Tämän ilmoituksen tarkoituksena on informoida henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti. Ilmoitusta päivitetään tarvittaessa.
Tämä tietosuojailmoitus kertoo, mihin tarkoitukseen henkilötietojasi käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on rekisteröitynä. Tämä tietosuojailmoitus koskee Suojelupoliisin (jäljempänä myös Supo) tekemiä turvallisuusselvityksiä.
Tämä dokumentti kuvaa henkilötietojen käsittelyä Ruokaviraston vastuulla olevien ja lakisääteiseen toimivaltaan kuuluvien turvallisuusselvityksiin liittyvien tehtävien hoidossa. Saat tästä dokumentista tiedon, mihin tarkoitukseen henkilötietojasi käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on rekisteröitynä.
Rekisterinpitäjä
Viraston nimi: Ruokavirasto
Yhteyshenkilö: Ota yhteys Ruokaviraston kirjaamoon ja kerro yhteydenotossa, mitä aineistoa yhteydenottosi koskee. Esim. turvallisuusselvitykset.
Osoite: PL 100, 00027 Ruokavirasto
Sähköpostiosoite: kirjaamo@ruokavirasto.fi
Puhelinnumero: 0295 024 107, 0295 029 317
Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@ruokavirasto.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Ruokavirastossa henkilötietoja käsitellään turvallisuusselvityksen hakemista varten. Turvallisuusselvitysten tarkoituksena on turvallisuusselvityslain (726/2020) mukaisesti parantaa mahdollisuuksia ennakolta ehkäistä toimintaa, joka voi vahingoittaa valtion turvallisuutta, maanpuolustusta, Suomen kansainvälisiä suhteita, yleistä turvallisuutta tai muuta niihin verrattavaa yleistä etua taikka erittäin merkittävää yksityistä taloudellista etua taikka edellä tarkoitettujen etujen suojaamiseksi toteutettavia turvallisuusjärjestelyjä.
Ruokavirasto hakee turvallisuusselvitystä henkilöstöstä ja muista henkilöistä, kun turvallisuusselvityslain mukaiset edellytykset täyttyvät. (Turvallisuusselvityslaki 18 §. 19 §, 20 §, 21 § ja 22 §). Henkilötietoja käytetään Ruokaviraston toimesta turvallisuusselvitysten hakumenettelyssä Supon sähköisessä asiointijärjestelmässä. Turvallisuusselvitysrekisterin rekisterinpitäjänä toimii Suojelupoliisi.
Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti siihen, että käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (Laki Ruokavirastosta 371/2018).
Käsiteltävät henkilötiedot
Ruokavirasto käsittelee turvallisuusselvityksen laajuudesta riippumatta seuraavia henkilötietoja:
- nimi
- henkilötunnus
- asema/nimike
- organisaatio
- yhteystiedoista sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- tehtävän perustiedot
Henkilötietojen antaminen on turvallisuusselvityksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Sinun on pakko toimittaa henkilötiedot turvallisuusselvityksen tekemiseksi tai selvitystä ei voida tehdä.
Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
Suojelupoliisi ilmoittaa Ruokavirastolle kirjallisella ilmoituksella, jos selvitystä tehtäessä on tullut esiin sellaista tietoa selvitetystä henkilöstä, minkä Suojelupoliisi katsoo olevan selvitetyn henkilön luotettavuuden arvioinnin kannalta merkityksellistä. Kirjallisten ilmoitusten ilmoitusosan säilytysaika määrittyy seuraavasti: kirjallinen ilmoitus hävitetään heti, kun se ei enää ole tarpeen selvitystä haettaessa ilmoitetun käyttötarkoituksen kannalta, kuitenkin viimeistään kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun tieto selvityksestä on saatu.
Ruokaviraston omassa hallinnassa pidetään Supon rekisteriin pohjautuvaa alarekisteriä, jossa on henkilön nimi sekä viimeisimmän turvallisuusselvityksen päivämäärä. Näitä tietoja käytetään seurantaan, keillä selvitys on voimassa ja milloin on uusimisajankohta. Tähän rekisteriin on pääsy vain henkilöillä, joilla pääsy on tehtävien hoidon takia välttämätöntä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään hakuilmoituksen jättämisen yhteydessä.
Henkilötietojen vastaanottajat
Ruokavirasto voi luovuttaa henkilötietoja Supolle turvallisuusselvityksen laatimiseksi.
Henkilötietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ja oikeus saada jäljennös omista henkilötiedoistasi (yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artikla).
Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tiedot (yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artikla).
Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisesti, kun:
- olet tuonut esiin henkilötietojesi virheellisyyden ja rekisterinpitäjä (Ruokavirasto) on tarkistamassa asiaa;
- tietojasi käsitellään lain vastaisesti, mutta et halua, että tietosi poistetaan;
- Rekisterinpitäjä (Ruokavirasto) ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet perusteesi.
Ruokavirasto ei tee automaattiseen päätöksentekoon, kuten profilointiin, perustuvia päätöksiä.
Voit esittää oikeuksiasi koskevan pyynnön Ruokavirastolle. Yhteystiedot löytyvät kohdasta 1.
Tiedot ja toimenpiteet ovat rekisteröidylle maksuttomia, paitsi jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti.
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu (Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi).