Skogsodlingsmaterialets leverantör ska göra en anmälan om insamling av frön eller kottar från skogsträd senast två veckor innan insamlingen på börjas. En anmälan om fröinsamling sänd till Livsmedelsverket är en förutsättning för att stambrev ska fås.
Anmälan om fröinsamling görs via MEVI-datasystemet. I anmälan ska alla kommuner/fröplantager inom vilkas område insamling sker räknas upp samt uppskattad insamlingstid anges. Insamlingen behöver inte ske i alla anmälda kommuner/fröplantager.
Anmälningarna görs varje år per insamlingssäsong. Säsongen för insamling av kottar från barrträd börjar från det att fröna mognar i september–oktober och pågår till mars–april. Säsongen för insamling av frön från lövträd varierar enligt trädslag från tidig vår till sen höst.