Ett flertal olika dokument används inom ekoproduktionen för att säkerställa en handelspartners eller ett ekopartis ekoduglighet. Alla behöver ett obligatoriskt ekointyg för att bevisa sin behörighet inom övervakningen. För varupartierna behövs dessutom en följe- eller fraktsedel. Inom jordbrukets primär-produktion används ytterligare en försäkran som producenten själv avger; en överensstämmelse-försäkran.
Lagstiftningen förutsätter för handelns del endast att ekointyget och forsedeln verifieras. Aktörer emellan kan man också komma överens om andra dokument som åtföljer ett produktparti eller som bilagor vid uppgörande av en affär. Dylika dokument är överensstämmelseförsäkran eller en kopia av beslutet över utförd kontroll, och dessa ingår alltid som en del av avtal mellan handelspartner.
Ekointyg eller bilaga XII
Alla aktörer inom ekoövervakningen ges efter den årliga kontrollen ett bevis över behörigheten inom övervakningen; ett ekointyg. Detta informerar om aktör, verksamhet och produktsortiment. Ekointyget är ett tidsbundet intyg och dess giltighet skall alltid verifieras av handelspartnern genom exempelvis begära en kopia av intyget ifråga. Ekointyget duger inte som ensamt bevis för ekodugligheten hos en viss produktion eller ett enskilt produktparti.
Odlarens överensstämmelseförsäkran
Ett av producenten egenhändigt utfärdat intyg används inom primärproduktionen, dvs. växt- och animalieproduktionen. Det är frågan om en försäkran att ett visst produktparti eller ett slaktdjur lämnar gården i ekodugligt skick. Dokumentet kallas överensstämmelseförsäkran. Denna kan också, inom primärproduktionen, ersätta forsedeln.
Överensstämmelseförsäkran duger inte ensam som bevis på att aktören är ansluten till ekoövervakningen. Först då producenten försett sin kund med ett giltigt ekointtyg kan hans överensstämmelseförsäkran efteråt ensam räcka till som åtföljande dokument för de följande produktleveranserna från gården, så länge som ekointyget är giltigt.
Anmälan över utförd produktionskontroll
En aktör får anmälan av den kontrollerande myndigheten för varje gång en kontroll verkställts.
Den lokala ELY-centralen utfärdar anmälan över primärproduktionen. Den anmälan innehåller också uppgifter om upptäckta brister under kontrollbesöket. Anmälan över utförd produktionskontroll innebär för köparens del ett dokument som anger om några avsalubegränsningar ålagts säljaren för den aktuella produkten. Det är inte obligatoriskt att använda anmälan över utförd produktionskontroll som handelsdokument.
Livsmedelsverket utfärdar anmälan över utförd kontroll inom livsmedelsproduktionen men dessa saknar uppgifter om eventuella marknadsföringsförbud; skilda beslut ges vid behov gällande marknadsföringsförbud.