Anvisning: 6294/04.02.00.01/2023
1 Inledning
Via e-tjänsten kan du skicka en anmälan om utsläppande av följande livsmedel på marknaden:
- Kosttillskott
- Berikade livsmedel
- Modersmjölksersättningar
- Vissa tillskottsnäringar
- Livsmedel för speciella medicinska ändamål
- Komplett kostersättningar för viktkontroll.
Dessutom kan du göra en anmälan om att kosttillskottets eller det berikade livsmedlets sammansättning ändras eller att det berikade livsmedlet avlägsnas från marknaden. Det krävs ingen anmälan om att andra livsmedel avlägsnas från marknaden.
Livsmedelsverket anser att en anmälan ska göras innan ett livsmedel släpps ut på marknaden för att möjliggöra en effektiv tillsyn.
Närmare anvisningar och blanketter för anmälningar:
- Kosttillskott
- Berikade livsmedel
- Livsmedel för specifika grupper (modersmjölksersättning, vissa tillskottsnäringsprodukter, kliniska näringspreparat, komplett kostersättning för viktkontroll).
I e-tjänsten kan du också göra en importanmälan om livsmedel av animaliskt ursprung som du importerat från EU:s inre marknad. Detta anmälningsförfarande behandlas dock inte i denna anvisning, utan det finns separata anvisningar om det på Livsmedelsverkets webbplats.
Denna anvisning ersätter Livsmedelssäkerhetsverket Eviras tidigare anvisning 17064/2 om användning av e-tjänster.
2 Snabbanvisning: Hur en ny anmälan lämnas
1. Öppna den anmälningsblankett som du vill använda i den vänstra sidbalken ELLER
- Kopiera en tidigare sänd anmälan genom att först välja anmälan från Blankettsökning, öppna den och klicka på "Kopiera". Kom ihåg att ändra alla förändrade uppgifter på blanketten
ELLER - Fortsätt att fylla i det tidigare sparade utkastet genom att välja önskad anmälan i mappen "Utkast".
2. Fyll i de uppgifter som behövs, åtminstone alla obligatoriska uppgifter som är markerade med gult.
Obs! Kom ihåg att i punkt 1 välja om det är fråga om tillverkning, legotillverkning, import eller annat utsläppande på marknaden.
3. Bifoga nödvändiga bilagor. Du kan lägga till filer i de vanligaste formaten till anmälan. Den maximala storleken på en enskild bilaga är 10 Mb.
4. Kontrollera att alla obligatoriska fält är ifyllda innan du skickar in anmälan till Livsmedelsverket. Systemet förhindrar att anmälan skickas om obligatoriska uppgifter saknas.
5. När du har sänt anmälan får du Livsmedelsverkets mottagningsmeddelande till den e-postadress som angetts på blanketten. Uppgifterna i anmälan jämte bilagor skickas för kännedom och tillsyn till kommunen automatiskt.
6. Fakturan för behandlingen av anmälan skickas inom cirka en månad från behandlingen av anmälan till den adress som angetts i anmälan.
7. Ett sänt meddelande sparas i mapparna "Sända anmälningar" och "Alla anmälningar".
8. Vid behov kan en halvfärdig anmälan sparas till utkast som du kan fortsätta fylla i senare.
3 Inloggning i e-tjänsten
Livsmedelsverkets e-tjänst fungerar bäst med webbläsarna Google Chrome och Microsoft Edge. Använd alltid den senaste versionen av webbläsaren med tanke på dataskyddet och de aktuella funktionerna.
Man loggar in i e-tjänsten med hjälp av Suomi.fi -identifikation. Välj det språk på vilket du vill använda tjänsten innan du loggar in. Du kan välja att använda tjänsten på finska eller svenska.
I Suomi.fi-tjänsten kan varje företag befullmäktiga sina anställda eller en utomstående aktör, såsom ett konsultföretag, att använda blankettjänsten för sin räkning. Du kan ansöka om de fullmakter som behövs i e-tjänsten enligt anvisningarna på Suomi.fi-webbplatsen.
Följande fullmaktskoder kan väljas i Suomi.fi-tjänsten:
- Skapa livsmedelsanmälningar (omfattande fullmakt)
- med denna fullmakt kan den befullmäktigade på fullmaktsgivarens vägnar läsa och skicka livsmedelsanmälningar samt ändra uppgifterna i dem.
- Granska livsmedelsanmälningar (begränsad fullmakt)
- med denna fullmakt kan den befullmäktigade på fullmaktsgivarens vägnar skicka anmälningar om livsmedel och granska de anmälningar som den befullmäktigade själv har gjort.
Obs! Fullmakterna begränsar varandra. Därför ska fullmaktstagaren endast beviljas en av de två fullmakterna (en fullmakt/fullmaktstagare).
Mer information om tjänsten Suomi.fi finns på adressen https://www.suomi.fi/hemsidan.
När du lämnar tjänsten måste du också logga ut från tjänsten Suomi.fi. Du kan logga in på nytt i tjänsten i ett annat företags namn utan att identifiera dig på nytt, om sessionen fortfarande är i kraft.
Om du inte kan logga in i tjänsten kan du göra anmälan med blanketten som finns på Livsmedelsverkets webbplats. Skicka den ifyllda blanketten med bilagor till Livsmedelsverkets registratorskontor (kirjaamo@ruokavirasto.fi eller Registratorskontoret/Livsmedelsverket, Mustialagatan 3, 00790 Helsingfors).
Obs! Utländska företag kan tills vidare inte använda e-tjänsten för att skicka anmälningar.
4 Användning av e-tjänsten
När du har loggat in i tjänsten öppnas en välkomstsida.
I listan i tjänstens vänstra balk finns menyn "Ny anmälan", där det finns blanketter för anmälningar, och i menyn "Blankettsökning" finns mappar där tidigare anmälningar och halvfärdiga utkast har sparats. I övre kantens balk finns olika funktioner som kan utföras på den öppna sidan. De funktioner som kan väljas varierar beroende på om du gör en ny anmälan eller granskar uppgifterna i mapparna i blankettsökningen.
4.1 Funktioner i övre kanten
Funktionerna i e-tjänstens övre kant varierar något enligt e-tjänstens öppna sida.
Funktioner som syns i e-tjänstens övre kant:
Skriv ut anmälningsblanketten eller utkastet. Blanketten måste vara öppen i huvudfönstret för att den ska kunna skrivas ut. Om du vill skriva ut något annat, till exempel en lista över gjorda anmälningar, använd webbläsarens utskriftsfunktion.
Kopiera anmälan eller utkastet. Anmälan ska vara öppen i huvudfönstret för att den ska kunna kopieras. Till exempel när du gör en anmälan om två eller flera mycket likartade produkter kan du kopiera den ifyllda blanketten och endast ändra de avvikande punkterna i kopian. Du kan också göra en anmälan om ändring av sammansättningen genom att kopiera en tidigare anmälan om samma produkt och ändra uppgifterna så att de motsvarar den nya sammansättningen. Till en anmälan som gjorts på en kopierad blankettmall ska man alltid bifoga en ny förpackningspåskriftsmall.
Logga ut från e-tjänsten och stäng ner den.
Med knappen "Hjälp" kommer du till Livsmedelsverkets webbplats, där det finns mer information och anvisningar för ifyllande av anmälan och användning av e-tjänsten.
Du kan ta bort ett utkast genom att använda knappen ”Radera”. Öppna först utkastet du vill ta bort och tryck sedan på ”Radera”.
Om du stöter på ett problem när du använder den elektroniska tjänsten kan du rapportera om det genom att klicka på knappen ”Rapportera ett problem”. Följande formulär kommer att visas. Vänligen fyll i minst ”Felbeskrivning”. Du kan också ladda upp bilagor, t.ex. en skärmdump av felet.
När anmälan fylls i visas i övre kanten förutom de ovan nämnda även följande funktioner:
Med "Sänd"-knappen skickas anmälan till Livsmedelsverket. Anmälan kan inte sänds om de obligatoriska fälten markerade med gult är oifyllda eller om obligatoriska bilagor saknas.
Sparar blanketten som utkast. Du kan fortsätta fylla i utkastet senare. Utkastet finns i blankettsökningen under "Utkast" (i vänstra kanten). Det är bra att spara blanketten regelbundet i samband med ifyllandet.
Öppnar en ny anmälningsblanketten. Innan en ny anmälan öppnas lönar det sig att spara en eventuell halvfärdig blankett som ett utkast om man vill fortsätta fylla i den. Osparade uppgifter går förlorade när en ny anmälan öppnas.
Funktion som endast syns i övre kanten i samband med blankettsökningen:
Öppna den valda anmälan. Anmälan ska vara vald för att den ska kunna öppnas.
4.2 Funktioner i vänstra kanten
4.2.1 Ny anmälan
Till vänster på e-tjänstens startsida finns en lista under rubriken "Ny anmälan" där du kan välja den anmälningsblankett som ska fyllas i. Den valda anmälningsblanketten öppnas på skärmen som en tom blankett.
Välj "Utsläppande på marknaden av en livsmedel för särskilda grupper" om du vill göra en anmälan om lansering på marknaden av modersmjölksersättning, ett visst tillskottsnäringspreparat, ett kliniskt näringspreparat eller komplett kostersättning för viktkontroll.
4.2.2 Blankettsökning
Under rubriken "Blankettsökning" till vänster visas "Inlämnade anmälningar", "Alla anmälningar" och "Utkast".
I mappen "Inlämnade anmälningar" finns alla anmälningar som du själv skickat. Du kan granska skickade aviseringar genom att först välja önskad anmälan i listan och klicka på "Öppna" i övre balken. Inlämnade anmälningar har statusen "Mottagen" och kan inte redigeras. Det datum då anmälan har skickats till Livsmedelsverket i e-tjänsten har sparats i anmälan.
I mappen "Alla anmälningar" sparas förutom de anmälningar du själv skickat även andra anmälningar som du har rätt att granska. Sådana anmälningar kan till exempel vara anmälningar som skickats av en konsult eller någon annan aktör som företaget befullmäktigat. I mappen "Alla anmälningar" visas också de utkast du sparat.
I mappen "Utkast" finns alla utkast du sparat. Du kan fortsätta fylla i utkastet genom att välja önskat utkast, öppna det genom att klicka på "Öppna" och fortsätta fylla i formuläret.
4.2.3 Gruppering av mapparna i blankettsökningen
Under blankettsökningens övre balk finns en andra övre balk. Med hjälp av den är det möjligt att redigera blanketternas grupperings- och vyalternativ. Detta är dock i allmänhet inte nödvändigt. Listvyn är det bästa sättet att granska blanketterna, eftersom anmälningarna då är organiserade under varandra enligt grupperingsgrunden.
4.3 Ifyllande av blanketter
Välj önskad anmälan i den vänstra sidbalken. På skärmen öppnas en tom blankett där företagets namn, postadress, postnummer, postanstalt och land har matats in på basis av företagets FO-nummer. Du fyller i resterande uppgifter själv.
De obligatoriska fälten i anmälan har markerats med gul bakgrund och blanketten kan inte skickas innan de uppgifter som krävs har fyllts i. Du fyller i flera fält på blanketten genom att välja rätt alternativ i urvalslistan som öppnas i fältets högra kant.
Bredvid blanketternas fält finns blå hjälpknappar. 
Anvisningar öppnas i popup-fönster genom att trycka på knapparna.
4.3.1 Uppgifter om anmälans art (gäller inte anmälan om avlägsnande)
Börja fylla i en ny anmälningsblankett genom att välja "Typ av anmälan".
I den kompletterande förteckningen i anmälan om kosttillskott väljs antingen en anmälan om lansering på marknaden eller ändring av sammansättningen. För ett livsmedel som är avsett för en specifika grupper väljs vilket livsmedel anmälan gäller, dvs. antingen modersmjölksersättning, tillskottsnäring, kliniskt näringspreparat eller komplett kostersättning avsedd för viktkontroll.
4.3.2 Uppgifter om anmälaren
En del av kontaktuppgifterna fylls i automatiskt. Kontrollera att uppgifterna är korrekta och korrigera dem vid behov.
Välj först rätt alternativ i punkt 1, är anmälaren också produktens tillverkare, den som framställt produkten, importör eller någon annan aktör som släpper ut produkten på marknaden.
Välj det verksamhetsställe där verksamheten som anmälan gäller sker (= kommun). Urvalslistan Verksamhetsställe grundar sig på uppgifterna om företagets verksamhetsställen i Livsmedelsverkets register. Om rätt verksamhetsställe inte finns i urvalslistan kan du lägga till det fritt formulerat på blanketten. Välj i detta fall punkten "Om verksamhetsstället inte finns i listan, öppna här" och skriv in verksamhetsstället i det tomma fältet som öppnas.
Ange företagets kontaktperson i anslutning till anmälan som kontaktperson och ange dennes telefonnummer i formen +358 40 123 4567. Skriv i fältet "E-post" den e-postadress till företaget till vilken du vill ta emot Livsmedelsverkets meddelande om mottagande av anmälan. Vanligtvis är e-postadressen densamma som kontaktpersonens e-postadress.
Om anmälan görs på ett företags vägnar av en utomstående part, såsom ett konsultföretag, fylls uppgifterna i under "Person/ombud som sköter saken". Då ska också en fullmakt bifogas anmälan. Dessutom ska man som obligatorisk uppgift välja om fakturan ska skickas till företaget eller till ombudet. Val av faktureringsadress visas på blanketten först när ombudets uppgifter fylls i.
4.3.3 Faktureringsadress
För behandlingen av livsmedelsanmälan uppbärs en avgift enligt Livsmedelsverkets prislista. Fakturan för behandlingsavgiften skickas i regel per post till anmälarens adress. Om du vill att fakturan skickas till en annan adress, fyll i faktureringsuppgifterna under "Faktureringsadress". Om du vill använda nätfakturering, skriv nätfaktureringsadressen i det fält som reserverats för det. Du kan också ge mer information om fakturan, t.ex. namnet på den kontaktperson som ska synas på fakturan eller PO-numret.
Livsmedelsverket skickar en faktura för behandlingsavgiften inom cirka en månad efter att anmälan har behandlats vid Livsmedelsverket.
4.3.4 Uppgifter om det livsmedel som ska anmälas
Fyll i alla nödvändiga uppgifter omsorgsfullt. De flesta punkterna fylls i genom att välja rätt alternativ i urvalslistan som öppnas i högra kanten av fälten.
Med plus-knapparna kan du lägga till fler rader. Till exempel genom att klicka på knappen "Kosttillskottets klass" i anmälan om kosttillskott kan man lägga till en ny rad, eller genom att klicka på + i punkten "Kännetecknande ämne" kan man lägga till ett nytt ämne. I anmälan om komplettering behövs + -knappen för att lägga till ett nytt vitamin, ett nytt mineralämne eller något annat nytt ämne.
Med minus-knappen kan du ta bort en onödig rad.
Du kan koppla anmälan om ändring av sammansättning och utträde ur marknaden för ett kompletterat livsmedel till en tidigare gjord anmälan under punkten "Produkt som anmälan gäller". I urvalslistan visas de aviseringar som gjorts via e-tjänsten. Om den produkt som anmälan gäller inte finns i urvalslistan, välj punkten "Finns inte i listan".
Anteckna dessutom i anmälan om ändring av livsmedlets sammansättning och i anmälan om utträde ur marknaden för det kompletterade livsmedlet den tidpunkt då ändringen träder i kraft genom att välja rätt tidpunkt i kalendervyn.
Om ett specifikt ämne eller annat ämne inte finns i urvalslistan kan det läggas till som fritt formulerad text på blanketten. Välj i detta fall punkten "Om ämnet inte finns i listan, öppna här". Därefter kan du skriva in ämnet fritt formulerat i fältet som öppnas. Mängden och enheten för det typiska ämnet är också obligatoriska uppgifter.
I punkten Mer information finns ett öppet fält där du kan ge närmare information om produkten, till exempel om de näringspåståenden och hälsopåståenden som använts eller eventuella bruksanvisningar och varningsanteckningar. I punkten "Mer information" kan du också skriva om det inte finns just rätt alternativ i blankettens urvalslistor, till exempel i menyerna "Kosttillskottets klass" eller "Livsmedel".
4.3.5 Bilagor
Det är obligatoriskt att bifoga en förpackningspåskriftsmall på finska och svenska till livsmedelsanmälningarna. Du kan bifoga filer i de vanligaste formaten till anmälan. Den maximala storleken på en enskild bilaga är 10 Mb.
Bifoga filerna genom att välja rätt fil via funktionen "Välj fil". Programmet hämtar bilagorna först när anmälan skickas. Till exempel om en halvfärdig blankett sparas som ett utkast sparas inte bilagorna.
Du kan bifoga högst två bilagor till blanketten. Den ena kan till exempel vara en produktbroschyr. De förpackningspåskriftsmallar som ska bifogas ska vara av hög kvalitet så att märkningarna på dem är lätta att läsa. Om så inte är fallet kan tillsynsmyndigheten begära att en ny förpackningspåskriftsmall ska skickas in.
Om anmälan görs av en aktör utanför företaget, såsom ett konsultföretag, ska en fullmakt bifogas anmälan. Fullmakten bifogas som ovan.
Obs! Om man försöker skicka blanketten och obligatoriska uppgifter saknas, måste bilagorna läggas till anmälan på nytt efter att de obligatoriska uppgifterna har lagts till.
4.4 Inlämnande av anmälan
När du har fyllt i alla punkter på anmälningsblanketten och bifogat de obligatoriska bilagorna kan du skicka anmälan till Livsmedelsverket genom att klicka på "Skicka" i övre kanten.
Om någon av de obligatoriska punkterna inte har fyllts i visas följande felmeddelande:
Oifyllda punkter eller fel finns listade till höger om blanketten.
Felaktiga eller bristfälliga punkter har också ramats in med rött så att de lättare kan hittas.
Du kan skicka anmälan på nytt när du har fyllt i de punkter som saknas och bifogat bilagorna på nytt. När anmälan har skickats skickar Livsmedelsverkets elektroniska system ett meddelande om att anmälan har mottagits till den e-postadress som angetts i fältet "E-post". Om anmälan görs av ett ombud på företagets vägnar skickas mottagningsmeddelandet till både ombudet och företaget. Meddelandet skickas också för kännedom till tillsynsmyndigheten i den kommun där företaget är beläget.