Tietosuojailmoitus – Ruokaviraston järjestämien koulutusten ja tapahtumien tietoaineisto

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Laki Ruokavirastosta (371/2018, 2.1 § 10 k): Ruokavirastolle kuuluvat toimialaansa liittyvä viestintä, tiedotus, neuvonta, koulutus sekä kansainvälinen yhteistyö.

Ruokavirasto järjestää koulutuksia ja tapahtumia sille annettujen tehtävien mukaisesti. Näistä viestiminen oikeille kohderyhmille on tärkeää Ruokavirastolle laissa määrätyn tehtävän suorittamiseksi.

Kerättyjä tietoja käytetään siltä osin, kun ne kuuluvat Ruokaviraston toimijoiden ja sidosryhmien kouluttamiseen, ja yhteistyösuhteiden hoitamiseen, yhteydenpitoon, hallinnointiin ja kehittämiseen. Ruokavirasto käsittelee henkilötietoja sen järjestämisvastuulle kuuluvissa sidosryhmille ja yhteistyökumppaneille suunnatuissa koulutuksissa, tapahtumissa, työpajoissa, verkkokoulutuksissa, sähköisissä oppimisympäristöissä, kokouksissa ja niihin liittyvässä viestinnässä mukaan lukien yleishyödyllinen tiedottaminen ja yhteisöille kohdistettu viestintä.

Käsiteltävän aineiston tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja Ruokaviraston yhteistyökumppaneista sekä sidosryhmiin kuuluvista henkilöistä.

• (a) henkilön (rekisteröidyn) perustiedot: nimi, yhteystiedot eli puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite;
  • verkkokoulutusalusta Priiman toimittaja käsittelee maatilarekisterin tietoja (osallistujan sähköpostiosoite). Sähköpostiosoite siirtyy ja tallentuu koulutusalustalle osana järjestelmään kirjautumista ja koulutuksen todennusprosessia.
• (b) henkilön (rekisteröidyn) työhön ja asemaan liittyvät julkisesti saatavilla olevat tiedot kuten koulutus, työpaikka (organisaatio), tehtävänimike;
• (c) henkilön (rekisteröidyn) käyttämä kieli; kurssisuoritukset (verkkokoulutusalusta Pinja ja Priima)

Edellä mainittujen lisäksi henkilörekisteri saattaa sisältää seuraavia henkilötietoja niistä henkilöistä (rekisteröidyistä), jotka osallistuvat Ruokaviraston järjestämään tapahtumaan (kuten seminaarit ja muut vastaavat tilaisuudet). Tiedot poistetaan kahden viikon kuluessa tapahtumasta.

• (d) osallistujan (rekisteröidyn) mahdolliset ruoka-ainerajoitukset/-allergiat ja muut mahdolliset järjestelyissä huomioitavat seikat. (Webpropol)

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään erilaisten Ruokaviraston järjestämien tilaisuuksien, tapahtumien tai koulutusten yhteydessä. Tietoa syntyy osana Ruokaviraston toimintaa henkilön osallistuessa tapahtumiin, kokouksiin ja kun hänelle kohdistetaan viestintää.

Vastaanottajat, joille henkilötietoja luovutetaan säännön-mukaisesti

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa Euroopan komissiolle raportoinnin tai auditointien yhteydessä.

Tietojen siirto EU-/ETA-alueen ulko­puolelle tai kansainväliselle järjestölle

Henkilötietoja ei luovuteta EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Kaikkien ohjelmistotoimittajien palvelimet sijaitsevat EU:n ja ETA:n alueilla.

Henkilötietojen säilytysaika

Tapahtumarekisterin tiedot poistetaan tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyn ajan kuluessa. Tämä on pääsääntöisesti kymmenen vuotta. Numerollisesti tietoja käytetään tilastointiin toimintakertomusta varten.

Verkkokoulutusalusta (Pinja): viisi vuotta

Koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumiset (Webropol): kolme vuotta

Asiakaskyselyt (Webropol): kolme vuotta

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältäviä mahdollisia fyysisiä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat palvelimilla, joita säilytetään lukitussa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelimet on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Ruokavirasto on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Ruokaviraston työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on sallittua ja teknisesti mahdollistettua käyttäjähallinnan keinoin ainoastaan erityisesti valituille ja rajatuille henkilöille, joiden on työtehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä tällaisia tietoja.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.