Jokaisen toimijan tulee tehdä luomusuunnitelma ennen toiminnan aloittamista ja valvontaan liittymistä. Luomusuunnitelmassa toimija kuvaa, mitä luomutoimintaa yrityksellä on, missä toimintaa harjoitetaan ja miten yritys käytännön toimenpitein varmistaa luomusäädösten noudattamisen tuotannon, valmistuksen ja jakelun eri vaiheissa.
Luomusuunnitelmasta tulee löytyä kuvaukset
- toiminnasta (mitä tehdään ja kenelle)
- erilläänpidosta (jos samoissa tiloissa käsitellään myös tavanomaisesti tuotettuja tuotteita)
- kirjanpidosta ja taseesta
- tuotteiden koostumuksesta
- pakkausmerkinnöistä
- kuljetusjärjestelyistä
- mahdollisista alihankinnoista
- puhdistustoimista (jos toiminnassa on myös tavanomaisia elintarvikkeita)
- asiakirjoihin tulevista luomumerkinnöistä
Luomusuunnitelmaa tulee päivittää ja tehdä siihen tarvittavat muutokset ja korjaukset aina kun toiminnassa tapahtuu muutoksia, esimerkiksi uusi tuote tulee valikoimiin, tuotteen koostumus muuttuu tai tuote poistuu valikoimista.
Vuosittaisella tarkastuksella tarkastetaan kuinka hyvin suunnitelma vastaa toimintaa ja kuinka hyvin suunnitelmaa on noudatettu.