Kun uutta lisäainetta, aromia tai entsyymiä halutaan käyttää elintarvikkeiden valmistuksessa, siitä tulee tehdä hakemus Euroopan komissiolle, joka pyytää asiasta lausunnon Euroopan elintarviketurvallisuusviranomaiselta EFSA:lta. Saatuaan lausunnon komissio joko tekee esityksen aineen ottamiseksi hyväksyttyjen aineiden luetteloon tai lopettaa asian käsittelyn, jos aineen hyväksymiselle ei ole perusteita. Hakemusta käsiteltäessä otetaan tieteellisen riskinarvioinnin lisäksi huomioon myös yhteiskuntaan, talouteen, perinteisiin, etiikkaan ja ympäristöön liittyvät näkökohdat.
Samaa hyväksymismenettelyä sovelletaan myös silloin, kun jo hyväksytyn lisäaineen, aromin tai entsyymin käyttöä halutaan laajentaa tai rajoittaa.
Hyväksymismenettelyn vaiheista säädetään Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EU) N:o 234/2011.