5383/04.02.00.01/2023/2/FI
1 JOHDANTO
eCert on Ruokaviraston kehittämä ja ylläpitämä eläinterveystodistusten ja viejärekisterin hallinnointijärjestelmä, jossa voidaan myöntää eläinterveystodistuksia (aiemmin eläinlääkintötodistus) EU:n ulkopuolisiin maihin tapahtuvaan vientiin sekä ilmoittautua viejärekisteriin. Vientitodistuksia myönnetään eCert-järjestelmässä pääosin eläinperäisille elintarvikkeille, mutta myös eläimille, sukusoluille ja rehuille sekä eläinperäisille sivutuotteille. Keskusviranomainen luo eCert-järjestelmään uusia viennin eläinterveystodistuspohjia sitä mukaa, kun viennin kohdemaat hyväksyvät sähköisen järjestelmän käytön, hallinnoi viejärekisteriä ja kehittää ja ylläpitää järjestelmää. Ruokavirasto on vastuussa järjestelmän teknisestä tuesta
Eläinterveystodistuksella tarkoitetaan vientieräkohtaista todistusta, joka sisältää eläintautiehtoja ja/tai jonka allekirjoituskohdassa edellytetään myöntäjäksi virkaeläinlääkäriä. Viennin eläinterveystodistus on laadittava ja myönnettävä sähköisessä todistusjärjestelmässä (eCert tai TRACES), jos näin on sovittu viennin kohdemaan kanssa. eCert-järjestelmässä myönnettävistä eläinterveystodistuksista on sovittu joko Suomen ja viennin kohdemaan välillä (vientiasetus 331/2021, 6 §) tai ne voivat olla yleisiä tuotekohtaisia eläinterveystodistuksia (yleistodistukset) maihin, joiden kanssa EU tai Suomi eivät ole sopineet eläinterveystodistusmallia. Lisätietoa erilaisista vientitodistuksista löytyy Ruokaviraston ohjeesta: Viralliset todistukset elintarvikkeiden, rehujen, elävien eläinten ja eläimistä saatavien tuotteiden viennissä (4441/04.02.00.01/2021).
Sähköisten todistusten käyttöönotolla parannetaan eläinterveystodistusten ja todistusten sisältämien tietojen jäljitettävyyttä sekä todistusten sisältämien tietojen oikeellisuutta. Järjestelmän avulla eläinterveystodistusten käyttöä voidaan yhdenmukaistaa, tiedot ovat näkyvissä asianosaisille viranomaisille sekä toimijoille ja eläinterveystodistusten korvaus ja mitätöinti on helpommin jäljitettävissä. Tietojenvaihto sähköisesti nopeuttaa eläinterveystodistuksen myöntämisprosessia. Todistukset tallentuvat eCertiin, minkä vuoksi valvojan ei tarvitse erillisellä lomakkeella ilmoittaa Ruokavirastoon myönnetyistä eCert-todistuksista tai niihin käytetyistä turvapapereista. Valvojan on säilytettävä alkuperäisen allekirjoitetun eläinterveystodistuksen jäljennöstä vähintään viiden vuoden ajan (eläintautilaki 76/2021, 55 §).
Eläviä eläimiä ja eläinperäisiä tuotteita saavat viedä kaupallisessa tarkoituksessa Suomesta EU:n ulkopuolelle vain Ruokaviraston ylläpitämään viejärekisteriin ilmoittautuneet viejät. Viejärekisteriin ilmoittautuminen on voimassa kolme vuotta ilmoittautumisesta ja maksaa Ruokaviraston hinnaston mukaisesti vuoden 2024 alusta. Viejärekisterissä olevat viejät saavat Ruokavirastosta kohdennetusti tietoa esimerkiksi käynnissä olevista markkinoillepääsyhankkeista, eri kohdemaiden asettamista vientirajoituksista ja mahdollisten eläintautitapausten vaikutuksista vientiin.
2 MÄÄRITELMÄT
Tässä ohjeessa tarkoitetaan:
Eläinterveystodistuksella (aiemmin eläinlääkintötodistus) vientieräkohtaista todistusta, joka sisältää eläintautiehtoja ja/tai jonka allekirjoituskohdassa edellytetään myöntäjäksi virkaeläinlääkäriä. Eläinterveystodistusta voidaan kutsua myös vientitodistukseksi. Valvonta-asetuksen mukaisesti eläinterveystodistuksilla tulee olla yksilöivä koodi (todistusnumero), joka luodaan automaattisesti sähköisessä järjestelmässä.
Järjestelmällä sähköistä viennin eläinterveystodistusten myöntämis- ja hallinnointijärjestelmää eli eCert-järjestelmää.
Keskusviranomaisella Ruokaviraston vientijaostoa.
Laitoksella elintarvikehuoneistoa, eläinten tai vesiviljelyn pitopaikkaa, sukusolujen keräysasemaa, rehualan laitosta tai sivutuotelaitosta.
Kohdemaalla EU-alueen ulkopuolella sijaitsevaa valtiota, johon tuotteet viedään.
Toimijalla viejäyrityksen tai laitoksen eCert-käyttäjää.
Valvojalla virkaeläinlääkäriä, jolla on oikeus myöntää eläinterveystodistuksia vientiin (eläintautilaki, 76/2021, 54 §).
Viejärekisterillä tarkoitetaan eläintautilain 76/2021 (53 §) mukaista Ruokaviraston ylläpitämää rekisteriä. Eläviä eläimiä ja eläinperäisiä tuotteita saavat viedä kaupallisessa tarkoituksessa Suomesta EU:n ulkopuolelle vain Ruokaviraston ylläpitämään viejärekisteriin ilmoittautuneet yritykset, yhteisöt ja yksityiset elinkeinonharjoittajat sekä yksityishenkilöt.
Yleistodistuksella Ruokaviraston luomaa tuotekohtaista eläinterveystodistusta, joka ei ole kohdemaakohtainen.
3 ECERTIN KÄYTÖN ALOITTAMINEN
eCert-järjestelmän käyttöön suositellaan Google Chrome -nettiselainta: https://ecert.ruokavirasto.fi. eCertin kirjautumissivulla ilmoitetaan suunnitelmallisista käyttökatkoksista, jotka usein ajoittuvat perjantain ja maanantain välille, ja mahdollisista muista häiriöistä. Ongelmatilanteissa olethan yhteydessä Ruokaviraston eCert-tukeen: ecert@ruokavirasto.fi.
eCertin käyttäjät koostuvat kolmesta käyttäjätyypistä: toimijat, viranomaiset ja keskusviranomainen. Keskusviranomaisen on mahdollista nähdä valvojien käsittelyssä olevat tai käsitellyt eläinterveystodistukset. Lisäksi keskusviranomainen myöntää virkaeläinlääkäreiden käyttöoikeudet järjestelmään.
3.1 Vientitoimijat
Toimijoiden on mahdollista täyttää ja muokata eläinterveystodistuksia sekä lähettää niitä sähköisesti hyväksyttäväksi valvojalle järjestelmässä. Toimijan tulee myös erikseen ilmoittaa valvojalle etukäteen lähtevästä vientierästä, jotta valvojalla on mahdollisuus suorittaa lastaustarkastus ennen vientierän poistumista valvonta-alueelta (vientiasetus 331/2021, 4 §). Lisäksi toimijat voivat ilmoittautua viejärekisteriin ja tarkastella ilmoittamiaan tietoja eCert-järjestelmässä.
3.1.1 Yrityksen antama valtuutus eCertin käyttöön
Yritysten käyttäjät tunnistautuvat eCertiin Suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta, joka hakee tiedot Digi- ja väestötietoviraston (DVV) väestötietojärjestelmästä. Palveluun voidaan tunnistautua suomalaisilla pankkitunnuksilla, varmennekortilla ja mobiilivarmenteella. Yrityksen puolesta Suomi.fi -palvelun kautta voivat asioida vain henkilöt (esim. toimitusjohtaja ja hänen nimetty sijaisensa), joille on merkitty Suomen kaupparekisterissä tai Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) jokin edustamiseen oikeuttava rooli ja kyseinen rooli on määritelty asiointipalvelussa asiointiin oikeuttavaksi.
Yritykset voivat myös valtuuttaa puolestaan henkilön, yrityksen, yhdistyksen tai muun yhteisön hoitamaan viennin dokumentointia (kuten eläinterveystodistusten täyttöä ja viejärekisteri-ilmoittautumista) Suomi.fi-palvelussa:
1. Tunnistaudu Suomi.fi-valtuuksiin (www.suomi.fi/valtuudet).
2. Valitse asiointirooliksi ”Yrityksen valtuudet”.
3. Valitse yritys, yhdistys tai muu yhteisö, jonka puolesta haluat antaa valtuuden.
4. Valitse ”Anna valtuuksia”.
5. Valitse joko valtuus tai valtuutusoikeus. Valitse valtuus, kun annat henkilölle oikeuden asioida valtuuttajan puolesta. Valitse valtuutusoikeus, kun annat henkilölle oikeuden antaa ja mitätöidä asiointivaltuuksia Suomi.fi-valtuuksissa tietyn sovelluksen osalta. Vahvistuksen jälkeen valtuuttamasi henkilö, esim. vientijohtaja voi jakaa eCert-järjestelmän käyttöoikeuksia yrityksessä.
6. Valitse ”lisää henkilö” ja syötä valitsemasi henkilön nimi ja henkilötunnus (henkilö haetaan väestötietorekisteristä)
7. Valitse valtuus (Kuva 1), jolla saat oikeudet eCert sähköiseen vientitodistusten myöntämisjärjestelmään.
8. Valitse valtuutuksen voimassaoloaika.
Tarkemmat ohjeet löytyvät internetsivuilta: https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/valtuudet/organisaation-valtuudet/valtuuksien-antaminen-organisaationa 
Kuva 1. Valtuusvaihtoehtojen näkymä, joista eCertin valtuutus näkyy sinisellä pohjalla.
Yrityksen edustajien vastuulla on tarkistaa, että eCert-käyttäjätunnukset ovat ajan tasalla ja tarvittaessa lopettaa käyttäjätunnusten oikeudet Suomi.fi-palvelun kautta.
3.1.2 Valtuutuksen pyytäminen eCertiin yrityksestä
Täysi-ikäinen ja täysivaltainen henkilö voi pyytää Suomi.fi-palvelussa asiointivaltuuden myös yrityksen henkilöiltä, joille on merkitty Suomen kaupparekisterissä tai Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) jokin edustamiseen oikeuttava rooli ja kyseinen rooli on määritelty asiointipalvelussa asiointiin oikeuttavaksi.
Lisätietoja valtuuden pyytämisestä löytyy Suomi.fi-sivustoilta:
https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/valtuudet/henkilon-valtuudet/valtuuspyynnon-tekeminen-henkilona.
3.1.3 Toimijan kirjautuminen eCertiin
Yrityksen käyttäjä eli toimija kirjautuu sisään eCert-kirjautumissivun Vientitoimija -välilehdeltä. Suomi.fi-palveluun tunnistautumisen jälkeen toimija valitsee edustamansa yrityksen ja pääsee eCertin etusivulle.
Toimijan sähköpostiosoitetiedot eivät välttämättä siirry Suomi.fi-palvelun kautta eCertiin automaattisesti. Toimija voi määritellä yhteystietonsa eCertiin ”User profile” -kohdasta NEW EMAIL ADDRESSES. Suomi.fi-käyttäjätunnukseen sidottua sähköpostiosoitetta ei voi poistaa eCertin tiedoista, mutta ilmoitusasetuksia voi muokata. Toimijalla on mahdollisuus lisätä korkeintaan kolme sähköpostiosoitetta, joihin eCertin ja Ruokaviraston sähköposti-ilmoituksia voidaan lähettää. Suositeltavaa on, että sähköpostiosoitteisiin lisätään myös mahdollisten sijaisten ja/tai yhteissähköpostilaatikon osoitteet poikkeustilanteita varten. Toimija saa ilmoituksen valvojan myöntäessä vientitodistuksen järjestelmässä. Myös Ruokavirasto lähettää sähköpostitse käyttäjille järjestelmän käyttöön liittyviä tiedotteita ja tiedusteluita.
3.2 Valvojat
Valvojien on mahdollista tarkastella ja myöntää eläinterveystodistuksia järjestelmässä sekä hallinnoida listaa valvomistaan laitoksista. Valvoja voi myös tarkistaa eCert-järjestelmästä viejärekisteriin ilmoittautuneet viejät. Valvoja määräytyy vientierän lastauspaikan mukaisesti, ja valvojana on yleensä Ruokaviraston tarkastuseläinlääkäri tai kunnaneläinlääkäri.
Valvojat tunnistautuvat eCertiin Pääsynhallinnan (PAHA) tunnuksilla samalla tavoin kuin muihinkin viranomaispalveluihin. Valvojat hakevat eCertin virkaeläinlääkärin käyttöoikeuksia PAHA:sta alla olevilla tiedoilla:
- käyttöoikeustyyppi: Sovelluskäyttöoikeus
- sovellus: eCert
- sovelluskäyttöoikeus: eCert Virkaeläinlääkärit
Tunnusten myöntämisprosessi on PAHA:ssa kaksivaiheinen. Käyttöoikeutta hakevan valvojan organisaatioon määritelty esimies puoltaa alaistensa käyttöoikeudet ja eCertille määritellyt keskusviranomaiset hyväksyvät käyttöoikeudet järjestelmään. Organisaation esimiehillä on tarvittaessa vastuu lopettaa käyttäjätunnusten oikeus käyttäjiltä, jotka eivät ole enää esimerkiksi kyseisen organisaation palveluksessa.
Valvoja kirjautuu eCertiin kirjautumissivun ”Viranomainen”-välilehdeltä. Mikäli käyttäjätunnus lukkiutuu liian monesta virheellisestä kirjautumisyrityksestä, lukitus poistuu automaattisesti 10 minuutissa. Vaihtoehtoisesti voit avata lukituksen välittömästi Pääsynhallinnassa ”Avaa lukittu tunnus” -kohdasta.
Valvojan virkasähköpostiosoite siirtyy Pääsynhallinnan kautta automaattisesti eCertiin. eCert lähettää automaattiviestejä valvojalle hyväksyttäväksi lähetetyistä eläinterveystodistuksista, ja Ruokavirasto muita järjestelmän käyttöön ja vientiin liittyviä sähköposteja. Esimerkiksi lähettävän laitoksen valvottavakseen valinnut valvoja saa eCertistä sähköposti-ilmoituksen vientitodistuksen tullessa hänelle hyväksyttäväksi. Sähköpostiosoitteiden ja ilmoitusasetusten hallinta tapahtuu pääsivun oikeassa yläreunassa olevasta ”User profile” -kohdasta painamalla ”NEW EMAIL ADDRESSES”, jonne voi lisäksi lisätä kaksi muuta sähköpostiosoitetta. Suosittelemme, että sähköpostiosoitteisiin lisätään myös mahdollisten sijaisten ja/tai yhteissähköpostilaatikon osoitteet poikkeustilanteita varten ja ilmoitusasetukset pidetään voimassa. Näin sähköposti-ilmoitukset muun muassa myönnettäväksi saapuneista eläinterveystodistuksista saavuttavat myös mahdolliset sijaiset.
4. ECERTIN TOIMINNOT
4.1 Toimijan ja valvojan CERTIFICATES-välilehti
Yrityksen vientitodistukset näkyvät kaikille yrityksen valtuuttamille eCertin käyttäjille ja valvojat näkevät kaikki järjestelmässä tehdyt eläinterveystodistukset (myös luonnokset) niiden laitosten osalta, jotka valvoja on valinnut järjestelmässä valvottavakseen. Etusivun yläosa on jakautunut kolmeen sarakkeeseen, josta nähdään yhdellä silmäyksellä työn alla olevien vientitodistusten tilanne. Alaosan taulukosta löytyvät kaikki valmiit ja kesken olevat vientitodistukset (Kuva 2). 
Kuva 2. Toimijan pääsivu.
UNFINISHED CONSIGNMENTS -sarakkeeseen tulevat näkyviin kaikki toimijalla kesken olevat eläinterveystodistukset, joita valvoja pääse katsomaan silmän kuvasta. WAITING FOR CERTIFICATION -sarakkeessa ovat ne valvojalle lähetetyt vientitodistukset, joita valvoja ei ole vielä hyväksynyt. WAITING FOR PRINTING -sarakkeessa näkyvät ne todistukset, joita valvoja ei ole vielä tulostanut.
Eläinterveystodistuksista näkyy taulukossa todistusnumero, kohdemaa, todistuksen nimi, lähettävä laitos sekä vastaanottaja. Viimeisenä näkyy tieto ”Security paper needed”, jos valvojan pitää tulostaa vientitodistus Ruokavirastosta tilattavalle eCert-turvapaperipohjalle.
Kaikki eläinterveystodistukset näkyvät etusivun alemmassa osiossa olevassa taulukossa: LIST OF ALL YOUR CERTIFICATES. Toimija voi merkitä listan todistuksia suosikeiksi tähtimerkillä ja hakea vientitodistuksia eri tavoin.
Valvojan näkymässä LIST OF ALL YOUR CERTIFICATES näkyvät valvontayksikölle myönnettäväksi tulleet vientitodistukset, joille on tehty toimenpiteitä (hyväksytty/hylätty/korvattu/peruttu).
Taulukkoon on listattu vientitodistuksista seuraavat asiat:
- Todistusnumero (Cert. num. id)
- Todistuksen tila (Status; Draft, Pending, Certified, Cancelled, Replacement requested, Replaced, Revoked)
- Ajankohta, jolloin todistusta on viimeksi muokattu (Last modified)
- Kohdemaa (Country)
- Viennin eläinterveystodistuspohjan nimi (Certificate model)
- Vientierän vastaanottajan nimi (Consignee)
- Info-kohtaan tulee esimerkiksi tieto korvaavasta tai korvattavasta todistuksesta
- ”Actions”-sarakkeessa on eri kuvakkeiden avulla kuvattu mahdollisia toimintoja:
muokkaa lähetyksen tietoja (toimijan näkymässä)
voi tarkastella todistuksen tietoja
voi tulostaa todistus luonnoksena (toimijan näkymä) tai alkuperäisenä todistuksena (valvojan näkymä)
todistus on lähetetty muokattavaksi (toimijan näkymä)
haku- ja poistotyökalut
Taulukkoon on lisätty lisäkenttiä, jotka saadaan näkyviin kohdasta SHOW TABLE EXTRA FIELDS. Tällaisia kenttiä ovat muun muassa Creator (todistusmallipohjan julkaisija) ja Dispatch location (vientilastauspaikka). Nämä kentät saadaan takaisin piiloon tarvittaessa kohdasta HIDE TABLE EXTRA FIELDS.
4.2 Toimijan ja valvojan CONTRACTS-välilehti
Kuva 3. Todistusmallit näkyvät listauksena CONTRACTS välilehdellä.
CONTRACTS-välilehdellä näkyvät kaikki käytettävissä olevat vientitodistusmallit (Kuva 3). Vientitodistuksia voi hakea, suodattaa ja järjestää eri tavoin. Todistusmallipohjan voi tarvittaessa tulostaa.
Taulukkoon on listattu seuraavat asiat:
- Järjestelmän antama todistusnumero (Id)
- Kohdemaa, joihin todistuksella voidaan viedä (Countries), silloin kun kyseessä on maakohtainen todistusmalli
- Vientitodistusmallin nimi (Name)
- Tulostustapa: kopiopaperi (Plain paper) tai Ruokavirastosta tilattava turvapaperi (Security paper)
- Euroopan komission määrittelemä yhtenäinen tullinimike (CN-koodi), mikäli todistuksen käyttöä on rajoitettu tietylle tuoteryhmälle (CN code)
- Päivämäärä, jolloin todistusmalli on julkaistu eCertissä (Published)
4.3 Toimijan ja valvojan EXPORT REGISTRY -välilehti
EXPORT REGISTRY -välilehdeltä toimija tarkastelee tai muokkaa viejärekisteriin ilmoittamiaan tietoja tai tekee uuden ilmoittautumisen rekisteriin. Yrityksellä voi olla vain yksi voimassa oleva ilmoitus rekisterissä. Eläviä eläimiä ja eläinperäisiä tuotteita saavat viedä kaupallisessa tarkoituksessa Suomesta EU:n ulkopuolelle vain Ruokaviraston ylläpitämään viejärekisteriin ilmoittautuneet viejät. Myös lemmikkieläimiä kaupallisessa tarkoituksessa vievien yksityisasiakkaiden tulee ilmoittautua viejärekisteriin.
Lisätietoja viejärekisteristä on Ruokaviraston internetsivuilla.
Kuva 4. Valvojan EXPORT REGISTRY -välilehden taulukkonäkymä. Taulukon tietoja voi rajata, suodattaa ja järjestää eri tavoin.
Valvojan EXPORT REGISTRY -välilehdellä voi tarkastella toimijoiden viejärekisteriin ilmoittamia tietoja (Kuva 4). Valvoja voi rajata viejärekisterin tietoja esimerkiksi yrityksen nimen perusteella painamalla ”Rajaa tuloksia” ja valitsemalla haluamansa yrityksen. Valvoja voi suodattaa taulukon sarakkeita painamalla ”otsikoiden valinta” ja valitsemalla haluamansa tiedot.
4.3.1 Toimijan uusi ilmoitus viejärekisteriin tai olemassa olevan ilmoituksen muokkaaminen
eCert-järjestelmään voivat kirjautua tällä hetkellä vain Y-tunnukselliset toimijat. Toimija tekee uuden ilmoituksen viejärekisteriin täyttämällä joko suomen- tai ruotsinkielisen lomakkeen. Lomakkeen täyttö aloitetaan painamalla ”Luo uusi ilmoitus”. Yrityksen Y-tunnus, nimi ja osoitetiedot ovat automaattisesti täytettyinä lomakkeella yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ), mutta toimijan vastuulla on tarkistaa ja tarvittaessa korjata yrityksen tiedot. Tähdellä (*) merkittyjen kohtien täyttäminen on pakollista. Täytettyään lomakkeen toimija siirtyy yhteenvetoon, josta voi tarkistaa ilmoituksen tiedot. Lopuksi toimija vahvistaa ilmoittautumisen ja voi myös tulostaa yhteenvedon ilmoituksestaan. Toimijat voivat muokata olemassa olevaa viejärekisteri-ilmoittautumistaan ja poistaa sen järjestelmässä. Ongelmatapauksissa ota yhteyttä ecert@ruokavirasto.fi.
Jos yksityishenkilö haluaa ilmoittaa tietojaan viejärekisteriin tai muokata olemassa olevaa viejärekisteri-ilmoitustaan, hän tekee ilmoituksen sähköisellä lomakkeella (https://www.ruokavirasto.fi/teemat/tuonti-ja-vienti/vienti-eun-ulkopuolelle/rekisterit-viennissa/). Ruokaviraston vientijaosto kirjaa annetut tiedot rekisteriin. Jos yksityishenkilö haluaa poistaa ilmoittautumisensa, hän voi olla yhteydessä osoitteeseen vienti@ruokavirasto.fi. Sähköpostiin liitetään tosite alkuperäisestä ilmoittautumisesta.
Rekisteröinti on voimassa kolme vuotta ilmoittautumispäivästä tai viimeisimmästä muokkauspäivästä.
4.3.2. Huomioitavaa viejärekisterilomakkeen täytössä
Toimija täyttää viejärekisterilomakkeelle yrityksen yhteystiedot, vientituotteen tai vietävien eläinten tuotekategorian ja eläinlajin, tuotteita valmistavan laitoksen tai eläinten pitopaikan ja muun vientilastauspaikan tiedot sekä suunnitelmissa olevat viennin kohdemaat (Kuva 5).
Viejärekisterin yhteyshenkilöt saavat kohdennetusti tietoa esimerkiksi käynnissä olevista markkinoillepääsyhankkeista, eri kohdemaiden asettamista vientirajoituksista ja mahdollisten eläintautitapausten vaikutuksista vientiin.
”Kaupallisessa tarkoituksessa vietävät eläinperäiset tuotteet tai elävät eläimet” -kohtaan voi merkitä useita tuotteita ja/tai eläimiä, joita toimija suunnittelee vievänsä EU:n ulkopuolisiin maihin. Eläinperäisten tuotteiden ja eläinten kategoriat valikossa perustuvat maa- ja metsätalousministeriön asetukseen 331/2021.
”Eläinlaji”-kohtaan toimija valitsee sopivan eläinlajin valikosta tai täyttää sen ”muu eläinlaji” -kohtaan, jos valikosta ei löydy sopivaa eläinlajia. ”Lisätiedot”-kohdassa toimija voi tarvittaessa antaa lisätietoja tuotteesta tai eläimistä, jos tuotekategoria ja eläinlaji eivät anna riittävän tarkkaa kuvaa vietävästä tuotteesta/eläimestä (esimerkiksi tuotteena lampaanvilla tai raakanahat).
Kuva 5. Viejärekisterin ilmoittautumislomakkeen kohdat ”eläinlajit”, ”tuotteita valmistavat laitokset tai eläinten pitopaikat” sekä ”muut vientilastauspaikat”.
”Tuotteita valmistavat laitokset tai eläinten pitopaikat” -kohtaan merkitään yksilöivä tunnistetieto ja paikkakunta. Yksilöivä tunnistetieto voi olla esimerkiksi:
- Hyväksytyn elintarvikehuoneiston hyväksymisnumero
- Eläinten tai vesiviljelyn pitopaikkatunnus
- Sukusolujen keräysaseman tai keräysryhmän toimitilojen hyväksymistunnus
- Rehualan laitoksen hyväksymisnumero tai asiakasnumero, jos hyväksymisnumeroa ei ole.
- Sivutuotelaitoksen hyväksymisnumero tai rekisteröintinumero
- Poikkeustapauksissa, kuten rekisteröidyn elintarviketoiminnan yhteydessä, voidaan käyttää myös Y-tunnusta.
Kohtaan ”Muut vientilastauspaikat” kirjataan ainoastaan ne laitokset (esimerkiksi varastolaitokset), joista tuotteet ja/tai eläimet lastataan vientiin ja joita ei ole kirjattu kohtaan ”Tuotteita valmistavat laitokset ja eläinten pitopaikat”.
Kohtaan ”Vientimaat” kirjataan ne EU:n ulkopuoliset maat, joihin toimija vie tai suunnittelee vievänsä tuotteita ja/tai eläimiä. Maat on lueteltu valikossa aakkosjärjestyksessä, ja näkymää voi suurentaa valikon oikeasta alakulmasta. Huomaathan, että maaluettelossa Iso-Britannia on nimellä Yhdistynyt Kuningaskunta.
4.4 Valvojan CONTROLLED FACILITIES -välilehti
Ennen kuin valvoja näkee toimijan tekemiä vientitodistuksia järjestelmässä, hänen on käytävä merkitsemässä järjestelmään valvomansa elävien eläinten tai vientituotteiden vientilaitokset CONTROLLED FACILITIES -välilehdeltä. Muussa tapauksessa päänäkymän etusivu on todennäköisesti tyhjä. Valvojan on myös lisättävä jokainen uusi valvontayksikkönsä vientilaitos järjestelmään manuaalisesti.
Laitoksen valinta tapahtuu kirjoittamalla ”Select a new facility to be controlled” -valintakenttään joko osa laitoksen nimen alkukirjaimista tai laitosnumerosta (Kuva 6).
Kuva 6. Valvottavien laitosten hakukenttä CONTROLLED FACILITIES -välilehdellä.
Laitos lisätään valvottavien laitosten listalle ADD FACILITY -toiminnolla ja painamalla SAVE FACILITIES, jolloin laitos siirtyy valvojan valvottavien laitosten listalle. Valvoja voi myös lisätä kerralla useampia laitoksia listalle ja poistaa laitoksia rivin lopusta löytyvän rastin avulla.
Elintarvikehuoneistojen tiedot haetaan järjestelmään VATI-järjestelmästä. Jos laitoksen tiedoissa on virheitä, valvoja voi muokata niitä VATI-järjestelmässä. Jos vientilaitosta ei löydy hakutoiminnolla eCertistä, otathan yhteyttä Ruokavirastoon osoitteeseen ecert@ruokavirasto.fi.
4.5 Toimijat - eläinterveystodistuksen täyttäminen
Toimija täyttää vientierän tiedot eläinterveystodistukselle eCertissä. Eläinterveystodistuksessa on yleisesti neljä osiota:
- Yleiset tiedot (mm. toimijan ja kuljetuksen tiedot)
- Tuotetiedot (mm. tuotteen kuvaus ja alkuperä)
- Kohdemaan kanssa sovitut todistuskohtaiset tuontivaatimukset ja mahdolliset muun valtion kautta tapahtuvan kuljetuksen edellyttämät tiedot ja vaatimukset (Attestation).
- Virkaeläinlääkärin allekirjoitus- ja leimakenttä
Kuva 7. Todistuksen kulku eCertissä ja todistuksen tilamuutokset kaaviokuvana.
Vientitodistusten myöntämis- ja hylkäämisprosessia on kuvattu kuvassa 7. Toimija voi hylätä vientitodistuksen luonnoksena ja jo myönnettynä, jolloin sen tila todistuslistauksessa muuttuu Cancelled-tilaan. Valvoja voi myös hylätä hyväksyttäväksi lähetetyn vientitodistuksen (DENY). Tätä voi käyttää esimerkiksi, kun vientierä ei täytä todistuksen Attestation-osan vaatimuksia. Valvoja voi hylätä myös jo myönnetyn todistuksen (REVOKE), jolloin vientitodistusta ei voi enää muokata.
Valvoja voi pyytää toimijaa korjaamaan todistusta ennen hyväksymistä (SEND FOR MODIFICATION) tai korvaamaan todistuksen hyväksymisen jälkeen (RETURN TO BE REPLACED), jolloin toimija pääsee muokkaamaan vientitodistusta valitsemalla REPLACE.
4.5.1 Toimijan osuus eläinterveystodistuksen täyttämisessä
Toimija luo uuden vientitodistuksen (CREATE NEW CERTIFICATE) CERTIFICATES-välilehdeltä. Toimija valitsee ensin alkuvalikosta kohdemaan, tuoteryhmän ja vientilastauslaitoksen (Dispatch location), josta vientituotteet lastataan vientiin ja lähetetään. Huomaathan, että vientilastauslaitoksen valinta määrää valvontaviranomaisen, jolle vientitodistus lähetetään myönnettäväksi. Mikäli vienti on mahdollista vain tietyistä hyväksytyistä laitoksista, Dispatch location -valikossa näkyvät vain kohdemaan hyväksymät vientilaitokset. Toimija voi hakea laitoksia nimellä tai laitosnumerolla. Vientitodistus tallentuu todistusnumerollisena luonnoksena järjestelmään CREATE-toiminnolla.
Sellaisissa kentissä, joissa on info-merkki, löytyy suomenkielistä ohjeistusta kentän täyttämiseen, ja ne kannattaa lukea huolellisesti (Kuva 8).
Tähdellä (*) merkittyjen kohtien täyttäminen on pakollista. Vientitodistukselle ilmestyy teksti ”This field is not optional”, jos pakollisia kenttiä on täyttämättä. Merkintä häviää, kun tiedot on täytetty kenttiin.
Kuva 8. Pakolliset kentät ja erillinen ohjetekstikenttä.
eCert-järjestelmän hyväksyttyjen elintarvikehuoneistojen laitostiedot tulevat lähtökohtaisesti VATI- järjestelmästä, joka on ympäristöterveydenhuollon keskitetty toiminnanohjaus- ja tiedonhallintajärjestelmä. Jos laitoksen tiedot ovat virheelliset, valvoja voi muokata niitä VATI-järjestelmässä tai toimija voi muokata tietoja todistuskohtaisesti (EDIT) (Kuva 9).
Kuva 9. Laitoskenttien muokkaus EDIT-toiminnolla.
Muutetut laitostiedot näkyvät vientitodistuksessa sekä toimijan että valvojan näkymissä huomiomerkein, jota osoittamalla näkyy tieto alkuperäisestä muokkaamattomasta tiedosta (Kuva 10). Ulkomaalaisten yritysten tiedot kirjoitetaan käsin valitsemalla ”Unlisted facility / Free modification”.
Osa kentistä on kirjoitussuojattuja, jolloin ne eivät näy vientitodistusta täytettäessä vaan vasta todistuksen esikatselunäkymässä.
Kuva 10. Varoituskolmio esikatselunäkymässä.
Vietävän tuotteen erätiedot täytetään useimmiten taulukkomuodossa. Taulukkoon lisätään rivejä kohdasta ADD NEW ITEM (kuva 11). Jos tuotetietojen täyttöä varten on useita taulukoita, taulukkorivit lisätään jokaiseen taulukkoon erikseen. Taulukkorivit voi myös poistaa.
Kuva 11. Tuoterivien lisäys vientitodistukselle.
Kohdemaan kanssa sovitut todistuskohtaiset tuontivaatimukset ja mahdolliset muun valtion kautta tapahtuvan kuljetuksen edellyttämät tiedot ja vaatimukset on kirjoitettu todistuksen Attestation-osioon. Joskus toimijan täytyy valita tai lisätä vientierään sopivaa tietoa Attestation-osioon. Tuontivaatimuksiin on voitu lisätä joko täytettäviä tekstikenttiä vientierän tietoja varten tai vaihtoehtokohtia, joista toimija valitsee vientieräkohtaiset vakuudet vientierälle. Tällaiset vientieräkohtaisesti täytettävät kentät näkyvät todistusmallissa. (kuvat 12 ja 13).
Kuva 12. Esimerkki todistuksen vakuutusosioon täytettävästä tiedosta
Kuva 13. Toimijan näkymä todistuksen täyttövaiheessa.
Eläintautivakuusosion tautivakuusvaihtoehdoissa kaikki vaihtoehdot ovat automaattisesti yliviivattuina. Vientierää koskeva ehto valitaan ehtokohdan edessä olevasta valintaruudusta, jolloin yliviivaus poistuu ehtokohdan päältä. Sopivia vaihtoehtoja voi olla valittavissa myös ehdon sisällä, jolloin ensin valitaan kahdesta vaihtoehdosta, joka saattaa sisältää edelleen eri vaihtoehtoja (Kuva 14). Toimija voi tarkistaa vientitodistuksen esikatselusta, että oikea ehtokohta näkyy yliviivaamattomana.
Kuva 14. Oikean ehtokohdan valinta eläintautivaihtoehdoista.
Toimija voi tallentaa vientitodistuksen keskeneräisenä luonnokseksi, ja vientitodistusta voi katsella esikatselunäkymässä painamalla NEXT (PREVIEW). Toimija voi myös poistaa vientitodistusluonnoksen käytöstään (DELETE) tai peruuttaa jo valvojalle myönnettäväksi lähettämänsä todistuksen (CANCEL), jolloin vientitodistuksen tilaksi todistuslistaukseen tulee Cancelled. Vientitodistusta ei voi enää muokata Cancelled-tilassa, vaan on aloitettava uusi vientitodistus.
4.5.2 Eläinterveystodistuksen lähetys varmennettavaksi ja yhteydenpito valvojaan
Toimija lähettää vientitodistuksen myönnettäväksi sähköisesti lastauspaikan valvojalle (REQUEST CERTIFICATE) (Kuva 15).
Kuva 15. Todistuksen lähettäminen valvojalle myönnettäväksi.
Toimijalle avautuu lisäksi mahdollisuus kirjoittaa viesti valvojalle. Vahvistuksen (CONFIRM) jälkeen myönnettävästä vientitodistuksesta lähtee automaattisesti ilmoitus kaikkien niiden valvojien sähköpostiosoitteisiin, jotka ovat valinneet todistukselle merkityn lastauspaikan järjestelmässä valvomakseen laitokseksi.
Mikäli todistus on keskeneräinen eikä kaikkia pakollisia kenttiä ole täytetty, täyttösivun alareunaan ja esikatselunäkymän lokitietoruutuun tulee tieto: ” Not all required fields are filled!”, ja REQUEST CERTIFICATE näkyy harmaana. (Kuva 16). Tällaista keskeneräistä vientitodistusta ei voi lähettää valvojalle myönnettäväksi ennen kuin toimija on täyttänyt kaikki pakolliset kentät.
Kuva 16. Eläinterveystodistuksella on täyttämättömiä kenttiä.
Toimijan on varmistettava, että vientilastauspaikan valvoja saa tiedon lähtevästä erästä. Varmistus esimerkiksi puhelimitse on tärkeää etenkin, kun toimija lähettää ensimmäistä kertaa uuden vientitodistuksen valvojalle myönnettäväksi. Valvojalla tulee olla valittuna kyseinen vientilastauslaitos valvottavaksi laitoksekseen ja sähköposti-ilmoitukset valittuna käyttäjäprofiiliin, jotta eCertin lähettämä sähköposti-ilmoitus tavoittaa valvojan. Toimija saa tiedon sähköposti-ilmoituksen vastaanottavista valvojista esikatselunäkymän lokitiedoista sekä tiedon, jos kukaan ei ole valinnut vientilastauslaitosta valvottavakseen (Kuva 17). Vientitodistusta ei voi lähettää eteenpäin, jos vientilastauspaikkaa ei valvo kukaan eCertissä.
Kuva 17. Tieto vientitodistuksen vastaanottavasta valvojasta.
Kun vientitodistus on lähetetty valvojalle, vientitodistus siirtyy etusivun taulukossa WAITING FOR CERTIFICATION- sarakkeeseen (Kuva 2). Vientitodistuksen voi tarvittaessa tulostaa tai tallentaa pdf-tiedostona (PRINT). Sivun oikeaan yläosaan tulostuu tällöin sana DRAFT sekä todistusnumero todistuskehyksen ulkopuolelle (kuva 18). Ainoastaan valvojalla on mahdollisuus tulostaa alkuperäinen ja myönnetty vientitodistus ORIGINAL-merkinnällä. 
Kuva 18. Todistusluonnokseen tulostuvat merkinnät, joista näkee todistuksen tilan.
Toimija voi kopioida jonkin aikaisemmin täytetyn vientitodistuksen uuden todistuksen pohjaksi (COPY), jolloin uuteen todistusluonnokseen kopioituvat samat tiedot kuin aiemmassa vientitodistuksessa. Jos todistusmallista on luotu uusi versio, vanhaa todistusta ei voi enää kopioida. Vientitodistukselle tulee tällöin näkyviin ilmoitus: ” Newer version of certificate model available; copy disabled!”. Mikäli kopioidussa vientitodistuksessa on käytetty laitostietoa, joka ei enää ole eCertissä aktiivinen, todistukselle tulee ilmoitus: ”Consignment dispatch facility is no longer active!”.
Valvojalla on mahdollisuus palauttaa vientitodistus toimijalle korjattavaksi ennen todistuksen myöntämistä, jos todistuksen tiedoissa on havaittu esimerkiksi virheitä/puutteita. Tällöin valvojan palauttama todistus muuttuu takaisin Draft-tilaan. Täydennyksen jälkeen toimija lähettää vientitodistuksen uudelleen valvojan hyväksyttäväksi.
4.5.3 Eläinterveystodistuksen korvaaminen ja hylkääminen
Jos vientitodistus on jo myönnetty ja siinä havaitaan virheitä, tehdään korvaava todistus. Sekä toimijalla että valvojalla on mahdollisuus palauttaa todistus korjattavaksi RETURN TO BE REPLACED -toiminnolla.
Kuva 19. Korvatun todistuksen tiedot näkyvät info tekstissä.
Vientitodistus palautuu tällöin ”Replacement requested” -tilaan. Korvaava vientitodistus tehdään REPLACE-toiminnolla, jolloin todistus saa uuden todistusnumeron sekä viittauksen korvattuun todistusnumeroon. Löydät korvatut todistustiedot etusivun todistuslistausnäkymästä info kentästä (Kuva 19). Toimija voi poistaa tarvittaessa hyväksytyn todistuksen käytöstä lopullisesti REVOKE-toiminnolla. Toimintoa käytetään esimerkiksi silloin, jos vientierä on tuhoutunut.
4.6 Valvojat - eläinterveystodistusten hyväksyminen, korvaaminen ja hylkääminen
Vientitodistuksen myöntää vientilastauspaikkaa valvova virkaeläinlääkäri. Valvojilla ei ole mahdollisuutta muokata tai lisätä tietoja vientitodistuksiin eCert-järjestelmässä. Valvojien tehtävä on valvonta-asetuksen ((EU) 2017/625, 89 §) mukaisesti varmistaa, että kaikki kyseistä vientierää koskevat todistuksen kohdat on täytetty. Erityisen tärkeää on tarkistaa, että toimija on täyttänyt oikein ja riittävästi tuontivakuusosion (Attestation). Eläinterveystodistuksia myöntävän valvojan tulee varmistua kaikkien vientitodistuksella olevien ehtojen täyttymisestä ennen todistuksen myöntämistä. Vientitodistuksen myöntäjän tiedossa on oltava, mitä tutkimuksia ja tarkastuksia todistuksen myöntäminen edellyttää. Lisätietoja myöntämisvaatimuksista löytyy myös Ruokaviraston ohjeesta ”Viralliset todistukset elintarvikkeiden, rehujen, elävien eläinten ja eläimistä saatavien tuotteiden viennissä” (4441/04.02.00.01/2021).
Kun toimija lähettää vientitodistuksen valvojalle hyväksyttäväksi, eCert-järjestelmä lähettää automaattisesti sähköposti-ilmoituksen asiasta laitosta valvoville valvojille ja muihin valvonnan sähköposteihin (Kuva 20).
Kuva 20. Automaattinen sähköposti-ilmoitus myönnettävästä todistuksesta.
Vientitodistus näkyy eCertissä etusivun taulukossa WAITING FOR CERTIFICATION -kohdassa, josta todistuksen sisältöä voi tarkistaa. Vientitodistukselle on rakennettu huomiomerkkejä tietojen tarkistamista varten. Jos toimija on muokannut alkuperäisiä eCert-järjestelmän kautta tulleita tietoja, kenttään ilmestyy punainen varoituskolmio. Varoituskolmiosta näkee kentän alkuperäiset automaattiarvot. Huomiomerkintää on käytetty esimerkiksi laitostietojen yhteydessä, joissa laitoksen nimeä, osoitetta ja laitosnumeroa on muokattu vastaamaan kohdemaan hyväksyttyjen laitosten listalla olevia tietoja. Lisäksi valvojalle näkyy toimijoille suunnattuja ohjeita ja huomioita vientitodistuksen täyttämistä varten sellaisista kentistä, joissa on info-merkki.
4.6.1 Eläinterveystodistuksen palauttaminen toimijalle muokattavaksi tai hylkääminen ennen hyväksymistä
Kun valvoja on valinnut laitoksen eCert-järjestelmässä valvomakseen laitokseksi, hän saa sähköpostitse tiedon, kun toimija lähettää eläinterveystodistuksen hyväksyttäväksi. Valvoja varmentaa todistuksen tarkastettuaan lähtevän vientierän tiedot sekä varmistettuaan asetettujen vientiehtojen täyttymisen. Hän voi myös palauttaa todistuksen toimijalle korjattavaksi tai hylätä sen, mikäli vientierä ei täytä sille asetettuja vaatimuksia. Hyväksytty todistus tulostetaan kopiopaperille tai Ruokavirastosta tilattavalle turvapaperille kohdemaasta riippuen. Valvoja allekirjoittaa ja leimaa todistuksen virallisella leimalla. Jos alkuperäinen todistus katoaa tai siinä huomataan virheitä, sille voidaan tehdä korvaava todistus. Korvaava todistus linkittyy automaattisesti järjestelmässä erälle myönnettyyn alkuperäiseen todistukseen. Valvoja pääsee tarkistamaan eCert-järjestelmästä myös viejien viejärekisteriin ilmoittamat lakisääteiset tiedot (eläintautilaki 76/2021, 53 §).
Mikäli vientierän tiedoissa on virheitä tai puutteellisuuksia, valvoja voi palauttaa todistuksen toimijalle muokattavaksi (SEND BACK FOR MODIFICATION). Valvoja kirjoittaa vientitodistuksen palauttamisen syyn lisätietokenttään. Kun valvoja vahvistaa palautuksen (CONFIRM), vientitodistus siirtyy takaisin toimijan muokattavaksi Draft-tilaan. Toimija lähettää muokatun vientitodistuksen uudestaan valvojalle hyväksyttäväksi.
Valvoja voi myös hylätä hyväksyttäväksi lähetetyn vientitodistuksen (DENY), kun vientiä ei voi hyväksyä edes muokkaamalla vientitodistusta.
4.6.2. Eläinterveystodistuksen myöntäminen ja tulostaminen
Valvoja myöntää todistuksen CERTIFY-toiminnolla. Todistukset tulostetaan kaksipuoleisina (PRINT) joko tavalliselle kopiopaperille tai turvapaperille vientitodistusmallista riippuen. Alkuperäiseen todistukseen muodostuu oikeaan ylälaitaan kehyksen yläpuolelle sana ORIGINAL ja Certificate number (Kuva 21). Tulostuksen jälkeen valvoja allekirjoittaa ja leimaa vientitodistuksen virallisella leimalla.
Kuva 21. Alkuperäisen todistuksen tunnisteet.
4.6.3. Turvapaperipohjien tilaus ja käyttö
Turvapaperipohjissa on yksilöivä tunniste sivun keskellä alareunassa QR-koodina sekä tekstinä. Turvapaperipohjan sivussa lukee tietoa sähköisestä todistuksesta sekä yhteystiedot todistuksen verifioimiseksi. Valvojat tilaavat turvapaperipohjia Ruokavirastosta Pikantti- extranetistä. Tilaukset on yhdistettävä eCertin käyttäjätiliin, minkä takia valvojan on ensin kirjauduttava järjestelmään.
Valvoja yhdistää käytetyt turvapaperit todistukseen (PRINT AND MARK SECURITY PAPERS). Valvoja tulostaa varmennetun vientitodistuksen turvapaperille ja kirjaa turvapaperitunnisteet Add security paper ID-kenttään MARK AS USED - toiminnolla (Kuva 22). Mikäli todistuksessa on enemmän kuin kaksi sivua, turvapaperitunnisteita täytyy lisätä useampi yhdelle vientitodistukselle. Lopuksi valvoja tallentaa käytetyt turvapaperinumerot painamalla SAVE PAPERS, jolloin eläinterveystodistus yhdistyy turvapaperipohjaan. Muistathan tarkistaa tulostumisen onnistumisen ennen kuin merkitset turvapaperit käytetyiksi.
Jos turvapaperi tuhoutuu tai häviää, valvoja voi käyttää MARK AS DESTROYED -toimintoa. Jos tulostus on epäonnistunut, valvoja voi vielä muuttaa turvapaperitunnisteen CANCEL MARKINGS -toiminnolla. Jos valvoja ei esimerkiksi pysty merkitsemään turvapaperitunnistetta tai se on jo aikaisemmin merkitty käytetyksi, valvoja voi olla yhteydessä osoitteeseen ecert@ruokavirasto.fi.
Kuva 22. Turvapaperitunnisteiden lisäys järjestelmään.
4.6.4 Myönnetyn eläinterveystodistuksen korvaaminen ja hylkääminen
Valvoja voi korvata todistuksen (REQUEST FOR REPLACEMENT), jolloin todistus palautuu toimijalle muutoksia/korjauksia varten. Toimija valitsee Replace, kun haluaa tehdä vientierälle korvaavan vientitodistuksen. Korvaavan vientitodistuksen todistusnumeroon tulee automaattisesti tieto alkuperäisestä todistuksesta.
Valvojalla on mahdollisuus peruuttaa myönnetty vientitodistus kokonaan käytöstä, jolloin vientitodistus poistuu toimijan näkymästä. Valvojalle kyseinen todistus jää kuitenkin näkyviin Revoked-tilaan. Tätä toiminnallisuutta ohjeistetaan käyttämään vain äärimmäisissä tapauksissa eli esimerkiksi jos lasti tuhoutuisi matkalla kohdemaahan eikä korvaavaa todistusta näin ollen enää tarvita.
Huomiona, että valvoja näkee kaikki myöntämänsä vientitodistukset siitäkin huolimatta, ettei enää valvoisi laitosta. Tällöin valvojan näkymässä lukee vientitodistuksen infotekstissä ”Facility not controlled” ja todistuksen yleisissä tiedoissa ” You are not controller of the facility”.
5. ONGELMATILANTEET
Ongelmatilanteissa ota heti yhteys Ruokavirastoon ecert@ruokavirasto.fi. Yleisten järjestelmäpäivitysten ajan järjestelmään ei välttämättä pääse kirjautumaan, ja ne ajoittuvat usein perjantain ja maanantain väliselle ajalle. Päivitykset ovat ohi yleensä muutamassa tunnissa ja niistä pyritään tiedottamaan hyvissä ajoin eCertin etusivulla.