Euroopan meri- ja kalatalousrahaston Suomen toimintaohjelmasta 2014–2020 myönnettyjen tukien maksuhakemuksen jättäminen
Tähän tiivistelmään on koottu asioita, joihin tulee kiinnittää huomiota myönnetyn tuen maksua haettaessa. tutustu tukipäätökseen, hyväksyttyjen toimenpiteiden ja kustannusten erittelyyn sekä muihin päätösehtoihin huolella. Tukipäätös löytyy Hyrrä-asiointisivultasi, tai se on toimitettu kirjallisena, mikäli olet niin halunnut.
Kustannukset ja tuen maksaminen
Hyväksyttäviä kustannuksia ovat vain tukipäätöksessä hyväksytyt kustannukset, jotka ovat toteutuneet tukipäätöksessä hyväksyttynä toteutusaikana. Tuki maksetaan jälkikäteen osoittamiesi menojen mukaan yhdessä tai useammassa erässä. Tuki voidaan maksaa vain, mikäli tuen myöntövaiheessa olleet myöntämisedellytykset ovat voimassa maksuvaiheessa. Tuki maksetaan tukipäätöksen ehtojen mukaisesti.
Hanke on toteutettava ja haettava maksuun tukipäätöksessä mainitun ajan kuluessa. Tukipäätöksessä mainitaan myös, milloin maksamista viimeistään tulee hakea. Hankkeen mahdollisesta jatkoajasta on tehtävä kirjallinen hakemus ELY-keskukselle ennen annettujen määräaikojen päättymistä. Jos hankkeen toteutus vaikuttaa muuttuvan alkuperäisestä hyväksytystä hankesuunnitelmasta, ota yhteyttä ELY-keskukseen ja selvitä mahdollisen muutospäätöksen tarve ennen hankkeessa tapahtuvia muutoksia. Muutosta tulee hakea ennen kuin muutosta ryhdytään toteuttamaan.
Tuen maksamisen edellytys on, että menot ovat tuensaajalle osoitettuja, tuensaajan maksamia ja kirjanpitoon vietyjä tai niistä on koottu menoerittely. Tuensaajan tulee lähtökohtaisesti hankintoja tehdessään maksaa kustannukset tililtä. Käteisostot hyväksytään, mikäli ne voidaan todentaa esimerkiksi kassatiliotteelta ja kustannukset on liitetty tuensaajan kirjanpitoon. Tuesta voidaan maksaa päätöksen mukaisissa erissä ennen loppumaksua enintään 80 %.
Matkakustannukset lasketaan valtion matkustussäännön mukaisesti. Jos hankkeessa on syntynyt tuloja, ne on vähennettävä maksujakson kustannuksista, ellei niitä ole tukipäätöksessä hyväksytty hankkeen yksityiseksi rahoitusosuudeksi. Maksatuksessa ei hyväksytä muun muassa hankkeiden rahoituskuluja eikä hankkeiden välisiä kustannusten siirtoja.
Maksuhakemuksen jättäminen
Hae maksua ensisijaisesti sähköisesti Hyrrässä. Mikäli Hyrrän käyttäminen ei ole mahdollista, toimita allekirjoitettu maksuhakemus ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskukseen sähköpostilla tai kirjallisesti (yhteystiedot ohjeen lopussa). Ilmoita hakemuksessa, mikäli kustannukset esitetään arvonlisäverollisina.
Maksuhakemuslomakkeelle on merkitty tarvittavat liitteet. Toimita liitteet sähköisinä dokumentteina. Välttämättömien liitteiden puuttuminen aiheuttaa viivästystä maksamiseen. Mikäli Hyrrän kautta asiointiin ei ole mahdollisuutta, maksuhakemus löytyy osoitteesta www.keha-keskus.fi/yhteystiedot/hae-maksatusta/.
Maksuhakemuksessa on oltava riittävä selvitys hankkeen edistymisestä hankesuunnitelman mukaisesti sekä suoritetuista menoista, myös yksityisen rahoituksen osalta. Riittäväksi selvitykseksi katsotaan yleensä ote kirjanpidon projektiseurannasta (päivä- ja pääkirja).
Maksuhakemuksessa useimmiten tarvittavia liitteitä
- Ote kirjanpidosta tai menoerittely (tarvitaan aina).
- Kopiot tehdyistä työ- ja muista sopimuksista sekä työajanseurantatiedot.
- Kopiot hankittujen kuljetusvälineiden rekisteriotteista.
- Tukipäätöksen mukaiset selvitykset vastikkeettomista tuotantopanoksista (esimerkiksi omat raaka-aineet ja oma työ), myös silloin, kun ne ovat yksityistä rahoitusosuutta.
- Tukipäätöksen mukainen selvitys laskentaperusteisista yleiskustannuksista.
- Muut tukipäätöksen ehdoissa vaaditut liitteet.
Tositteita ei tarvitse toimittaa maksuhakemuksen yhteydessä, mikäli niitä ei erikseen pyydetä. Kaikki tositteet on kuitenkin säilytettävä osana kirjanpitoa ja toimitettava, jos niin pyydetään. Mikäli päivä- ja pääkirjaa ei ole saatavilla, riittäväksi selvitykseksi menoista katsotaan laskujäljennökset ja tiliote tai maksukuittijäljennökset. Laskujäljennöksissä on oltava kirjanpidon tositenumerot, tai ne on toimitettava viranomaiselle kirjanpidon valmistuttua.
Loppumaksu (viimeinen maksuerä)
- Viimeinen maksuerä maksetaan sen jälkeen, kun hanke on toteutettu hyväksyttävästi. Mikäli tukipäätöksen ehdoissa on edellytetty loppuraporttia, viimeistä maksuerää ei suoriteta ennen tuen myöntämisestä vastaavan ELY-keskuksen hyväksymän loppuraportin jättämistä.
- Viimeiseen maksuhakemukseen on aina liitettävä hankkeen tuloksia koskeva arviointilomake täytettynä. Viimeistä maksuerää ei suoriteta ennen lomakkeen jättämistä.
- Tuensaaja on velvollinen toimittamaan myös muut hallintoviranomaisen määrittelemät hankkeen vaikutusten arviointia kuvaavat tiedot.
- Kalanjalostustiloista on liitettävä hakemukseen kunnan terveystarkastajan lausunto.
- Mikäli hankkeeseen sisältyy tukikelpoisuusajan jälkeen maksettavia hyväksyttyjä tukikelpoisia kustannuksia, kuten lomapalkkoja ja lomarahoja, ne voidaan maksaa tuen viimeisenä eränä hankkeen loppumaksun jälkeen, edellyttäen että kustannukset ovat syntyneet tukikelpoisuusaikana (esimerkiksi tukikelpoisuusaikana maksettuihin palkkoihin perustuvat lomarahat).
Huolellisesti tehty maksuhakemus nopeuttaa käsittelyä ja maksua.
Kirjanpidosta
Tuensaajan on noudatettava kirjanpitolakia, vaikka ei olisi kirjanpitovelvollinen. Tuensaajan tulee kirjata hankkeen menot kirjanpitoonsa tai laatia menoerittely kustannuksista. Tuettavista kustannuksista tulee tarvittaessa löytyä yksilöity lasku/kuitti ja tosite sen maksamisesta. Kirjanpidosta vastaavalle henkilölle on syytä toimittaa kopio tukipäätöksestä ehtoineen sekä keskeiset ohjeet (myös tämä ohje).
Tuettavaa toimintaa koskeva kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään vuoden 2027 loppuun.
Tarkastukset
KEHA-keskus tarkastaa kaikki maksuhakemusten asiakirjat ennen tuen maksamista. Sen lisäksi osaan tukea saaneista hankkeista tehdään tarkastus paikan päällä tuensaajan luona. Tarkastettavat hankkeet valitaan satunnaisesti. Tuensaajalla on velvollisuus avustaa hankkeen tarkastuksessa, jolloin muun muassa tarkastetaan tuettua hanketta koskeva tuensaajan kirjanpito sekä tuetun kohteen fyysinen olemassaolo ja että tuettua kohdetta käytetään pelkästään tuettuun tarkoitukseen.
KEHAn lisäksi tukea saaneita hankkeita tarkastavat satunnaisesti Ruokavirasto ja ELY-keskus. Joissain tapauksissa on mahdollista, että tarkastuksen tekee myös Euroopan komissio tai maa- ja metsätalousministeriö.
Jos maksuhakemuksen täyttämisessä ilmenee ongelmia, ota yhteyttä KEHA-keskukseen (Yhteystiedot: kalatalousmaksut.keha@ely-keskus.fi)
Maksuhakemuksen tekeminen
Kun ELY-keskus on tehnyt hankkeelle myönteisen tukipäätöksen, voit hakea maksua KEHA-keskukselta, eli tehdä maksuhakemuksen. Sähköinen maksuhakemus tulee vireille, kun se on allekirjoitettu Hyrrä-järjestelmässä eli jätetty tuen myöntäneelle viranomaiselle.
Ennen maksuhakemuksen tekemistä lue huolella hankkeen voimassa oleva tukipäätös sekä tukipäätöksestä maksun ehdot.
KEHA-keskus pyytää sinua tarvittaessa täydentämään maksuhakemusta. Puutteellinen hakemus tulee täydentää viranomaisen antamassa määräajassa. Muussa tapauksessa hakemus saatetaan hylätä puutteellisten tietojen vuoksi. Määräajan päättymisen jälkeen KEHA-keskus tekee asiassa päätöksen.
Maksuhakemuksen tekeminen aloitetaan Hankkeet-osion kautta. Klikkaa hiirellä Hankkeet-osiossa haluttua hanketta, minkä jälkeen avautuu hakemuksen tietoikkuna. Avaa tukihakemus kohdasta Tukipäätös.
Hankkeelle on päätöksenteon yhteydessä tullut uusi Päätös-välilehti. Maksuhakemuksen tekeminen aloitetaan Päätös-välilehdellä.
Tarkista ensin, että tukipäätös on Hyväksytty. Näet sen Päätös-laatikosta. Päätös-välilehden alaosassa on toiminnot maksuhakemuksen tekemisen aloittamiseksi. Valitse ensin maksuhakemuksen tyyppi: Maksuerä tai Loppumaksu. Valintalista aukeaa valintalaatikon vierässä olevasta nuolesta.
Loppumaksu valitaan silloin, kun haetaan viimeistä maksua hankkeelle. Ensimmäinenkin maksu voi olla Loppumaksu, jos hanke on valmis ja hankkeen kaikki kustannukset ovat jo syntyneet ensimmäistä maksua haettaessa. Muussa tapauksessa valitse tyypiksi Maksuerä.
Kun olet valinnut maksutyypin, aktivoituu painike Tee maksuhakemus. Tämän jälkeen avautuva maksuhakemus sisältää kolme tai neljä välilehteä riippuen siitä, onko kysymyksessä maksuerä vai loppumaksu.
Jos olet valinnut maksuhakemuksen tyypiksi maksuerä, avautuu välilehdet Perustiedot, Kustannukset ja rahoitus sekä Allekirjoitus ja lähetys.
Jos olet valinnut maksuhakemuksen tyypiksi loppumaksu, avautuu välilehdet: Perustiedot, Kustannukset ja rahoitus, Tavoitteet sekä Allekirjoitus ja lähetys.
Perustiedot-välilehti
Maksuhakemuksen aikaväli
Valitse kalenterista ne päivämäärät, joiden välistä ajanjaksoa maksuhakemus koskee.
Hakija ja yhteystiedot
Hakijan tiedot tulevat suoraan YTJ:stä. Voit muokata www-osoitetta Muokkaa-painikkeella. Klikkauksen jälkeen Muokkaa-painike muuttuu Tallenna-painikkeeksi, jota klikkaamalla tiedot tallentuvat järjestelmään.
Tilinumero-alasvetovalikosta ilmoitetaan pankkitilin numero, jonne maksu suoritetaan. Jos olet jo aikaisemmin tallentanut tilinumeron järjestelmään, se näkyy alasvetovalikossa. Jos et ole aikaisemmin tallentanut tilinumeroa tai haluat tallentaa järjestelmään uuden tilinumeron, valitse kohta Lisää uusi tilinumero. Kirjoita tilinumero IBAN-muodossa (esim. FI12 3456 7890 1234 56) Uusi tilinumero -kenttään. Tilinumeron BIC-koodin järjestelmä antaa automaattisesti.
Muista tallentaa täydentämäsi tiedot klikkaamalla Tallenna-painiketta.
Vastuuhenkilö
Maksuhakemuksen vastuuhenkilönä näkyy automaattisesti järjestelmään kirjautunut henkilö.
Vastuuhenkilön voi vaihtaa/lisätä Lisää vastuuhenkilö hetulla -painikkeesta tai alasvetovalikosta. Painikkeen yläpuolelle avautuu laatikko, jossa lukee Syötä henkilötunnus. Lisää vastuuhenkilön henkilötunnus laatikkoon, minkä jälkeen Hae-painike aktivoituu. Klikkaa painiketta, ja järjestelmä hakee uuden vastuuhenkilön tiedot hakemukselle Digi- ja väestötietovirastosta.
Määritä vastuuhenkilön rooliksi allekirjoittaja. Klikkaa Allekirjoittajan edessä olevaa valintaruutua niin, että siihen ilmestyy täppä. Vastuuhenkilöstä tulee näin hakemuksen allekirjoittaja. Allekirjoittajalla tulee olla Katso-palvelun myöntämät Hyrrä-hakija-oikeudet.
Jos allekirjoittajia on useampi, lisää heidät kohtaan Muut allekirjoitusoikeuden omaavat henkilöt. Näilläkin henkilöillä tulee olla Katso-palvelun myöntämät Hyrrä-hakija-oikeudet.
Puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen pääset lisäämään/muokkaamaan sitä klikkaamalla Muokkaa-painiketta. Klikkauksen jälkeen painike muuttuu Tallenna-painikkeeksi, jota klikkaamalla tiedot tallentuvat järjestelmään.
Huom! Hakemuksella pitää olla sähköpostiosoite, jonne tiedotteet hakemusta koskien lähetetään.
Maksuhakemuksesta lisätietoja antavan henkilön tiedot
Täytä maksuhakemuksesta lisätietoja antavan henkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite niitä varten varattuihin tekstikenttiin.
Kirjanpito
Täytä kirjanpidosta vastaavan kirjanpitäjän tiedot sille varattuihin tekstikenttiin.
Liitteet
Valitse Hakemustyyppiin liittyvät liitteet -alasvetovalikosta maksuhakemuksellesi tarpeellinen liite yksi kerrallaan. Saat lisättyä liitteen Lisää liite -painikkeella. Yhden liitteen maksimikoko on 10 Mt.
Nimeä liite siten, että se voidaan maksuhakemusta käsitellessä helposti kohdistaa oikeaan asiaan. Huolehdi, että liite sisältää asianmukaiset tunnistetiedot.
Kustannus ja rahoitus -välilehti
Hankkeen kustannuksiin liittyvä arvonlisävero
Merkitse Kustannuksiin liittyvä arvonlisävero -kohtaan, esitetäänkö kustannukset ilman arvonlisäveroa vai sisältäen arvonlisäveron. Maksuhakemuksessa esitettäviin kustannuksiin ei tule sisällyttää arvonlisäveroa, jos saat kustannuksiin liittyvän arvonlisäveron vähennyksenä tai palautuksena takaisin.
Kustannukset
Kustannuserittelyssä esitetään hankkeesta aiheutuneet tukikelpoiset kustannukset.
Rahoitus
Ilmoita Rahoitus-taulukossa KEHA-keskukselta maksuun haettava tuki/avustus (EU:n ja valtion osuus yhteensä) sekä hankkeen muu toteutunut rahoitus. Maksupäätöksessä KEHA-keskus hyväksyy maksettavan tuen määrän (EU:n ja valtion osuus) sekä hankkeen muun rahoituksen. Tukea (EU ja valtio) voidaan maksaa enintään tukipäätöksellä hyväksyttyjen rahoitussuhteiden mukaisena (ks. tukipäätöksestä ELY-keskuksen ratkaisu sekä hankkeen hyväksytty rahoitussuunnitelma). Maksettavan tuen (EU ja valtio) määrä euroissa ei voi olla suurempi kuin myönnetyn tuen määrä euroissa.
Tuensaaja ilmoittaa Rahoitustaulukossa maksuhakemuksen aikaväliltä toteutuneen muun rahoituksen.
Lähtökohtana on, että tuki maksetaan ja hankkeen muu rahoitus hyväksytään tukipäätöksen rahoitussuunnitelman mukaisessa suhteessa.
Poikkeamat tukipäätöksessä hyväksytyn rahoitussuunnitelman toteutumisessa vaikuttavat maksettavan tuen määrään! Tuensaajalla on velvollisuus ilmoittaa hankkeeseen saadusta tai haetusta muusta tuesta tai rahoituksesta.
Tositeluettelo
Täytä tositeluetteloon tositekohtaisesti hankinnan maksupäivä, kirjanpidon tositenumero, kustannuksen kohde, kokonaiskustannus euroa sekä alv-osuus euroa. Lisää-painikkeella saa lisättyä rivejä.
Tavoitteet-välilehti (loppumaksatuksen yhteydessä)
Täytä toteutuneet indikaattoritiedot.
Allekirjoitus ja lähetys -välilehti
Allekirjoita ja lähetä -välilehdellä voit lähettää hakemuksen ELY-keskuksen käsiteltäväksi. Klikkaa valintaruutua Allekirjoitan yllä mainitut tiedot oikeiksi, minkä jälkeen aktivoituu Allekirjoita-painike. Voit tarvittaessa poistaa allekirjoitukset hakemuksen tietojen muokkaamista varten Poista allekirjoitukset -painikkeella.
Lähetä hakemus -painikkeella lähetät hakemuksesi käsittelyyn. Mikäli haluat peruuttaa hakemuksen, on se mahdollista klikkaamalla Toiminnot-otsikon alla olevaa Peruuta ja muokkaa -painiketta. Voit peruuttaa hakemuksen vain, jos sitä ei ole otettu käsittelyyn.
Jos allekirjoittajia on useita, pitää jokaisen heistä allekirjoittaa hakemus omilla tunnuksillaan. Vasta kun viimeinenkin allekirjoittaja on allekirjoittanut hakemuksen, ilmestyy Lähetä hakemus -painike.
Keskeneräisen maksuhakemuksen avaaminen
Voit keskeyttää maksuhakemuksen täyttämisen ja palata täydentämään sitä myöhemmin. Muista tallentaa keskeneräinen maksuhakemus ennen poistumista hakemukselta.
Hyrrän hankekirjastossa (Kohdassa Hankkeet) näet kaikki ne hankkeet, jotka sinulla on käynnissä. Euro-merkin perässä oleva luku kertoo maksuhakemuksen numeron.
Klikkaa hanketta, jolloin hakemuksen tiedot avautuvat. Voit tarkastella joko Tukihakemusta tai Maksuhakemusta.
Näytä-rivillä näet kaikki hakemuksen läpikäymät vaiheet. Valitse Näytä-kohdasta haluamasi maksuhakemus. Hankkeella voi olla myös useampi maksuhakemus, jolloin kukin maksuhakemus näkyy omana laatikkonaan Näytä-rivillä.
Maksuhakemus avataan ylimmäisestä käsittelytiedosta, jonka tausta näkyy harmaana.
Jos haluat poistaa keskeneräisen maksuhakemuksen, klikkaa Poista maksuhakemus -painiketta. Järjestelmä varmistaa, haluatko varmasti poistaa hakemuksen.
Hakija voi poistaa maksuhakemuksen, jonka tila on Maksuhakemuksen ensimmäinen tallennus ja Maksuhakemuksen jättäminen ELY-keskukseen (ennen poistamista on poistettava allekirjoitus/ allekirjoitukset ennen kuin poistaminen onnistuu). Kun viranomainen on ottanut maksuhakemuksen käsittelyyn, ei sitä voi enää poistaa.
Jos maksuhakemuksen täyttämisessä ilmenee ongelmia, ota yhteyttä KEHA-keskukseen (Yhteystiedot: kalatalousmaksut.keha@ely-keskus.fi)
Mikäli maksua haetaan kirjallisesti, maksuhakemus toimitetaan KEHA-keskukseen:
Sähköposti: kalatalousmaksut.keha@ely-keskus.fi
Uudenmaan maksatusalue, PL 1002, 00521 Helsinki (Uusimaa)
Eteläinen maksatusalue, PL 3300, 45101 Kouvola (Häme, Kaakkois-Suomi)
Läntinen maksatusalue, PL 1010, 20101 Turku (Varsinais-Suomi, Satakunta)
Keskinen maksatusalue, PL 136, 33101 Tampere (Pirkanmaa, Keski-Suomi, Etelä-Pohjanmaa, Pohjanmaa)
Itäinen maksatusalue, PL 1000, 80101 Joensuu (Etelä-Savo, Pohjois-Karjala, Pohjois-Savo)
Pohjoinen maksatusalue, PL 200, 90101 Oulu (Kainuu, Lappi, Pohjois-Pohjanmaa)