Rekisterinpitäjä
Viraston nimi: Ruokavirasto
Yhteyshenkilö: Ota yhteys Ruokaviraston kirjaamoon ja kerro yhteydenotossa, mitä aineistoa yhteydenottosi koskee.
Osoite: PL 100 (Mustialankatu 3), 00027 RUOKAVIRASTO
Sähköpostiosoite: kirjaamo@ruokavirasto.fi
Puhelinnumero: 029 530 0400
Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterinpitoperuste:
- EU:n kasvinterveysasetus EU/2016/2031
- EU:n valvonta-asetus EU/2017/625
- Kasvinterveyslaki 1110/2019
- Taimiaineistolaki 1994/1205
- Laki metsänviljelyaineiston kaupasta 2022/241
- Komission asetus EY/1598/2002 neuvoston direktiivin 1999/105/EY soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä toimivaltaisten viranomaisten keskinäisen hallinnollisen avunannon osalta
Käsittelyn tarkoitus: Tietoaineiston tarkoituksena on säädettyjen viranomaistoimien johtaminen, kehittäminen, ohjaaminen ja suorittaminen kyseisten säädösten valvomiseksi.
Käsiteltävän aineiston tietosisältö
Päätietoryhmät: Kasvinterveyden ja taimiaineiston valvonnan osalta tietoaineisto sisältää tiedot toimijoista, jotka markkinoivat, tuottavat markkinointia varten, maahantuovat tai vievät taimia, kasveja, kasvituotteita ja muita tavaroita, joiden mukana kasvintuhooja voi helposti levitä. Tietoaineistossa on tiedot myös toimijoihin kohdennetuista viranomaistoimenpiteistä, kuten tarkastukset, näytteenottotiedot ja - tulokset sekä annetut todistukset, luvat ja seuraamukset.
Metsänviljelyaineiston kaupan valvonnan osalta tietoaineisto sisältää tiedot metsänviljelyaineiston tuotantoon hyväksytystä perusaineistosta, perusaineistosta, jonka hyväksyminen on peruutettu, metsänviljelyaineiston kantatodistuksista sekä toimijoista, jotka tuottavat, markkinoivat tai maahantuovat metsänviljelyaineistoa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Toimivaltainen valvontaviranomainen kerää tietoja toimijalta itseltään ja valvonnassa tehtyjen havaintojen perusteella. Toimivaltaiset viranomaiset ovat kasvinterveys ja taimiaineiston valvonnan osalta Ruokavirasto, Elinvoimakeskukset ja Tulli sekä metsänviljelyaineiston valvonnan osalta Ruokavirasto.
Vastaanottajat, joille henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti
Kasvinterveyden ja taimiaineistojen valvonnan osalta elinvoimakeskukset ja Tulli voivat käyttää tietoja omien lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseen. Tullille toimitettujen tietojen rekisteriin merkitsemisestä, käytöstä ja luovuttamisesta säädetään henkilötietojen käsittelystä Tullissa annetussa laissa (650/2019).
Kasvinterveyden valvontaan liittyen Ruokaviraston verkkosivuilla julkaistaan luettelo toimijoista, joille on myönnetty lupa myöntää kasvipasseja tai ISPM15-standardin mukainen merkinnän käyttöoikeus. Samalla sivulla julkaistaan myös sallitut rajatarkastusasemat ja valvontapisteet kasvien ja kasvituotteiden maahantuontia varten.
Jos toimija on rekisteröitynyt toiminimellä (eli ei Y-tunnuksella), välitetään heidän henkilötietoja laskutuksen yhteydessä Palkeisiin.
Kasvinterveyden valvonnan karanteenikasvintuhoojalöydöksistä lähetetään notifikaatiot EU:n komissiolle ja jäsenmaille sekä Euroopan ja Välimerenmaiden kasvinsuojeluorganisaatio EPPO:lle muodossa, jossa yksittäinen toimija ei ole tunnistettavissa. Tuhoojalöydöksistä ja muista merkittävistä poikkeamista raportoidaan myös maa- ja metsätalousministeriölle sekä tarvittaessa Tullille ja poliisille.
Kasvinterveyden, taimiaineiston ja metsänviljelyaineiston valvonnan tuloksista raportoidaan maa- ja metsätalousministeriölle, EU-komissiolle ja/tai kansallisesti muodossa, josta yksittäinen toimija ei ole tunnistettavissa.
Tietojen siirto EU-/ETA-alueen ulko¬puolelle tai kansainväliselle järjestölle
Rekisteristä ei luovuteta tietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, ellei Kansallisarkisto ole määrännyt niitä pysyvään säilytykseen. Säilytysajat on määritelty tiedonohjaussuunnitelmassa.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Rekisterin käyttöoikeudet myönnetään vain henkilöille, joiden virkatehtävään ne liittyvät. Tunnukset ovat henkilökohtaisia. Toimijoilla on pääsy vain omiin tietoihinsa. Salasanat lähetetään turvasähköpostina.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen
Tarkastuspyyntö tulee esittää omakätisesti allekirjoitetussa asiakirjassa. Tarkastuspyyntöä ei voida toteuttaa puhelimitse. Tietoja tarkastusoikeuden nojalla pyytävä voi esittää tarkastuspyynnön myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tällöin tulee valmistautua todistamaan henkilöllisyytensä. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava tiedon etsimiseksi ja toimittamiseksi tarpeelliset seikat. Niitä ovat esim. nimi, osoite ja tarvittaessa esim. henkilötunnus, mihin asiaan liittyviä tietoja halutaan tarkastaa sekä halutaanko tarkastaa kaikki tiedot vai tiedot esimerkiksi joltain tietyltä ajanjaksolta.
Lomake tarkastuspyynnön tekemiseksi löytyy Tietosuoja-sivulta.
Yksilöity tarkastus- tai oikaisupyyntö tehdään toimittamalla pyyntö rekisterinpitäjälle (kirjaamo@ruokavirasto.fi) tai tietosuojavastaavalle (tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi).
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojensa poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä rekisteröidyllä ei myöskään ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, tai oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiseen järjestelmään. Myöskään oikeutta rajoittaa henkilötietojen käsittelyä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla ei ole (560/2021, 2.2 §).
Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus siihen, että henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla.
Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat osoitteessa www.tietosuoja.fi.