Varje aktör bör göra upp en ekoplan före inledandet av sin verksamhet och anslutningen till övervakningssystemet. Aktören beskriver i ekoplanen sin kommande verksamhet och hur efterlevandet av ekoreglementet kommer att förverkligas i olika skeden av produktionen.
Ekoplanen skall ge besked om bl.a.
- produktionsplatser och verksamhet
- åtgärder som säkerställer att regelverket följs
- försiktighetsåtgärder som minskar risken för att ekologiskt producerade produkter blandas med andra produkter.
Ekoplanens innehåll beskrivs närmare i anvisningarna för olika produktionsinriktningar.
Ekoplanen skall uppdateras med behövliga ändringar och förändringar så snart verksamheten ändras, exempelvis en ny produkt tas in i sortimentet, sammansättningen av en produkt ändras eller en produkt avlägsnas ur sortimentet.
Den årliga kontrollen är till för att kunna undersöka hur relevant ekoplanen är och hur väl denna har efterlevts.