Usein kysyttyä kasvinterveys-Tracesista

TracesNT-käyttöönotto

 

Kuinka saan uuden Traces-käyttäjätunnuksen?          

Jokainen käyttäjä anoo henkilökohtaiset tunnukset suoraan Traces-järjestelmästä. Ensimmäisen hakijan hyväksyy Ruokavirasto pääkäyttäjäksi, muut yrityksen pääkäyttäjä. Kts. Ohje pääkäyttäjille Traces-tunnusten hakemiseksi (pdf)

Olen hakenut tunnuksia mutta en ole saanut asiasta viestiä enkä pääse järjestelmään. Mitä minun pitäisi tehdä?                                    

Yrityksen Traces-pääkäyttäjä hyväksyy yrityksen muut käyttäjät Traces-käyttäjiksi. Ole ensisijaisessa yhteydessä oman yrityksesi Traces-pääkäyttäjään ja kysy asiasta lisätietoa. Mikäli olet yrityksesi pääkäyttäjä, eli haet ensimmäisenä yrityksellesi Traces-käyttöoikeutta, niin ota yhteyttä Ruokavirastoon kasvinterveys.traces@ruokavirasto.fi .

Mikä toiminto TracesNT:ssä valitaan tunnuksia hakiessa?                

Toiminnot-kohdassa kaikilla kasvituotteiden maahantuojilla on ”Taimiviljely”. Tämä johtuu Tracesin teknisistä ominaisuuksista. Huolitsijoilla Toiminnot-kohdassa lukee ”Vastuussa lastista”. Kts. Ohje pääkäyttäjille Traces-tunnusten hakemiseksi (pdf)

Tuon puutavaraa tai pyöreää puuta. Traces-järjestelmässä yritykseni kohdalla lukee Toiminnot kohdassa ”Taimiviljely (PLANTS)” tai ”Kasvien juurrutus (PLANTS)”. Pitäisikö minun valita/pyytää puutuotteiden tuonti (FLEGT) toimintoa yritykselleni?                         

Ehdottomasti ei. FLEGT-lupajärjestelmä koskee VPA-maista tuontia (tällä hetkellä ainoastaan Indonesia). Lisätietoa löydät Flegt-lupajärjestelmän sivuilta. PLANTS toiminto koskee kasvinterveyslainsäädännön mukaisia toimijoita ja heidän tuomiaan tuotteita, kuten esimerkiksi männyn (Pinus Sylvestris) ja kuusen (Picea abies) pyöreä puu tai sahatavara. Mikäli rooli on haettu ja saatu aiheettomasti, roolin poistoa voi pyytää Ruokavirastosta.

Tunnuksia luotaessa valikosta ei löydy meidän tuotettamme. Minkä osion ja toiminnon valitsemme?             

Kasvinterveystodistusta vaativia tuotteita maahantuovat toimijat valitsevat osioksi Plant nurseries (PLANTS) ja toiminnoksi Taimiviljely tai Kasvien juurrutus.

Yritykseni löytyy Traces-järjestelmästä, mutta sille ei ole Vastuussa lastista (RFL) toimijan tehtävää. Miten haen uusia toimijan tehtäviä järjestelmässä?                    

Uusia toimijan tehtäviä/toimintoja haetaan samoin kuin ensimmäistä toimijan tehtävää/toimintoa. Tällöin ei tarvitse kuitenkaan enää hakea EU Login-järjestelmään tunnuksia vaan haetaan uutta toimijan tehtävää/toimintoa suoraan Tracesissa.      

Mitä tietoja pitää ilmoittaa luotaessa uutta toimijaa/yritystä Tracesiin?     

Kts. Ohje yrityksen luomiseksi Traces-järjestelmään (pdf) ja Ohje pääkäyttäjille Traces-tunnusten hakemiseksi (pdf).

Olen luomassa Tracessiin uutta toimijaa. Kyseessä on venäläinen puuntoimittaja, joka myy Suomeen puuta. Saamissamme Tracesin täyttöohjeissa kehotetaan laittamaan yrityksen tarkenteeksi INN tai EORI. Mikä on oikea kohta INN-numerolle?           

Voitte käyttää kansallista yritysnumerokenttää INN-numerolle. Yrityksellänne tulisi olla yksi tunnistenumero.

Onko sillä merkitystä, lukeeko lähettäjän tiedoissa uusi vai voimassa?    

Vahvistamme suomalaiset yritykset voimassa oleviksi, kun hakemukset on käsitelty. Muut jäävät tilaan uusi. Tila ei vaikuta käyttöön Tracesissa.

 

Tuonti-ilmoituksen (CHED-PP) täyttö

 

Mistä tiedän mikä CHED tyyppi pitää valita kun niitä on : CHED-A, CHED-P, CHED-D ja CHED-P                        

Eläinperäisten tuotteiden uusi dokumenttimalli on CHED-P (Common Health Entry Document for animal Products) ja eläville eläimille CHED-A (Common Health Entry Document for Animals). Vanhassa Traces-järjestelmässä ilmoitus on nimeltään CVED (Common Veterinary Entry Document). 

Kasveille, kasvituotteille ja puutavaralle dokumenttimalli on CHED-PP (Common Health Entry Document for Plants, Plant Products and Plant propagating material) ja rehun sekä tehostetun tuontivalvonnan alaisten ei-eläinperäisten elintarvikkeiden dokumenttimalli on CHED-D (Common Health Entry Documet for feed and food of non-animal origin).

Onko kasvinterveydelliseen tuloasiakirjaan (CHED-PP) pakko ilmoittaa kasvinterveystodistuksen numero?              

Mikäli tuot istutettavaksi tarkoitettuja kasveja tai puutavaraa muualta kuin Venäjältä, tulee sinun lisätä kasvinterveystodistuksen numero ja skannata kasvinterveystodistus CHEDin liitteeksi. Tämä nopeuttaa tuontiprosessia, ja saat tavaran nopeammin käyttöön.

Mikäli tuot jaksotullauksen piiriin kuuluvaa kasvinterveystodistusta vaativaa pyöreää puuta tai puutuotteita (hake, sahatavara, paneeli, jne.) Venäjältä, riittää CHEDillä jaksotullauksen numero ja jakson aloituspäivämäärä. Rajalla on ilmoitettava Arexin antama MRN- ja TracesNT:n antamat CHED-numerot. Huomioithan, että kuun lopussa tehdyt CHEDit seuraavalle kuukaudelle pitää ilmoittaa seuraavan kuun jaksotullausnumerolla mutta edellisen kuukauden päivämäärällä, koska kohdan päivämäärä ei voi olla tulevaisuudessa."

Onko kasvinterveydelliseen tuloasiakirjaan (CHED-PP) pakko ilmoittaa käytetyn kuljetusvälineen tunnus (esim. auton rekisterinumero)?               

Kuljetusväline on pakollinen tieto. Ruokavirasto suosittaa laittamaan myös tunnuksen, koska se mahdollistaa tarkastuskuormien yhdistämisen asiakirjoihin.

Voiko kasvinterveydellisen tuloasiakirjan (CHED-PP) tehdä etukäteen?  

Kyllä voi. CHEDin voi jättää luonnostilaan, jolloin sitä voi tarvittaessa täydentää. On siis mahdollista tehdä kerralla paljon CHEDejä, joita voi lähettää päätöstä varten tuontierien saapumisen mukaan. Lähettämisen jälkeen tietoja pääsee muuttamaan, niin kauan kuin CHED on tilassa UUSI. CHEDejä voi kopioida jo lähetetyistä CHEDeistä "Kopioi uutena"-toimintoa käyttäen, jolloin kaikkea tietoa ei tarvitse aina täyttää uudestaan.

Olen tehnyt CHEDin, mutta se ei näy viranomaisille. Miksi?            

Olet luultavasti ainoastaan tallentanut CHEDin painamalla "save". CHED tulee viranomaisten nähtäväksi, kun painat "Lähetä päätöstä varten"-painiketta.

Kuinka kauan etukäteen kasvinterveydellinen tuloasiakirja (CHED-PP) tulee olla tehtynä?      

Lainsäädännön mukaan CHED on tehtävä viimeistään 4 h ennen tuontierän saapumista rajalle. Käytännössä riittää, että CHED on tehtynä viimeistään siinä vaiheessa, kun erä on rajalla. Mitä aikaisemmassa vaiheessa CHED on täytetty, sitä nopeammin tuontiprosessi voi edetä ja kasvintarkastajat tehdä mahdollisen tuontierään kohdistuvan kasvintarkastuksen.

Lähetin CHEDin vahingossa. Miten saan sen poistettua?                   

Ei huolta. Niin kauan kuin ilmoitus on tilassa "UUSI", voit muokata ilmoitusta tai poistaa sen.

Lähettämälläni CHEDillä on väärää tietoa. Miten saan tiedot muutettua?

Tietojen täyttämisessä kannattaa olla tarkkana ja tallentaa CHED luonnoksena niin pitkään kuin mahdollista. Kun saat tuontierästä tarkempaa tietoa voit täydentää luonnoksen ja lähettää sen päätöstä varten viranomaiselle. Niin kauan kuin ilmoitus on tilassa "UUSI", voit muokata ilmoitusta tai poistaa sen. Jos muutat jo kerran päätöstä varten lähetettyä CHEDiä, on se lähetettävä uudelleen päätöstä varten.

Olen puun ja puutavaran maahantuoja. CHED-PP:n OSA I kohdassa I.31. Description of consignment tuotetyyppi-listasta ei löydy selkeästi puutavaraa, haketta tai pyöreää puuta. Minkä tuotetyypin valitsen?  

  • Hakkeet: Kasvituotteet (muut)
  • Pöly: Kasvituotteet (muut)
  • Puru: Kasvituotteet (muut)
  • Kuori: Plant product (bark)
  • Pintalauta/Sekalainen
  • Jätepuu: Kasvituotteet (muut)
  • Pyöreä puu (kuidut tukit): Kasvituotteet (muut)
  • Sahatavara: Plant products (sawn wood)

Tarvitseeko kestopuusta tehdä CHED-PP -ilmoitus?  

Riippuu tavaran CN-koodista eikä ”kestokäsittelystä”. Terveystodistusta tarvitsevat puutavarakoodit löytyvät täältä: Kasvinterveysvaatimukset (pdf).

Näenkö Tracesissa onko viranomainen jo ottanut tuontierän käsittelyyn?

Kun menet Tracesissa kohtaan Todistukset – CHED ja haet kyseisen tuontierän hakukentästä CHED-numeroa käyttämällä, näkyy oikeassa reunassa kohta ”Tila”. Kun olet lähettänyt CHEDin, tila on "Uusi" (sininen). Kun "Tila" vaihtaa väriä, viranomaiskäsittely on alkanut.

Näenkö Tracesissa onko viranomainen jo hyväksynyt tuontierän?

Kun menet Tracesissa kohtaan Todistukset – CHED ja haet kyseisen tuontierän hakukentästä CHED-numeroa käyttämällä, näkyy oikeassa reunassa kohta ”Tila”. Kun "Tila" on "Validoitu", erä on hyväksytty.

Samassa kuljetusvälineessä voi olla useampia kasvinterveystodistuksellisia eriä. Voinko tehdä vain yhden CHEDin kuljetusvälinettä kohden?

Et voi. Kasvinterveydellinen tuloilmoitus eli CHED-PP on kasvinterveystodistuskohtainen.

Mikä yritys merkitään lähettäjäksi, kun kauppoja on ketjutettu?  

Kasvinterveydellisen tuloilmoituksen eli CHED-PP:n kohdassa I.1. Lähettäjä/viejä = Sama EU:n ulkopuolisessa maassa sijaitseva yritys, joka on merkitty lähettäjäksi kasvinterveysterveystodistuksessa. Kts.

Mitä jos tuotteelle ei löydy EPPO koodia edes kategoriasta muut?                         

Komissio on tunnistanut, että kaikille kasveille ei löydy EPPO-koodia. Ilmoita puuttuva kasvisuku ja CN-koodi Ruokavirastolle (kasvinterveys.traces@ruokavirasto.fi). Jos EPPO-koodia ei löydy, käytetään lähimpänä olevaa, kunnes oikea koodi tulee järjestelmään.

Tarvitaanko EPPO-koodia? Mikä se on?

EPPO-koodi on pakollinen tieto. Se on tunniste, jota käytetään Euroopan ja Välimeren kasvinsuojeluorganisaatiossa (EPPO) sekä Traces-järjestelmässä tunnistamaan maataloudelle ja kasvinsuojelulle tärkeitä kasveja, tuholaisia ja taudinaiheuttajia.

Mikä laitetaan vastaanottajaksi CHED:PP:lle, kun venäläinen puutavara tulee Suomeen laivattavaksi EU:n ulkopuolelle? Kasvinterveystodistuksessa olevaa EU:n ulkopuolista vastaanottajaa ei pystynyt tallentamaan järjestelmään.                   

Kts. Ohje maahantuojille CHED-PP:n täyttämiseksi (pdf), kohta Transit.

Jostain syystä en voi tehdä CHED-PP sertifikaattia. Näppäintä "Create" ei ole.           

Yritykseltänne todennäköisesti puuttuu "vastuussa lastista" -toimijan tehtävä. Uusia toimijan tehtäviä/toimintoja haetaan samoin kuin ensimmäistä toimijan tehtävää/toimintoa. Tällöin ei tarvitse kuitenkaan enää hakea EU Login-järjestelmään tunnuksia vaan haetaan uutta toimijan tehtävää/toimintoa suoraan Tracesissa.      

 

Tarkastuspaikat/Purkupaikat

 

Minne ilmoitan yrityksen tarkastuspaikat (Control Point) tuontiin liittyen?         

Ruokaviraston sivuille täyttämällä hakemuksen valvontapisteeksi.

Mistä näen yrityksen ilmoittamat tarkastuspisteet (Control Point) ja purkupaikat liittyen tuontiin?                  

Käytettävissä olevia tarkastuspaikkoja voi hakea Traces-sivuilla kohdassa "Organisaatiot - Controlled destinations". Tarkastuspaikkaa voi hakea esim. osoitteen avulla.

Tarvitseeko meidän hakea tarkastuspaikkaa, jos rahtikirjassa mainittu purkupaikka löytyy Traces-järjestelmästä? Pitääkö toimija linkittää yritykseemme?   

Jos purkupaikka on siellä valittavissa ja toimija on sen sinne pyytänyt lisättäväksi, teidän ei tarvitse pyytää ko. tarkastuspaikkaa lisättäväksi. Jos se ei löydy järjestelmästä, teidän tulee pyytää sitä lisättäväksi sinne ohjeiden mukaan. Ei tarvita linkitystä yritykseenne.

Tuomme sahatavaraa, polttohaketta ja kuitupuuta Venäjältä useille asiakkaille Suomessa. Toimituspaikat vaihtuvat jatkuvasti. Pitääkö nämä lukuisat purkupaikat ilmoittaa?  

Tarkastuspaikan ei tarvitse olla sama kuin määränpään. Tuontierän määränpää pitää ilmoittaa Traces-järjestelmään tehtävässä kasvinterveydellisessä tuloilmoituksessa. Mikäli haluatte, voitte käyttää yhtä ja samaa paikkaa kaikkien tuontierien tarkastamiseen.  Sahatavarasta, polttohakkeesta ja kuitupuusta vain 1% ohjautuu tarkastukseen, joten kaikkia määränpäitä ei tarvitse ilmoittaa tarkastuspaikoiksi, mikäli tällainen yksi paikka löytyy.

Mitä tietoja julkiselle nettisivulle laitetaan tarkastuspaikasta?      

Täydellinen osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lista on aakkosellinen lista paikoista, joissa kasveja ja puutavaraa tarkastetaan. Listalla ei yhdistetä asiakkaita (maahantuojaa/lähettäjää) ja paikkoja toisiinsa. Mikäli paikkoja ei julkisteta, ainoa mahdollisuus on tarkastaa tuontierät rajalla.

Jos ilmoitamme asiakkaidemme luvalla myös heidän yhteystietojansa purkupaikoiksi, niin tuleeko silloin nettisivulle näkyviin yhteys meidän yrityksemme ja tämän asiakkaan tiloissa olevan purkupaikan välillä?                      

Ei tule. Ei ole väliä, lisääkö purkupaikan asiakas vai yrityksenne.

Kannattaako meidän ilmoittaa nyt kaikki mahdolliset tarkastuspaikat, joihin saattaa tulla toimituksia tulevaisuudessa, vai vain ne, joihin tällä hetkellä on toimituksia?                

Uuden tarkastuspaikan tulee täyttää lainsäädännön vaatimukset, joiden täyttymisen viranomainen tarkastaa ennen tarkastuspaikan hyväksymistä. Tarkastuspaikka hyväksytään viimeistään kahden viikon kuluttua hakemuksen tekemisestä. Sujuvan tuonnin varmistamiseksi mahdollisia tarkastuspaikkoja kannattaa hakea hyvissä ajoin.

Kuinka kauan kestää, että tarkastuspaikka näkyy CHED-PP -ilmoituksen valinnoissa?  

Olemassa oleva tarkastuspaikka näkyy heti. Uusi tarkastuspaikka näkyy CHED-PP-ilmoituksen valinnoissa viimeistään kahden viikon kuluttua hakemuksen tekemisestä.

 

Muut kysymykset


Olen saanut useita viestejä Tracesilta. Mihin tämä liittyy?               

Ohjelma lähettää automaattisesti viestejä esimerkiksi tehdyistä CHEDeistä (automated CHED notifications). Viestejä pystyy hallinnoimaan käyttäjäprofiilin Muokkaa omaa profiiliasi -kohdasta  "Ensisijaiset ilmoitusvalinnat".

Meillä ei ole tietoa, kuka yrityksessämme on pääkäyttäjä. Mistä tieto löytyy?

Järjestelmästä pystyy Organisaatiot-valikosta Käyttäjät-kohdasta näkemään kaikki yrityksen käyttäjät, myös pääkäyttäjän. Sitä kautta voitte tarkastaa, kuka teillä toimii pääkäyttäjänä. (kuvankaappaus)

Mikä on kasvinterveydellisen tuloasiakirjan (CHED-PP) ja kasvinterveystodistuksen suhde?           

CHED-PP on toimijan antama kasvinterveydellinen tuloasiakirja, joka kasvinterveystodistusta vaativilta eriltä on tuonnin edellytys 14.12.2019 alkaen. Kasvinterveystodistus on lähettäjämaan viranomaisen antama todistus siitä, että erä täyttää sille asetetut kasvinterveysvaatimukset.

Onko olemassa testiympäristöä, jossa voi harjoitella järjestelmän käyttöä?        

Suomessa käyttöönotto on toteutettu ilman testiympäristön käyttöä, ja käyttäjät ovat kokeneet järjestelmän helppokäyttöiseksi. Mikäli koette, että ohjeemme ovat puutteellisia tai lisäohjeita tarvitaan, niin otattehan yhteyttä kasvinterveys.traces@ruokavirasto.fi.

Voiko Traces-järjestelmää käyttää EU:n ulkopuolella?                       

Kyllä voi. Järjestelmää voi käyttää useilla kielillä ympäri maailmaa. Kieli valitaan omista asetuksista. Lähettävä yritys ja vastaanottava viranomainen voivat lukea järjestelmää omalla kielellään. Tällä hetkellä Tracesia ei kuitenkaan pysty käyttämään kyrillisillä aakkosilla, eli venäjäksi.

Onko Tracesia mahdollista käyttää ainoastaan internet-selaimella?                         

Toistaiseksi kyllä. Komissio ei ole avannut järjestelmän rajapintaa, joka mahdollistaisi suoran integroinnin yritysten tai viranomaisten omiin järjestelmiin.

Onko Traces-järjestelmälle varamenettelyä, jos ohjelma ei toimi? Tuontierät eivät voi jäädä rajalle odottelemaan, koska se on kallista.         

Kts. Varamenettely-ohje (tulossa).

Haluaisin tilata Traces-uutiskirjeen, miten se onnistuu?                    

Voitte ilmoittaa yrityksenne yhteystiedot osoitteeseen kasvinterveys.traces@ruokavirasto.fi ja ilmoittaa otsikkokentässä "Haluan postituslistalle", niin lisäämme yrityksenne sinne.

Koskeeko Traces vain tuontia?                 

Traces-järjestelmä koskee kasvi- ja puutuotteiden osalta tuontia EU-maiden ulkopuolelta.

Miten Traces NT ja Traces classic -sivusto eroavat toisistaan?       

Kts. Ruokaviraston Traces-pääsivu

 

Neuvonta ja ohjeistus

Pyydämme ystävällisesti osoittamaan Traces-järjestelmään liittyvät kysymykset ja palautteen osoitteeseen: kasvinterveys.traces@ruokavirasto.fi.

Sivu on viimeksi päivitetty 16.6.2020