Dataskyddsbeskrivning – Information om hygienpasstestare

Rättsgrunden för behandlingen av personuppgifter

Registret förs i syfte att bevilja hygienpass enligt 19 § livsmedelslagen (297/2021). Upprätthållandet av registret grundar sig på 79 § 4 mom. 1 § och 80 § 4 mom. livsmedelslagen.

Datainnehållet i registret

Registret lagrar namn och personbeteckning, bostad, arbets- och faktureringskontaktuppgifter samt bakgrundsinformation. Bakgrundsinformationen omfattar utbildningsnivå, examen, en kort introduktion av personens bakgrund och en plan för arbetet som testare. Följande information lagras också i registret: testarens beteckning och ID-beteckning, rätt att agera som testare, aktivitet (om testaren har organiserat hygienpasstester eller bevilat hygienpass i mer än tre år), organiserade hygienpasstester, beviljade hygienpass, kontakthållning med Livsmedelsverket, övervakningsinformation, deltagande i utbildning som Livsmedelsverket organiserar och faktureringsinformation, samt information om när testaren ansökte om att bli testare, om testaren har avlidit, om testaren har ett säkerhetsförbud eller om hemkontaktinformationen är konfidentiell.

Regelmässiga informationskällor

Uppgifterna om den registrerade är självrapporterade av den i registret antagna hygienpasstestaren samt uppgifter som genererats i samband med den tillsyn, utbildning och fakturering som Livsmedelsverket utför.

Livsmedelsverket har utfärdat ett registrerat testarens beteckning och ID-beteckning.

Utöver detta har Livsmedelsverkets Hygienpass-datasystem ett gränssnitt mot Myndigheten för digitalisering och befolksningsdata, från vilket den godkända testarens giltiga namn- och hemadressuppgifter hämtas utifrån personbeteckningen. Dessutom kommer information via gränssnittet in i datasystemet om testaren har avlidit eller testaren har säkerhetsförbud.

Mottagare till vilka personuppgifter lämnas ut regelbundet

Information kommer att lämnas på begäran enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), om den begärda handlingen har blivit offentlig. Överlämnande av icke-offentliga handlingar sker efter eget gottfinnande.

När en hygienpasstestare beställer ett hygienpass genom Hygienpass-datasystemet lämnar Livsmedelsverket ut testarens uppgifter till det tryckeri som skriver ut hygienpassen.

Hygienpasstestare kan själva bestämma och kontrollera vilka kontaktuppgifter de vill publicera i Lista över hygienpasstestare på Livsmedelsverkets webbplats Hygienpass. Hem/arbete kontaktinformation eller ingendera publiceras i listan.

Överföring av uppgifter utanför EU/EES-området eller till en internationell organisation

Uppgifterna ur registret lämnas inte ut utanför EU/EES-området.

Förvaringstid för personuppgifter

Uppgifterna som samlats in till registret förvaras endast så länge och i den omfattning som är behövligt i förhållande till de ursprungliga eller förenliga syften för vilka personuppgifterna är insamlade. Om hygienpasstestaren vill avstå från sina rättigheter eller rättigheterna tas bort av annan anledning, kommer testarens uppgifter fortfarande att förvaras i registret: i det elektroniska Hygienpass-datasystemet, i Livsmedelsverkets elektroniska i dokumenthantering och i pappersarkiv. När Livsmedelsverket tagit bort testarens rättigheter stänger Livsmedelsverket testarens tillgång till Hygienpass-datasystemet i elektronisk form och avsett för testare, så att testaren inte längre kan organisera hygienpasstester eller bevilja hygienpass. Testarens information lagras fortfarande så att testarnas kunder kan få veta att deras testare inte längre arbetar som testare. Dessutom lagras informationen så att andra testare kan bevilja ett nytt hygienpass på uppdrag av originaltestaren, och detta kräver originaltestarens testdata. Uppgifterna lagras även för eventuella utredningsärenden.

När Livsmedelsverket har återkallat rättigheterna för en hygienpasstestare, raderas registeruppgifterna som lagrats i Hygienpass-datasystem delvis beroende på hur länge det har gått sedan rättigheterna återkallades: efter 5 år, arbets-, fakturerings-, bakgrunds-, tillsyn- och utbildningsuppgifter, och efter 10 år, personbeteckning och hemkontaktuppgifter.

Personuppgifterna som lagrats i registret raderas från dokumenthantering och i pappersarkiv när det inte längre finns någon laglig grund för att behandla dem. Enligt screeningbeslutet AL/7383/07.01.01.03.01/2012 (2013-11-28) avseende Livsmedelsverkets föregångare byrå Evira ska uppgifter som rör hygienkunskaper sparas under en begränsad tid. Förvaringstiderna anges i informationsstyrningsplanen.

Principer för skydd av registret

Registrets informationssäkerhet samt att personuppgifterna är konfidentiella, integrerade och användbara säkerställs genom tekniska och organisatoriska åtgärder.

Den manuella, pappersbaserade informationen om de registrerade lagras och skyddas på ett sådant sätt att den läggs i Livsmedelsverkets arkiv som även har ett larmsystem. Livsmedelsverkets pappersarkiv kan endast nås av register- och arkivpersonal och på begäran av personer som tillhör hygienpasssystemets underhållsgrupp. Det här arkivet innehåller dokument som skapades i hygienpasstestare som organiserades före 2021.

De registrerades uppgifter i elektronisk form lagras och skyddas i Livsmedelsverkets ärendehanteringssystem och akter samt i Hygienpass-datasystemet, så att endast personer som tillhör underhållsgruppen i Livsmedelsverkets hygienpasssystem har tillgång till registeruppgifterna. . Dessa personer är verifierade som korrekta i Hygienpass-datasystemet med stark identifiering. På begäran av Livsmedelsverket kan administratören av Hygienpass-datasystemet behandla registeruppgifter. Administratören av Hygienpass-datasystemet tar en säkerhetskontroll från registeruppgifterna varje dag.

De registrerades uppgifter i elektronisk form lagras och skyddas i det tryckeri som skriver ut hygienpassen, så att endast personer med behörighet att ta del av tryckeriets elektroniska system har rätt att se uppgifterna. Den som skriver ut hygienpassen förstör informationen om testarna i samband med hygienpassbeställningen 45 dagar efter att informationen mottagits.