Kun toimija ilmoittautuu luomuvalvontaan, tämän rekisteritietoihin laitetaan virallinen asiointikieli suomi- tai ruotsi. Asiointikieli määräytyy sen mukaan minkä kielen toimija on valinnut itselleen rekisteröityessään Patentti- ja rekisterihallitukseen. Kielen valinta näkyy toimijan kaupparekisteriotteessa. Asiakirjat (luomusuunnitelma, luomutodistus) ja luomutarkastukset tehdään toimijan rekisteröimällä kielellä. Toimijan tulee laatia valvontajärjestelmään liittyvät asiakirjat valitsemallaan kotimaisella kielellä, eli suomeksi tai ruotsiksi. Näin tarkastaja pystyy arvioida asiakirjojen sisältöä luomutarkastuksella.
Yhteinen kieli tarkastajan kanssa on tärkeää, joten kutsu tarvittaessa paikalle henkilö, joka voi toimia tulkkina tarkastuksella.