skyldiga att annonsera om sina upphandlingar. Annonseringen säkerställer att öppenhetsprincipen iakttas.

Var annonseras offentliga upphandlingar?

Offentliga upphandlingar som överstiger de nationella tröskelvärdena och EU-tröskelvärdena ska anmälas i HILMA (finansministeriets avgiftsfria elektroniska kanal för annonsering om offentlig upphandling). De annonser som ska upprättas är: förhandsannons, EU-upphandlingsannons, EU-upphandlingsannons (försörjningssektorer), efterhandsannons, efterhandsannons (försörjningssektorer) och annons om direktupphandling. I HILMA finns anvisningar om anmälningsförfarandet för upphandlingar och hur blanketterna ska fyllas i.  De annonser som inte kan ifyllas i HILMA fylls i på eNotices-sidan. Databasen TED Internet omfattar alla annonser som publiceras i den senaste kompletterande delen av Europeiska gemenskapernas officiella tidning samt meddelandearkivet.

Vilken upphandlande enhet omfattas av lagens tillämpningsområde?

I 5 § i upphandlingslagen föreskrivs om aktörer som är skyldiga att tillämpa lagen i sina upphandlingar. Enligt lagen anses varje upphandlare vara en upphandlande enhet som omfattas av lagens tillämpningsområde när den för upphandlingen har fått stöd till ett belopp som överstiger hälften av upphandlingens värde.

• De upphandlande enheter som avses i upphandlingslagen är följande: statens, kommunernas och samkommunernas myndigheter, evangelisk-lutherska kyrkan och ortodoxa kyrkan samt deras församlingar och andra myndigheter, statliga affärsverk och offentligrättsliga organ och dessutom varje upphandlare, om upphandlaren för upphandlingen har fått understöd av en ovan nämnd enhet till ett belopp som överstiger hälften av upphandlingens värde.
• Upphandlande enheter inom försörjningssektorn är statens, kommunernas och samkommunernas myndigheter, affärsverk, offentligrättsliga organ samt sammanslutningar av de ovan nämnda aktörerna och som bedriver verksamhet inom sektorerna energiförsörjning, vatten, trafik eller posttjänster.

Vad menas med tröskelvärde?

Den upphandlande enheten är skyldig att tillämpa upphandlingslagen på sina upphandlingar som överstiger de tröskelvärden som nämns i 4 kap. i lagen. Förfarandet som ska iakttas skiljer sig från det som gäller upphandlingar som överstiger de nationella tröskelvärdena och EU-tröskelvärdena. Nedan beskrivs främst huvudpunkterna i det nationella förfarandet.

Europeiska kommissionen justerar EU-tröskelvärdena vartannat år. Ta reda på de aktuella tröskelvärdena på arbets- och näringsministeriets webbplats: https://tem.fi/sv/eu-troskelvarden-och-nationella-troskelvarden. De nationella tröskelvärdena kan ändras endast genom ändringar i den nationella lagstiftningen.

EU-tröskelvärden (utan mervärdesskatt)

justerade: 1.1.2022, följande justering: 1.1.2024

Upphandlingslagen 26 §:

Upphandlingslagen 13 § (försörjningssektorer):

Nationella tröskelvärden (utan mervärdesskatt)
Upphandlingslagen 25 §
• Myndigheter och andra som genomför offentlig upphandling (de upphandlande enheter som definieras i 5 § i upphandlingslagen)

Upphandlingslagen tillämpas endast på upphandlingar som överstiger EU-tröskelvärdena och de nationella tröskelvärdena. På så kallade små upphandlingar som understiger tröskelvärdena tillämpas inte upphandlingslagen.  Nationella upphandlingar konkurrensutsätts enligt 11 kap. i lagen och dessutom enligt avdelning I i upphandlingslagen (bl.a. tillämpningsområde, fastställande av uppskattat värde) och IV (gemensamma bestämmelser om upphandlingsbeslut, ändringssökande och övervakning av upphandlingar), om inte något annat nämns i paragraferna i fråga.

Förbud mot att dela upp eller kombinera upphandlingar på ett konstgjort sätt

Upphandlingen får inte delas upp på ett konstgjort sätt för att undvika tillämpning av upphandlingslagen. Vid en upphandling som genomförs uppdelat (t.ex. byggande) ska man i anbudsbegäran för varje del (t.ex. elentreprenad, VVS-entreprenad) tillämpa regler som är förenliga med upphandlingens sammanlagda värde, även om värdet på en enskild underentreprenad ligger under tröskelvärdet.

Upphandlingens värde får inte beräknas med några som helst exceptionella metoder för att undvika tillämpning av bestämmelserna i upphandlingslagen. Varuupphandling eller tjänsteupphandling får inte kopplas till en byggentreprenad eller upphandlingar i övrigt kombineras på ett konstgjort sätt för att undvika tillämpning av bestämmelserna i upphandlingslagen.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingslagen gör det möjligt att tillämpa olika upphandlingsförfaranden. Upphandlingsförfarandet ska beskrivas i upphandlingsannonsen eller anbudsförfrågan. Ett öppet förfarande lämpar sig oftast för konkurrensutsättning av upphandlingar som fått stöd. Direktupphandling är ett undantag från huvudregeln att offentliga upphandlingar ska konkurrensutsättas. Användningen av direktupphandling förutsätter att de lagstadgade förutsättningarna uppfylls, vilket ska motiveras och dokumenteras tydligt och entydigt. Den upphandlande enheten är skyldig att bevisa att den har haft grunder för direktupphandling enligt upphandlingslagen. 

Upprättande av anbudsförfrågan

Anbudsförfrågan är ett av de viktigaste dokumenten i upphandlingsförfarandet. När man förstår tillräckligt väl vad man ska upphandla, kan man också definiera saken med lämplig noggrannhet, skriftligt i anbudsförfrågan.

I anbudsförfrågan presenteras tydligt och entydigt alla krav som gäller föremålet för upphandlingen och anbudsgivaren. Den upphandlande enheten ska meddela att den använder totalekonomisk fördelaktighet som kriterium samt eventuella jämförelsegrunder i meddelandet om upphandling eller i anbudsförfrågan. I anbudsförfrågan ska dessa frågor vara så tydligt specificerade att det möjliggör en jämlik och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivarna.

Anbudsförfrågan består beroende på föremålet för upphandlingen ofta av fler än ett dokument, till exempel texten i anbudsförfrågan samt bilagorna, såsom beskrivningen av föremålet för upphandlingen, avtalsmodellen samt tekniska definitioner. Omsorgsfullt utarbetande av anbudsförfrågan garanterar sannolikt att det inte uppstår oförutsedda överraskningar i konkurrensutsättnings- och beslutsskedet och att upphandlingsprocessen inte till exempel drar ut på tiden i det skedet.

Upphandlingsannons

Att göra en upphandlingsannons är ett obligatoriskt krav. När det gäller upphandling och projekttävling enligt kapitel 11 i upphandlingslagen ska den upphandlande enheten sända en elektronisk annons på finska eller svenska för publicering på webbadressen www.hankintailmoitukset.fi genom att använda den blankett som är avsedd för nationella upphandlingsannonser.

Syftet med upphandlingsannonsen är att informera anbudsgivarna om anbudsförfarandet. Publiceringen av upphandlingsannonsen gör det också möjligt att statistikföra upphandlingarna och samla in uppgifter. I upphandlingslagen fastställs inga minimitidsfrister för nationella upphandlingar. Den upphandlande enheten ska själv bestämma tidsfristerna med beaktande av föremålet för och omfattningen av upphandlingen samt den tid som krävs för att utarbeta anbudet. Den upphandlande enheten skall iaktta de tidsfrister som den bestämmer.

Granskning och jämförelse av anbud

Av anbuden ska det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet väljas. Det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är det anbud som ur den upphandlande enhetens synvinkel är det billigaste sett till priset, det förmånligaste sett till kostnaderna eller som har det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. De jämförelsegrunder som används vid bedömningen av förhållandet mellan pris och kvalitet ska hänföra sig till föremålet för upphandlingen och möjliggöra en objektiv bedömning av anbuden. Den upphandlande enheten ska meddela att den använder totalekonomisk fördelaktighet som kriterium samt eventuella jämförelsegrunder i meddelandet om upphandling eller i anbudsförfrågan. Den upphandlande enheten ska utesluta en anbudssökande eller anbudsgivare ur anbudsförfarandet som inte uppfyller lämplighetskraven. Beslutet ska motiveras.

Upphandlingsbeslut och delgivande

Upphandlaren ska fatta ett skriftligt beslut om hur anbudsförfarandet har avgjorts. Beslutet ska motiveras. Av beslutet skall framgå de väsentliga omständigheter som inverkat på avgörandet samt grunderna för jämförelsen av anbuden. Det är bra att observera att upphandlingsförfarandet endast kan avbrytas av verkliga och motiverade skäl. Ett skriftligt beslut som motsvarar upphandlingsbeslutet ska också fattas om avbrytandet. Upphandlaren ska skriftligen delge sitt beslut med motivering till dem som saken gäller. Till beslutet skall fogas besvärsanvisning och anvisningar för sökande om ändring.

Ingående av upphandlingskontrakt

Upphandlaren ska ingå ett skriftligt upphandlingskontrakt om upphandlingen som undertecknas av upphandlaren och anbudsgivaren. Vid upphandling som överstiger EU-tröskelvärdena ska de lagstadgade väntetiderna iakttas innan upphandlingskontraktet ingås.

Upphandlingsdokument som ska bifogas ansökan om utbetalning av stöd

Som utredning över hur upphandlingsförfarandet har följts ska stödmottagaren i regel bifoga följande dokument till ansökan om utbetalning av stöd: Hilma-annons, anbudsförfrågan, protokoll över öppnande av anbudsförfrågan, inkomna anbud, anbudsjämförelse, upphandlingsbeslut samt upphandlingskontrakt.