eCert – exportörsguide för exportintygs‑ och exportörsregistersystemet

Skriv ut
Anvisning: 1180/04.02.00.01/2026
 

1. Inledning

eCert är ett system som Livsmedelsverket har utvecklat för hantering av djurhälsointyg och exportörsregistret. Denna anvisning är avsedd för exportörer som använder eCert. Det finns en separat eCert‑anvisning för myndigheter.

eCert harmoniserar användningen av djurhälsointyg och påskyndar utfärdandet av intyg. Systemet förbättrar även spårbarheten och minskar myndigheternas rapporteringsskyldigheter.

Ett djurhälsointyg är en sändningsspecifik försäkran till myndigheterna i destinationslandet. I eCert kan man ansöka om och utfärda djurhälsointyg för animaliska livsmedel, foder och biprodukter samt för djur och könsceller som exporteras till länder utanför EU.

Djurhälsointygen i eCert är antingen bilateralt överenskomna mellan Finland och importlandet eller generella produktvisa modeller för länder för vilka ingen särskild modell finns. Nya intygsmodeller läggs till i eCert efterhand som mottagarländerna godkänner användningen av det elektroniska systemet.

Det är lagstadgat att vara registrerad i Livsmedelsverkets exportörsregister om man exporterar djur eller animaliska produkter utanför EU i kommersiellt syfte. Registreringen görs i eCert.

Kontakta eCert‑teamet vid Livsmedelsverket på ecert@ruokavirasto.fi i alla frågor som gäller eCert – vi hjälper gärna.

2. Avgifter, definitioner och lagstiftning

För användningen av eCert debiteras exportören enligt antalet utfärdade djurhälsointyg, i enlighet med Livsmedelsverkets prislista. Att se intyg och skapa utkast i eCert är alltid kostnadsfritt.

Anmälan till exportörsregistret debiteras enligt Livsmedelsverkets prislista, men ändringar av en giltig anmälan är avgiftsfria.

Allmänt intyg är en produktspecifik djurhälsointygsmodell som Livsmedelsverket har utarbetat och som exportören kan föreslå för export till länder med vilka ingen bilateralt överenskommen modell finns. Användningen av ett allmänt intyg förutsätter alltid att importlandet godkänner modellen.

Anläggning är ett livsmedelsföretag, en djurhållningsplats, en vattenbruksanläggning, en insamlingsstation för könsceller, en foderanläggning eller en biproduktanläggning.

Attestation beskriver importlandets krav i djurhälsointyget. Avsnittet kan även omfatta krav som gäller om sändningen transiteras via ett tredjeland.

Djurhälsointyg / exportintyg / intyg är ett sändningsspecifikt dokument som innehåller uppgifter om den exporterade produkten, djurhälsokraven samt den officiella veterinärens underskrift och stämpel. Intyget utfärdas av den officiella veterinär som ansvarar för kontrollen vid lastningsplatsen. Mer information om intyg som används vid export.

Exportör är en användare av eCert för ett exportföretag eller en anläggning. Exportören ansöker om djurhälsointyg och lämnar anmälningar till exportörsregistret i systemet.

Exportörsregistret är ett register som Livsmedelsverket för och som omfattar exportörer av levande djur och animaliska produkter (lag om djursjukdomar 76/2021, 53 §). Mer information om exportörsregistret.

Importland är ett land utanför EU dit produkterna exporteras.

Officiell veterinär är en veterinär med behörighet att utfärda djurhälsointyg för export (lag om djursjukdomar 76/2021, 54 § och 67 §). Den officiella veterinären är vanligen en kommunalveterinär eller Livsmedelsverkets besiktningsveterinär.

Lagstiftning och anvisningar om djurhälsointyg och registrering

3. eCerts användare och funktioner

I eCert finns tre användargrupper: exportörer, officiella veterinärer och Livsmedelsverkets exportsektionen.

  • Exportörer kan fylla i de djurhälsointygsmallar i eCert, skicka dem elektroniskt till den officiella veterinären för godkännande samt lämna in och uppdatera anmälningar till exportörsregistret.
  • Officiella veterinärer kan utfärda och skriva ut djurhälsointyg samt granska exportörernas uppgifter i exportörsregistret. Den officiella veterinären bestäms alltid enligt lastningsplatsen för sändningen.
  • Livsmedelsverket beviljar åtkomsträttigheter för officiella veterinärer, administrerar de intygs- och registeruppgifter som finns i systemet och ansvarar för systemets utveckling och tekniska stöd.

3.1 Funktioner för exportörer

Certificates: skapa nya intyg och visa tidigare intyg. Med ögonikonen kan du öppna ett intyg och visa funktionsmenyerna

  • Överst på sidan visas de senaste intygen:
    • Unfinished certificates – utkast
    • Waiting for certification – intyg skickade till officiell veterinär
    • Waiting for printing – utfärdade intyg som ännu inte skrivits ut
  • Alla företagets intyg visas i tabellen List of all your certificates.
    • Du kan markera intyg som favoriter och filtrera visningen.

Templates: visar alla certifikatmodeller i eCert – bra när du vill kontrollera importlandets krav

Export register: gör, redigera eller ta bort exportörsregisteranmälan

User profile: hantera e‑postinställningar

4. Så börjar du använda eCert: behörigheter och andra förberedelser

Endast personer med rätt behörighet får använda eCert för ett företags räkning. Behörigheten baseras på Suomi.fi-fullmakter.

4.1 Hantera nödvändiga fullmakter i Suomi.fi

En person som enligt handelsregistret har rätt att företräda företaget kan använda eCert utan separat fullmakt. Övriga användare behöver en fullmakt (ärendefullmakt). Fullmakter kan antingen ges av företagets företrädare eller begäras av en anställd och godkännas av företrädaren.

Företagets företrädare: ge fullmakt eller fullmaktsrättighet

Om du är företagets företrädare (t.ex. verkställande direktör) kan du bevilja:

  • fullmaktsrättighet – rätt att ge vidare fullmakter i Suomi.fi‑fullmakter
  • fullmakt – ärendefullmakt till en enskild person för eCert‑användning

Gör så här (detaljerade anvisningar finns i Suomi.fi):

  1. Logga in i Suomi.fi‑fullmakter.
  2. Välj företa ärenden för ett företag eller en sammanslutning.
  3. Välj den organisation du företräder.
  4. Klicka ge eller begär fullmakter och välj ge fullmakter.
  5. Välj fullmaktsrättighet om personen ska kunna ge fullmakter, eller ärendefullmakt om personen ska få själva fullmakten.
  6. Lägg till personen (namn och personbeteckning).
  7. Välj fullmaktsärendet: Export‑ och importintyg för djur, livsmedel och produkter av animaliskt eller vegetabiliskt ursprung.
  8. Ange giltighetstid och bekräfta.

Anställd: begäran om fullmakt

Om du inte är företrädare kan du begära fullmakt själv.

Gör så här (detaljerade anvisningar finns i Suomi.fi):

  1. Logga in i Suomi.fi‑fullmakter.
  2. Välj företa ärenden som privatperson.
  3. Klicka på gå till Suomi.fi‑fullmakter.
  4. Klicka ge eller begär fullmakter och välj begär fullmakter.
  5. Ange fullmaktsgivaren (FO‑nummer krävs).
  6. Välj fullmaktsärendet: Export‑ och importintyg för djur, livsmedel och produkter av animaliskt eller vegetabiliskt ursprung.
  7. Ange giltighetstid och skicka begäran.
  8. Informera fullmaktsgivaren så att begäran kan godkännas i Suomi.fi.

4.2 Logga in i eCert och uppdatera e‑postinställningar

Logga in på ecert.ruokavirasto.fi och välj fliken exportör. Identifiera dig via Suomi.fi och välj det företag du representerar. eCert fungerar bäst i Google Chrome.

Lägg till din e‑postadress för att få automatiska meddelanden om dina intyg och annan information om systemets användning. Gör så här:

  1. Öppna e‑postinställningarna via user profile uppe till höger.
  2. Lägg till högst två adresser i new email address.
  3. Aktivera email notifications.
  4. Klicka save.

Rekommendation: Lägg till en ersättare eller en gemensam funktionsbrevlåda som andra adress för undantagssituationer.

5. Exportörsregistret – lämna anmälan och håll uppgifterna uppdaterade

Företaget ska lämna in en anmälan till exportörsregistret hos Livsmedelsverket om det exporterar djur eller animaliska produkter till länder utanför EU. Anmälan är giltig i tre år och ska därefter förnyas. Registreringen debiteras enligt Livsmedelsverkets prislista.

Varför måste man vara registrerad i exportörsregistret?

  • Registreringen är en lagstadgad skyldighet för företag som exporterar levande djur eller animaliska produkter till länder utanför EU.
  • Den officiella veterinären kan endast utfärda djurhälsointyg för företag som finns registrerade i exportörsregistret.

Vilken nytta har exportören av registret?

De kontaktpersoner som är registrerade får aktuell information från Livsmedelsverket, bland annat om:

  • marknadstillträdesprocesser
  • importländernas exportkrav
  • hur djursjukdomsutbrott påverkar exporten

Observera: registret är inte ett exporttillstånd

En anmälan till exportörsregistret är inte samma sak som:

  • importlandets godkännande
  • exporttillstånd
  • godkännande av en anläggning till importlandets lista

Importlandets myndighet beslutar alltid om export till landet tillåts och från vilka anläggningar exporten får ske.

5.1 Göra en ny anmälan till exportörsregistret

  1. Logga in i eCert på ecert.ruokavirasto.fi och gå till avsnittet Export register.
  2. Välj ny anmälan till exportörsregistret.
  3. Fyll i uppgifterna i formuläret. Fält markerade med en stjärna (*) är obligatoriska.
  4. Gå vidare till sammandraget när alla obligatoriska uppgifter har fyllts i.
  5. Kontrollera uppgifterna, redigera vid behov och bekräfta anmälan.
  6. Du kan vid behov ladda ned anmälan som en PDF‑fil.
  • företagets grunduppgifter (hämtas automatiskt från företagsregistret)
  • kontaktuppgifter för 1–2 kontaktpersoner
  • e‑faktureringsuppgifter
  • animaliska produkter och/eller levande djur som exporteras
  • djurarter som produkterna härstammar från
  • anläggningar eller djurhållningsplatser som tillverkar produkterna
  • eventuella andra lastningsplatser för export
  • exportländer utanför EU

Obs! Privatpersoner gör exportörsregisteranmälan via en separat webropol-enkät. Avregistrering för privatpersoner görs genom att kontakta: ecert@ruokavirasto.fi.

5.2 Visa, redigera och ta bort anmälan

I avsnittet Export register i eCert kan du se:

  • din gällande exportörsregisteranmälan, samt
  • anmälans datum, senaste ändring och giltighetstid.

I samma vy kan du ladda ned anmälan som PDF‑fil, redigera anmälan och ta bort anmälan.

Om du redigerar anmälan, kom ihåg att bekräfta ändringarna. Det är kostnadsfritt att redigera en gällande anmälan.

5.3 Förnya anmälan

Kontaktpersonerna som är registrerade i exportörsregistret får ett e‑postmeddelande om en kommande förnyelse en månad före sista giltighetsdagen. Samtidigt visas knappen ny anmälan till exportörsregistret i eCerts avsnitt Export register.

  1. Öppna en ny anmälan via ny anmälan till exportörsregistret. Systemet kopierar automatiskt uppgifterna från den tidigare anmälan som grund.
  2. Kontrollera uppgifterna, gör nödvändiga ändringar och bekräfta anmälan.
  3. Du kan vid behov ladda ned anmälan som en PDF‑fil.

Om du vill förnya anmälan tidigare, ta bort den gällande anmälan. När anmälan har tagits bort visas knappen ny anmälan till exportörsregistret. Observera att uppgifterna från den tidigare anmälan inte sparas, utan en ny anmälan måste göras enligt anvisningarna i punkt 5.1.

Om företaget inte exporterar för tillfället

  • Anmälan behöver inte förnyas om ingen export sker.
  • Exportörsregisteranmälan tas automatiskt bort när giltighetstiden går ut.
  • Gör en ny anmälan senare om exporten återupptas.

6. Djurhälsointyg – så ansöker du om intyg

Ett djurhälsointyg är ett sändningsspecifikt dokument där du försäkrar importlandets myndigheter om att produkten som exporteras uppfyller deras krav på djurhälsa och import.

Intyget innehåller:

  • allmänna uppgifter om exportören och transporten
  • uppgifter om produkten och dess ursprung
  • de intygsspecifika importkrav som avtalats med importlandet samt eventuella krav som gäller vid transport via ett annat land (attestation)
  • den officiella veterinärens underskrift och stämpel
  • ett unikt identifikationsnummer som genereras av systemet

6.1 Skapa ett nytt intyg

  1. Logga in i eCert på ecert.ruokavirasto.fi och gå till avsnittet Certificates.
  2. Välj create new certificate.
  3. Välj importland (destination country) och produktkategori (product category) i rullgardinsmenyerna.
  4. Sök dispatch location (lastningsanläggning) med namn eller anläggningsnummer.
    • Välj den anläggning från vilken produkterna lastas för export. Valet styr vilken officiell veterinär intyget skickas till.
    • Om importlandet tillåter export endast från vissa godkända anläggningar, visas enbart dessa i sökningen.
  5. Spara utkastet till djurhälsointyg genom att klicka create.

Hantering av intygsutkast

  • Förhandsgranska genom att välja next (preview) och gå tillbaka till redigeringsläget med back to editor.
  • Spara utkastet regelbundet med save.
  • Ett påbörjat intygsutkast kan inte tas bort helt. Delete sätter utkastet i status cancelled.

Kopiera ett intyg för att skapa ett nytt utkast

Du kan förenkla skapandet av ett nytt intyg genom att kopiera ett tidigare intyg.

  1. Öppna önskat intyg i tabellen list of all your certificates. Välj copy.
    • Systemet skapar ett nytt intygsutkast och kopierar uppgifterna från det tidigare intyget.
  2. Kontrollera och uppdatera alltid uppgifterna i intyget innan du skickar det till den officiella veterinären.
    • Om anläggningen i det kopierade intyget inte längre är aktiv i eCert visas meddelandet: ”Consignment dispatch facility is no longer active”. I så fall ska du söka fram och välja anläggningen på nytt.

eCert förhindrar kopiering om det har publicerats en nyare version av intygsmodellen. Då visas: ”Newer version of certificate model available; copy disabled”. I dessa fall måste intyget skapas på nytt via create new certificate.

6.2 Fyll i uppgifterna i intyget

Fyll i formuläret noggrant. Fält markerade med en stjärna (*) är obligatoriska.

  • Om ett obligatoriskt fält saknar uppgifter visas meddelandet ”This field is not optional.”
  • Som princip ska det inte finnas tomma fält i intyget. Om du inte har någon uppgift att ange ska du fylla i en bindestreck (-).
  • Informationsikonen (i) vid fältet innehåller ytterligare anvisningar om hur fältet ska fyllas i.
  • Uppgifter som genereras automatiskt av systemet visas i förhandsgranskningen.

Anläggningsuppgifter

Vid behov kan du göra mindre intygsspecifika ändringar i anläggningsuppgifterna genom att välja edit. Dessa kan till exempel gälla förtydliganden i företagsnamnet.

  • Redigerade uppgifter visas i förhandsgranskningen för både exportören och den officiella veterinären med en informationsmarkering, där även det ursprungliga värdet framgår.
  • Vid fel i anläggningsnumret eller andra registeruppgifter: be den officiella veterinären korrigera uppgifterna i Vati‑systemet.

Tabeller

Många uppgifter om sändningen anges i tabeller. Lägg till rader med add new item.

Om intyget innehåller flera tabeller måste du lägga till rader i varje tabell separat. Ta bort onödiga rader med papperskorgsikonen.

Attestation

I Attestation beskrivs importlandets krav och eventuella transitvillkor. I vissa intyg ska du själv lämna ytterligare uppgifter eller göra sändningsspecifika val.

  • Skriv in uppgifterna i de fält som är avsedda för fri text enligt anvisningarna i intyget.
  • Om avsnittet innehåller valbara villkor visas de först överstrukna. Markera det alternativ som gäller för sändningen – då försvinner överstrykningen.
  • Kontrollera i förhandsgranskningen att den text du fyllt i och/eller de val du gjort visas korrekt i intyget.

6.3 Skicka intyget för utfärdande

När du har fyllt i uppgifterna i djurhälsointyget ska du skicka det till den officiella veterinären för utfärdande.
Om obligatoriska uppgifter saknas visas meddelandet ”Not all required fields are filled” längst ned på sidan och i loggen i förhandsgranskningen.

  1. Välj request certificate för att skicka certifikatet till officiell veterinär.
  2. Skriv vid behov ett meddelande i informationsfältet (t.ex. om sändningen eller lastningstidpunkten).
  3. Bekräfta sändningen med confirm. Intyget får status pending och visas i startsidans tabell under waiting for certification.
  4. Du kan skriva ut eller spara intyget som PDF genom att välja print.I utskriften visas då DRAFT och intygsnumret. Endast den officiella veterinären kan skriva ut intyget med märkningen ORIGINAL.

Systemet skickar en avisering om intygsbegäran till alla officiella veterinärer som har markerat lastningsanläggningen som sitt ansvarsområde.

  • Mottagarna av aviseringar syns i loggen för förhandsgranskningen.
  • Loggen visar även om ingen har markerat anläggningen som sitt ansvarsområde.
    I så fall kan intyget inte skickas in för godkännande, och du måste kontakta din egen officiella veterinär.

Informera officiell veterinär i god tid

Säkerställ att den officiella veterinären får information om den planerade exportsändningen i tillräckligt god tid. Detta är viktigt för att veterinären ska kunna utföra lastningskontrollen innan partiet lämnar kontrollområdet (exportförordning 331/2021, 4 §).

6.4 Skicka tillbaka intyget för redigering

Om det finns brister eller fel i intygets uppgifter kan både exportören och den officiella veterinären skicka tillbaka intyget för redigering innan det utfärdas.

  1. Skicka tillbaka intyget till redigeringsläge med send back for modification.
  2. Skriv ett meddelande till den officiella veterinären i informationsfältet.
  3. Bekräfta med confirm. Intygets status ändras då till draft.
  4. Gå tillbaka till redigeringsläget med back to editor, gör ändringarna och skicka intyget på nytt för godkännande.

6.5 I undantagsfall: ersätt eller annullera intyg

Om det ursprungliga utfärdade djurhälsointyget försvinner eller innehåller fel kan det ersättas. Både exportören och den officiella veterinären kan initiera ersättningen.

  1. Markera intyget som ersättningsbart med return to be replaced.
  2. Skriv ett meddelande till den officiella veterinären i informationsfältet.
  3. Bekräfta med confirm. Intygets status ändras då till replacement requested.
  4. Fyll i uppgifterna för ersättningsintyget och skicka det till den officiella veterinären för utfärdande.

Det ersättande intyget länkas automatiskt till det ursprungliga i eCert. Intygsnumret får en markering som visar att det är ett ersättande dokument. Både det ursprungliga och det ersättande intyget visas i intygslistan i avsnittet Certificates.

Annullering av intyg är endast avsedd för särskilda situationer, till exempel om exportsändningen förstörs.

  1. Du kan annullera ett djurhälsointyg med reject.
  2. Skriv ett meddelande till den officiella veterinären i informationsfältet.
  3. Bekräfta med confirm. Intygets status ändras då till revoked, och det kan inte längre redigeras.

7. Problem­situationer

Vid problemsituationer kan du kontakta Livsmedelsverkets eCert‑team: ecert@ruokavirasto.fi. Vi hjälper gärna.

Under allmänna systemuppdateringar kan det hända att det inte går att logga in i eCert. Vi informerar i förväg om planerade uppdateringar på eCerts inloggningssida. Uppdateringarna genomförs vanligtvis mellan fredag och måndag och tar i regel några timmar.