eCert – myndighetsguide för exportintygs‑ och exportörsregistersystemet

3. eCerts användare och funktioner

I eCert finns tre användargrupper: exportörer, officiella veterinärer och Livsmedelsverkets exportsektionen.

• Exportörer kan fylla i de djurhälsointygsmallar i eCert, skicka dem elektroniskt till den officiella veterinären för godkännande samt lämna in och uppdatera anmälningar till exportörsregistret.
• Officiella veterinärer kan utfärda och skriva ut djurhälsointyg samt granska exportörernas uppgifter i exportörsregistret. Den officiella veterinären bestäms alltid enligt lastningsplatsen för sändningen.
• Livsmedelsverket beviljar åtkomsträttigheter för officiella veterinärer, administrerar de intygs- och registeruppgifter som finns i systemet och ansvarar för systemets utveckling och tekniska stöd.

4.2 Logga in i eCert och uppdatera e‑postinställningar

Logga in i eCert på ecert.ruokavirasto.fi genom att välja fliken myndighet och logga in med samma användaruppgifter som i Pääsynhallinta. eCert fungerar bäst i Google Chrome.

• Om kontot låses upphävs spärren automatiskt efter 10 minuter. Du kan också låsa upp kontot direkt i Pääsynhallinta under öppna låst konto.

Din tjänste‑e‑post överförs automatiskt till eCert. Du får aviseringar om intyg som skickats för utfärdande. Livsmedelsverket kan även skicka meddelanden om eCert och export.

I User profile kan du hantera e‑postadresser och aviseringar. Lägg till en ny adress under new email address. Aktivera email notifications och spara genom att välja save.

• Du kan lägga till högst två extra adresser. Vi rekommenderar att lägga till ersättare och/eller en gemensam funktionsbrevlåda.
• Håll aviseringarna aktiva så att alla berörda personer får nödvändiga meddelanden.

4.3 Välj exportanläggningar du kontrollerar

Din eCert‑vy är tom tills du lägger till de anläggningar du kontrollerar. Lägg till alla anläggningar som du ansvarar för i Controlled facilities.

1. Skriv en del av anläggningens namn eller nummer i select a new facility to be controlled.
2. Välj rätt anläggning i listan och lägg till den i dina kontrollerade anläggningar med add facility. Du kan lägga till flera anläggningar samtidigt.
3. Ta bort anläggningar genom att klicka på krysset längst till höger på raden.
4. Spara listan med save facilities.

Uppgifter om livsmedelsanläggningar hämtas till eCert från Vati‑systemet. Om uppgifterna är felaktiga, korrigera dem i Vati. Övriga anläggningar läggs in i systemet av Livsmedelsverkets exportsektion. Om du inte hittar en anläggning i eCert, kontakta: ecert@ruokavirasto.fi.

Säkerställ att du har lagt till alla exportanläggningar som du kontrollerar i eCert. Detta är viktigt eftersom du endast kan utfärda djurhälsointyg i eCert åt exportörer som är kopplade till anläggningar på din lista.

4.4 Lämna in underskriftsprov vid behov

Utfärdandet av vissa intyg kräver att den officiella veterinärens underskrifts‑ och stämpelprov har skickats till importlandets myndigheter. Livsmedelsverkets exportsektion kontaktar dig om ett prov behöver lämnas in.

5. Exportörsregistret – säkerställ att exportörens uppgifter är aktuella

Att vara registrerad i Livsmedelsverkets exportörsregister är en lagstadgad skyldighet för exportörer som exporterar djur eller animaliska produkter till länder utanför EU. Kontrollera innan du utfärdar ett djurhälsointyg att exportören har anmält den aktuella produkten och det aktuella importlandet i exportörsregistret.

I Export register ser du exportörernas anmälda uppgifter. Du kan söka uppgifter med företagets namn eller använda avancerad sökning (tarkennettu haku) och välja vilka kolumner som visas (valitse näytettävät sarakkeet).

Om exportörens registeranmälan inte är uppdaterad ska du be exportören att uppdatera sina uppgifter innan du utfärdar intyget.

Observera: anmälan till exportörsregistret innebär inte att exportören har marknadstillträde. Godkännandet beviljas alltid av importlandets myndighet. Mer information om exportörsregistret.

6. Djurhälsointyg – så utfärdar du intyg

6.2 Vid behov: returnera eller avslå intyg

Som officiell veterinär kan du inte redigera uppgifterna i intyget direkt i eCert. Om det finns brister eller fel kan du eller exportören returnera intyget för redigering innan utfärdandet.

1. Välj send back for modification för att skicka intyget tillbaka till exportören.
2. Skriv orsaken till återföringen i fältet för tilläggsinformation (visas för exportören).
3. Bekräfta med confirm.Efter redigering kan exportören skicka djurhälsointyget på nytt för ditt godkännande.

Om sändningen inte uppfyller kraven och redigering inte ändrar detta, välj deny för att avslå intyget.
Ange orsaken i fältet för tilläggsinformation (visas för exportören) och bekräfta med confirm.

6.3 Utfärda och skriva ut intyg

När du har försäkrat dig om att alla uppgifter i djurhälsointyget är korrekta, går så här:

1. Utfärda intyget med certify.
2. Skriv vid behov ett meddelande till exportören i fältet för tilläggsinformation.
3. Bekräfta med confirm. Den officiella veterinärens namn, datum och plats läggs automatiskt till i intyget.
4. Skriv ut intyget dubbelsidigt med print, antingen på vanligt kopieringspapper eller, i särskilda fall, på säkerhetspapper beställt från Livsmedelsverket. 
   • I intygets övre högra hörn skrivs följande ut: ORIGINAL certificate number: FIXXX
5. Underteckna och stämpla intyget med din officiella stämpel.

Användning av säkerhetspapper

I vissa fall har Finland och importlandet avtalat att djurhälsointyget ska skrivas ut på säkerhetspapper. I sådana fall visas texten security paper needed i intyget.

• Under början av år 2026 finns det två sådana intygstyper i eCert: Kinas mjölkintyg och Taiwans svinintyg

Beställ säkerhetspapper via Livsmedelsverkets Pikantti‑extranet för officiella veterinärer. För att beställningen ska lyckas måste du ha loggat in i eCert minst en gång.

Säkerhetspappersblanketterna har en unik identifierare (QR‑kod och textkod). På sidan av blanketten finns information om det elektroniska intyget samt kontaktuppgifter för att verifiera intyget.

Koppla säkerhetspappers‑ID till intyget

1. Börja i intygsvyn. Välj print and mark security papers. Skriv ut djurhälsointyget på säkerhetspapper och säkerställ att utskriften lyckades.
2. Om utskriften lyckades:
   
   • Ange säkerhetspapprets ID i fältet Add security paper ID.
   • Välj mark as used.
   • Upprepa på samma sätt för alla säkerhetspapper som användes.
   • Välj save papers för att koppla säkerhetspappers‑ID:t till intyget.
3. Om utskriften misslyckades:
   
   • Ange säkerhetspapprets ID i fältet Add security paper ID.
   • Välj mark as destroyed för att makulera säkerhetspappret.
     
     • Om du av misstag valde mark as used, ta bort markeringarna med cancel markings och börja om från steg 1. Kom ihåg att också markera misslyckade ID:n med mark as destroyed innan du väljer save papers.
   • Välj save papers för att återgå till intygsvyn.
   • Börja utskriften om från steg 1.
4. Om utskriftsfelet upptäcks först efter att du har valt save papers, eller om du inte kan markera säkerhetspappers‑ID:t: kontakta Livsmedelsverkets eCert‑team: ecert@ruokavirasto.fi.

6.4 Ingen rapportering behövs – men bevara kopian

Alla djurhälsointyg som utfärdas i eCert lagras automatiskt i systemet. Detta minskar rapporteringsskyldigheter: du behöver inte göra separata anmälningar till Livsmedelsverket om intyg som utfärdats i eCert eller om säkerhetspapper som använts för eCert‑intyg.

Som officiell veterinär ska du ändå spara en kopia av det ursprungliga undertecknade intyget i minst fem år
(lag om djursjukdomar 76/2021, 55 §).

I eCert kan du se en lista över alla intyg som har utfärdats i systemet för de anläggningar du kontrollerar.
Om dina kontrollobjekt ändras visas i tidigare enheters intyg en informationsmarkering: "facility not controlled"
och i intygets allmänna uppgifter: "you are not controller of the facility".

6.5 I undantagsfall: ersätt eller annullera intyg

Om det ursprungliga intyget har försvunnit eller innehåller fel kan det ersättas. Åtgärden kan initieras av både den officiella veterinären och exportören.

1. Markera intyget för ersättning med return to be replaced.
2. Skriv orsaken till exportören i fältet för tilläggsinformation.
3. Bekräfta med confirm. Intyget återförs till exportören med status replacement requested.

Det ersättande intyget länkas automatiskt till det ursprungliga i eCert. Det ersättande intygets nummer får en markering om att det är ett ersättande dokument. Både det ursprungliga och det ersättande intyget visas i intygslistan i avsnittet Certificates.

Annullering av intyget är avsedd endast för särskilda situationer (till exempel om exportsändningen har förstörts).

1. Annullera vid behov med reject.
2. Skriv orsaken till exportören i fältet för tilläggsinformation.
3. Bekräfta annulleringen med confirm. Intygets status ändras till revoked, och det kan inte längre redigeras.

7. Problem­situationer

Vid problemsituationer kan du kontakta Livsmedelsverkets eCert‑team: ecert@ruokavirasto.fi. Vi hjälper gärna.

Under allmänna systemuppdateringar kan det hända att det inte går att logga in i eCert. Vi informerar i förväg om planerade uppdateringar på eCerts inloggningssida. Uppdateringarna genomförs vanligtvis mellan fredag och måndag och tar i regel några timmar.