eCert – toimijan ohje vientitodistus- ja viejärekisterijärjestelmään

Tulosta

Ohje: 1180/04.02.00.01/2026/1

1. Johdanto

eCert on Ruokaviraston kehittämä järjestelmä eläinterveystodistusten ja viejärekisterin hallinnointiin. Tämä ohje on tarkoitettu eCertiä käyttäville vientitoimijoille. Viranomaisille on laadittu oma erillinen ohje.

eCert yhdenmukaistaa eläinterveystodistusten käyttöä ja nopeuttaa todistusten myöntämistä. Se parantaa myös jäljitettävyyttä ja vähentää valvojien raportointivelvoitteita.

Eläinterveystodistus on vientieräkohtainen vakuus kohdemaan viranomaisille. eCertissä voi hakea ja myöntää todistuksia EU:n ulkopuolelle vietäville eläinperäisille elintarvikkeille, rehuille ja sivutuotteille sekä eläimille ja sukusoluille.

eCertin todistuksista on joko sovittu Suomen ja viennin kohdemaan välillä tai ne ovat yleisiä tuotekohtaisia todistusmalleja maihin, joiden kanssa ei ole sovittu todistuksesta. Lisäämme eCertiin uusia todistusmalleja sitä mukaa, kun kohdemaat hyväksyvät sähköisen järjestelmän käytön.

Ruokaviraston viejärekisteriin kuuluminen on lakisääteistä, jos vie eläimiä tai eläinperäisiä tuotteita EU:n ulkopuolelle kaupallisessa tarkoituksessa. Rekisteröityminen tehdään eCertissä.

Ota yhteyttä Ruokaviraston eCert-tiimiin ecert@ruokavirasto.fi kaikissa eCertiä koskevissa kysymyksissä – autamme mielellämme.

2. Maksullisuus, määritelmät ja lainsäädäntö

eCertin käytöstä peritään toimijoilta maksu myönnettyjen todistusten määrän mukaan Ruokaviraston hinnaston mukaisesti. Käyttömaksu laskutetaan kuukausittain. Todistusten tarkastelu ja todistusluonnosten tekeminen eCertissä on maksutonta.

Viejärekisteri-ilmoituksen tekemisestä laskutetaan Ruokaviraston hinnaston mukaisesti. Ilmoituksen muokkaaminen sen voimassaoloaikana on maksutonta.

Attestation kuvaa vientitodistuksessa kohdemaan tuontivaatimukset. Osio voi sisältää myös vaatimuksia tilanteisiin, joissa vienti kulkee kolmannen maan kautta.

Eläinterveystodistus / vientitodistus / todistus on vientieräkohtainen asiakirja, joka sisältää tiedot vietävästä tuotteesta, eläintautiehdoista sekä virkaeläinlääkärin allekirjoituksen ja leiman. Todistuksen myöntää vientilastauspaikkaa valvova viranomainen. Lisätietoa viennissä käytettävistä todistuksista. 

Kohdemaa on EU:n ulkopuolinen valtio, johon tuotteet viedään.

Laitos voi olla elintarvikehuoneisto, eläinten tai vesiviljelyn pitopaikka, sukusolujen keräysasema, rehualan laitos tai sivutuotelaitos.

Toimija on viejäyrityksen tai laitoksen eCert‑käyttäjä, joka hakee vientitodistuksia ja tekee viejärekisteri-ilmoituksia järjestelmässä.

Valvoja on virkaeläinlääkäri, jolla on oikeus myöntää eläinterveystodistuksia vientiin (eläintautilaki 76/2021, 54 § ja 67 §). Valvojana toimii yleensä kunnaneläinlääkäri tai Ruokaviraston tarkastuseläinlääkäri.

Viejärekisteri on Ruokaviraston ylläpitämä rekisteri elävien eläinten ja eläinperäisten tuotteiden viejistä (eläintautilaki 76/2021, 53 §). Lisätietoa viejärekisteristä.

Yleistodistus on Ruokaviraston laatima tuotekohtainen eläinterveystodistusmalli, jota toimija voi ehdottaa käytettäväksi vientiin maihin, joiden kanssa ei ole sovittu omasta kohdemaakohtaisesta todistusmallista. Yleistodistuksen käyttö edellyttää aina kohdemaan hyväksynnän.
 
Vientitodistuksia ja rekisteröintiä koskevat lainsäädäntö ja ohjeistus:

3. eCertin käyttäjät ja toiminnot

eCertissä on kolme käyttäjäryhmää: vientiyritykset eli toimijat, paikalliset viranomaiset eli valvojat ja Ruokaviraston vientijaosto.
  • Toimijat voivat täyttää eCertissä olevia eläinterveystodistuspohjia, lähettää ne sähköisesti hyväksyttäväksi valvojalle sekä ilmoittautua viejärekisteriin ja päivittää ilmoittamiaan tietoja.
  • Valvojat voivat myöntää ja tulostaa eläinterveystodistuksia sekä tarkastaa toimijoiden viejärekisteritietoja. Valvoja määräytyy aina vientierän lastauspaikan mukaisesti.
  • Ruokavirasto myöntää virkaeläinlääkäreille käyttöoikeudet, hallinnoi järjestelmässä olevia todistus- ja viejärekisteritietoja sekä vastaa järjestelmän kehittämisestä ja teknisestä tuesta.

3.1 Toimijan käytössä olevat osiot

User profile -osiossa voit muokata sähköpostiasetuksiasi.

Certificates-osiossa voit luoda uuden eläinterveystodistuksen ja tarkastella aiempia todistuksia. Silmäkuvakkeella voit avata todistuksen ja löydät toimintovalikot.

  • Sivun yläosassa näkyvät viimeisimmät todistukset:
    • Unfinished certificates – keskeneräiset todistukset
    • Waiting for certification – valvojalle lähetetyt todistukset
    • Waiting for printing – valvojan myöntämät todistukset, joita ei ole vielä tulostettu
  • Kaikki yrityksen todistukset löytyvät sivun alaosan List of all your certificates -taulukosta.
    • Voit halutessasi merkitä todistuksia suosikeiksi tähtikuviosta ja suodattaa taulukosta suosikit sen avulla.

Templates-osiossa voit tarkastella kaikkia eCertissä olevia todistusmalleja. Tämä osio auttaa esimerkiksi silloin, kun haluat selvittää, millaisia vientivaatimuksia eri kohdemaat ovat asettaneet.

Export register -osiossa voit tehdä, muokata tai poistaa yrityksen viejärekisteri-ilmoituksen.

4. Näin aloitat eCertin käytön: käyttöoikeudet ja muut valmistelut

eCertiä voi käyttää yrityksen puolesta vain henkilö, jolla on siihen oikeus. Käyttöoikeus perustuu Suomi.fi‑valtuuksiin.

4.1 Hoida tarvittavat valtuudet Suomi.fi:ssä

Kaupparekisteriin merkitty edustamiseen oikeutettu henkilö voi käyttää eCertiä ilman erillistä valtuutta. Muiden käyttäjien tulee saada Suomi.fi‑valtuus jommallakummalla tavalla:

  • yrityksen edustaja antaa valtuuden tai valtuutusoikeuden
  • työntekijä pyytää valtuutta ja yrityksen edustaja hyväksyy pyynnön

Yrityksen edustaja: valtuuden tai valtuutusoikeuden antaminen

Jos sinulla on yrityksen edustamisoikeus (esim. toimitusjohtaja), voit antaa:

  • valtuutusoikeuden esimerkiksi vientijohtajalle, joka voi antaa valtuuksia eteenpäin
  • valtuuden yksittäiselle henkilölle eCertin käyttöön

Toimi näin (tarkemmat ohjeet Suomi.fi-sivustolla): 

  1. Tunnistaudu Suomi.fi-valtuuksiin.
  2. Valitse asiointirooliksi asioi yrityksen tai yhteisön puolesta.
  3. Valitse organisaatio, jonka puolesta haluat antaa valtuuden.
  4. Paina anna tai pyydä valtuuksia -painiketta. Valitse anna valtuuksia.
  5. Valitse valtuutusoikeus, kun haluat antaa henkilölle oikeuden valtuuttaa muita Suomi.fi-valtuuksissa tai asiointivaltuus, kun haluat antaa henkilölle valtuuden.
  6. Lisää henkilö (nimi ja henkilötunnus).
  7. Valitse valtuusasia: Eläinten, elintarvikkeiden sekä eläin‑ tai kasviperäisten tuotteiden vienti‑ ja tuontitodistukset.
  8. Määrittele voimassaoloaika ja vahvista.

Työntekijä: valtuuspyynnön tekeminen

Jos et ole edustamiseen oikeutettu henkilö, voit pyytää valtuutta itse. 

Toimi näin (tarkemmat ohjeet Suomi.fi-sivustolla):

  1. Tunnistaudu Suomi.fi-valtuuksiin.
  2. Valitse asiointirooliksi asioi omana itsenäsi.
  3. Paina siirry Suomi.fi-valtuuksiin -painiketta.
  4. Paina anna tai pyydä valtuuksia -painiketta. Valitse pyydä valtuuksia.
  5. Valitse valtuuden antaja. Tarvitset Suomeen rekisteröidyn yrityksen tai yhteisön Y-tunnuksen.
  6. Valitse valtuusasia: Eläinten, elintarvikkeiden sekä eläin‑ tai kasviperäisten tuotteiden vienti‑ ja tuontitodistukset.
  7. Määrittele voimassaoloaika ja lähetä valtuuspyyntö.
  8. Ilmoita valtuuspyynnön saajalle, että olet pyytänyt häneltä valtuuksia. Näin saaja tietää tunnistautua Suomi.fi-valtuuksiin hyväksymään valtuuspyyntösi. 

4.2 Kirjaudu eCertiin ja päivitä sähköpostiasetukset

Kirjaudu eCertiin osoitteessa ecert.ruokavirasto.fi ja valitse vientitoimija-välilehti. Tunnistaudu Suomi.fi-palvelussa ja valitse yritys, jota edustat. eCert toimii parhaiten Google Chrome -selaimella.

Lisää tietoihisi sähköpostiosoite, jotta saat eCertin automaattiset ilmoitukset hakemiisi todistuksiin liittyen ja muut järjestelmän käyttöön liittyvät tiedotteet.

  1. Avaa sähköpostiasetukset valitsemalla oikeasta yläkulmasta user profile.
  2. Lisää enintään kaksi sähköpostiosoitetta kohdasta new email address.
  3. Ota ilmoitukset käyttöön ruksimalla email notifications.
  4. Tallenna tiedot valitsemalla save.

Suosittelemme lisäämään toiseksi osoitteeksi sijaisen tai yhteisen sähköpostilaatikon poikkeustilanteita varten.

5. Viejärekisteri - tee ilmoitus ja ylläpidä rekisteritietoja

Yrityksen on tehtävä viejärekisteri‑ilmoitus Ruokavirastolle, jos se vie eläimiä tai eläinperäisiä tuotteita EU:n ulkopuolelle. Ilmoitus on voimassa kolme vuotta, minkä jälkeen se on uusittava. Rekisteröitymisestä laskutetaan Ruokaviraston hinnaston mukaisesti.
 

Miksi viejärekisterissä on oltava?

  • Rekisteröityminen on lakisääteinen velvoite, jos yritys vie eläviä eläimiä tai eläinperäisiä tuotteita EU:n ulkopuolelle.
  • Valvoja voi myöntää eläinterveystodistuksia vain rekisteriin merkityille yrityksille.

Mitä hyötyä rekisteristä on toimijalle?

Rekisteriin merkityt yhteyshenkilöt saavat Ruokavirastolta ajantasaista tietoa esimerkiksi:

  • markkinoillepääsyhankkeista
  • kohdemaiden vientivaatimuksista
  • eläintautitapausten vaikutuksista vientiin

Huomioi tämä: rekisteri ei ole vientilupa

Viejärekisteriin ilmoittautuminen ei ole sama asia kuin:

  • kohdemaan hyväksyntä
  • vientilupa
  • laitoksen hyväksyntä kohdemaan listalle

Kohdemaan viranomainen päättää aina, hyväksytäänkö vienti kyseiseen maahan ja miltä laitoksilta vienti sallitaan.

Lisätietoa: ruokavirasto.fi/vienti/rekisterit

 

5.1 Uuden viejärekisteri-ilmoituksen tekeminen

  1. Kirjaudu eCertiin ecert.ruokavirasto.fi ja siirry export register -osioon.
  2. Valitse yläreunasta luo uusi viejärekisteri-ilmoitus.
  3. Täytä lomakkeen tiedot. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia.
  4. Siirry yhteenvetoon, kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty.
  5. Tarkista tiedot, muokkaa tarvittaessa ja vahvista ilmoitus.
  6. Halutessasi voit ladata ilmoituksen PDF‑tiedostona.
  • yrityksen perustiedot (haetaan automaattisesti YTJ:stä)
  • 1–2 yhteyshenkilön tiedot
  • verkkolaskutustiedot
  • vietävät eläinperäiset tuotteet ja/tai elävät eläimet
  • eläinlajit, joista vientituotteet ovat peräisin
  • tuotteita valmistavat laitokset tai eläinten pitopaikat
  • mahdolliset muut vientilastauspaikat
  • EU:n ulkopuoliset vientimaat

 

Huom! Henkilöasiakkaat tekevät viejärekisteri-ilmoituksen webropol-kyselyllä. Jos haluat poistaa henkilöasiakkaana tekemäsi ilmoituksen, ota yhteyttä: ecert@ruokavirasto.fi.

5.2 Ilmoituksen tarkastelu, muokkaus ja poisto

Näet eCertin export register -osiossa

  • voimassa olevan viejärekisteri-ilmoituksesi sekä
  • ilmoituspäivän, viimeisimmän muokkausajankohdan ja ilmoituksen voimassaoloajan.

Samasta näkymästä voit ladata ilmoituksen PDF-tiedostona, muokata ilmoitusta ja tarvittaessa poistaa ilmoituksen.

Jos muokkaat ilmoitusta, muista vahvistaa muutokset lopuksi. Voimassa olevan ilmoituksen muokkaaminen on maksutonta.

5.3 Ilmoituksen uusiminen

Yrityksen viejärekisteriin merkityt yhteyshenkilöt saavat sähköposti-ilmoituksen vanhenevasta ilmoituksesta kuukautta ennen määräpäivää. Samanaikaisesti eCertin export register -osioon ilmestyy luo uusi viejärekisteri-ilmoitus -painike.

  1. Avaa uusi ilmoitus luo uusi viejärekisteri-ilmoitus -painikkeesta. Järjestelmä kopioi automaattisesti aiemman ilmoituksen tiedot uuden pohjaksi.
  2. Tarkista tiedot, tee tarvittavat muutokset ja vahvista ilmoitus.
  3. Halutessasi voit ladata ilmoituksen PDF‑tiedostona.

Jos yrityksellä ei ole vientiä:

  • Ilmoitusta ei tarvitse uusia, jos vientiä ei tällä hetkellä ole.
  • Viejärekisteri-ilmoitus poistuu järjestelmästä vanhenemispäivänä.
  • Tee uusi ilmoitus myöhemmin, jos vienti taas alkaa.

6. Eläinterveystodistukset – näin haet todistuksen

Eläinterveystodistus on vientieräkohtainen asiakirja, jolla vakuutat kohdemaan viranomaisille, että vietävä tuote täyttää heidän eläinterveys- ja tuontivaatimuksensa.
 
Todistus sisältää:
  • yleiset tiedot toimijasta ja kuljetuksesta
  • tuotetiedot ja alkuperän
  • kohdemaan kanssa sovitut todistuskohtaiset tuontivaatimukset ja mahdolliset muun valtion kautta tapahtuvan kuljetuksen edellyttämät tiedot ja vaatimukset (attestation).
  • virkaeläinlääkärin allekirjoituksen ja leiman
  • järjestelmän luoman yksilöllisen tunnistenumeron.

6.1 Luo uusi todistus

  1. Kirjaudu eCertiin ecert.ruokavirasto.fi ja siirry certificates-osioon.
  2. Valitse create new certificate.
  3. Valitse alasvetovalikoista kohdemaa (destination country) ja tuoteryhmä (product category).
  4. Hae vientilastauslaitos (dispatch location) nimellä tai laitosnumerolla.
    • Valitse se laitos, josta tuotteet lastataan vientiin. Valinta määrittää valvojan, jolle todistus lähetetään.
    • Jos kohdemaa sallii viennin vain tietyistä laitoksista, haettavissa ovat ainoastaan nämä laitokset.
  5. Tallenna vientitodistusluonnos järjestelmään create-komennolla.

Todistusluonnoksen tallennus ja hallinta

  • Esikatseluun pääset valitsemalla next (preview) ja takaisin muokkausnäkymään valitsemalla back to editor.
  • Todistusluonnos kannattaa tallentaa säännöllisesti valitsemalla save.
  • Aloitettua todistusluonnosta ei voi poistaa kokonaan. Delete-komento siirtää luonnoksen cancelled‑tilaan.

Vanhan todistuksen kopiointi uuden pohjaksi

Voit helpottaa uuden todistuksen luomista ja täyttämistä kopioimalla aiemmin tekemäsi vientitodistuksen uuden todistusluonnoksen pohjaksi.
  1. Avaa list of all your certificates -taulukosta haluamasi todistus ja käytä copy‑komentoa.
    • Järjestelmä luo uuden todistusluonnoksen, johon kopioituvat edellisen todistuksen tiedot.
  2. Tarkista ja päivitä todistuksen tiedot ennen sen lähettämistä valvojalle.
    • Jos kopioidussa todistuksessa käytetty laitos ei ole enää aktiivinen eCertissä, todistuksella näkyy ”Consignment dispatch facility is no longer active”. Hae tällöin laitoskentän tiedot uudestaan.

eCert estää kopioinnin, jos todistusmallista on julkaistu uudempi versio. Tällöin todistuksella näkyy ilmoitus ”Newer version of certificate model available; copy disabled” ja todistus on luotava create new certificate -komennon kautta.

6.2 Täytä todistuksen tiedot

Täytä lomakkeen kentät huolellisesti. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia.

  • Jos pakollinen tieto puuttuu, lomakkeella näkyy ilmoitus “This field is not optional.”
  • Periaatteena on, ettei todistukselle jää tyhjiä kenttiä. Jos kenttään ei ole annettavaa tietoa, täytä siihen viiva (-).
  • Kentän vieressä oleva i‑merkki sisältää lisäohjeen kyseisen kentän täyttämisestä.
  • Automaattisesti todistukselle muodostuvat tiedot näkyvät esikatselussa.

Laitostiedot

Voit tarvittaessa tehdä laitostietoihin pieniä todistuskohtaisia muutoksia valitsemalla edit. Tällaisia muutoksia ovat esimerkiksi yrityksen nimen tarkennukset.

  • Muokatut tiedot näkyvät esikatselunäkymässä toimijalle ja valvojalle huomiomerkinnällä, josta käy ilmi myös alkuperäinen tieto.
  • Jos tiedoissa on virhe laitosnumerossa tai muu rekisteritietoon liittyvä virhe, pyydä valvojaa korjaamaan tiedot Vati‑järjestelmään.

Taulukot

Monet vientierää koskevat tiedot annetaan taulukoissa. Voit lisätä taulukkoon uusia rivejä add new item -komennolla.

Jos todistuksessa on useita taulukoita, lisää rivit jokaiseen taulukkoon erikseen. Poista tarpeettomat rivit roskakorikuvakkeella.

Attestation

Attestation‑osiossa kuvataan kohdemaan tuontivaatimukset sekä mahdolliset kauttakuljetuksen ehdot. Joissakin todistuksissa sinun tulee antaa lisätietoja tai tehdä vientieräkohtaisia valintoja.
  • Kirjoita vientierää koskevat tiedot täytettäviin tekstikenttiin todistuksen ohjeen mukaisesti.
  • Jos osiossa on valittavia ehtoja, ne näkyvät aluksi yliviivattuina. Valitse erää koskeva vaihtoehto valintaruudusta, jolloin yliviivaus poistuu.
  • Tarkista esikatselusta, että täyttämäsi teksti ja/tai ehtovalinnat näkyvät todistuksessa oikein.

6.3 Lähetä todistus myönnettäväksi

Kun olet täyttänyt vientitodistuksen tiedot, lähetä se valvojalle myönnettäväksi. Jos pakollisia tietoja puuttuu, sivun alareunaan ja esikatselun lokiin ilmestyy ilmoitus “Not all required fields are filled”. 

  1. Valitse request certificate lähettääksesi todistuksen valvojan tarkastettavaksi.
  2. Kirjoita lisätietokenttään haluamasi viesti valvojalle (esimerkiksi lisäselvityksiä erästä tai lastausajankohdasta).
  3. Vahvista lähetys confirm-komennolla. Todistus siirtyy eCertin etusivun taulukossa waiting for certification ‑sarakkeeseen.
  4. Voit halutessasi tulostaa tai tallentaa todistuksen PDF-tiedostona valitsemalla print. Sivun yläosaan tulostuu tällöin DRAFT ja todistusnumero. Vain valvoja voi tulostaa todistuksen ORIGINAL-merkinnällä. 

Järjestelmä lähettää ilmoituksen todistuspyynnöstä kaikille valvojille, jotka ovat merkinneet vientilastauslaitoksen valvottavakseen.

  • Sähköposti-ilmoitusten vastaanottajat näkyvät esikatselunäkymän lokitiedoissa.
  • Lokissa näkyy myös, jos kukaan ei ole merkinnyt vientilastauslaitosta valvottavakseen. Tällöin vientitodistusta ei voi lähettää hyväksyttäväksi, ja sinun tulee olla yhteydessä omaan valvojaasi.

Tiedota valvojaa ajoissa

Varmista, että valvoja saa tiedon lähtevästä vientierästä ajoissa. Tämä on tärkeää, jotta valvojalla on mahdollisuus tehdä lastaustarkastus ennen erän poistumista valvonta-alueelta (vientiasetus 331/2021, 4 §).

6.4 Todistuksen palauttaminen muokattavaksi

Jos todistuksen tiedoissa on puutteita tai virheitä, voi toimija tai valvoja palauttaa sen muokattavaksi ennen todistuksen myöntämistä.

  1. Palauta todistus muokkaustilaan send back for modification -komennolla.
  2. Kirjoita lisätietoja valvojalle tiedoksi.
  3. Vahvista palautus confirm-komennolla. Todistuksen tilaksi muuttuu draft.
  4. Pääset takaisin muokkausnäkymään back to editor -komennolla. Tee tarvittavat korjaukset ja lähetä todistus valvojalle uudelleen hyväksyttäväksi.

6.5 Poikkeustapauksissa: todistuksen korvaaminen ja mitätöinti

Jos alkuperäinen myönnetty vientitodistus katoaa tai siinä huomataan virheitä, se voidaan korvata. Sekä toimija että valvoja voivat tehdä tämän.

  1. Merkitse todistus korvattaaksi return to be replaced -komennolla. 
  2. Kirjoita lisätietoja valvojalle tiedoksi.
  3. Vahvista palautus confirm-komennolla. Todistuksen tilaksi muuttuu replacement requested.
  4. Täytä korvaavan todistuksen tiedot ja lähetä todistus valvojalle myönnettäväksi.

Korvaava todistus linkittyy eCertissä automaattisesti alkuperäiseen todistukseen. Korvaavan todistuksen numeroon tulee merkintä korvaamisesta. Sekä alkuperäinen että korvaava todistus näkyvät certificates-osion todistuslistauksessa.

Todistuksen mitätöinti on tarkoitettu vain erityistapauksiin (esimerkiksi vientierän tuhoutuminen).

  1. Voit tarvittaessa mitätöidä vientitodistuksen reject-komennolla.
  2. Kirjoita lisätietoja valvojalle tiedoksi. 
  3. Vahvista mitätöinti confirm-komennolla. Todistuksen tilaksi muuttuu revoked, eikä sitä voi enää muokata.

7. Ongelmatilanteet

Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Ruokaviraston eCert-tiimiin: ecert@ruokavirasto.fi. Autamme mielellämme.

Yleisten järjestelmäpäivitysten aikana eCertiin ei välttämättä pääse kirjautumaan. Tiedotamme suunnitelluista päivityksistä eCertin kirjautumissivulla etukäteen. Päivitykset ajoitetaan yleensä perjantain ja maanantain välille, ja ne kestävät tyypillisesti muutamia tunteja.